গ্রাহক সেবার প্রতিনিধিদের পক্ষে অভদ্র হওয়া কখনই গ্রহণযোগ্য নয়। যাইহোক, যদি আপনি একটি অসভ্য প্রতিনিধি পান, আপনি কি করবেন? আপনার সেরা কৌশল হল আপনার শান্তি বজায় রাখা এবং সেই ব্যক্তিকে জয় করার চেষ্টা করা। যদি এটি ব্যর্থ হয়, সমস্যাটি একজন সুপারভাইজার বা ম্যানেজারের কাছে বাড়িয়ে দিতে বলুন। একবার আপনি সমস্ত সম্ভাবনা শেষ করে ফেললে, আপনার কোম্পানি ব্যবস্থাপনাকে একটি চিঠি লিখতে হবে এবং আপনি যে অসভ্য পরিষেবা পেয়েছেন সে সম্পর্কে অভিযোগ করা উচিত।
ধাপ
2 এর অংশ 1: একটি অসভ্য গ্রাহক সেবা প্রতিনিধি পরিচালনা করা
ধাপ 1. শান্ত থাকুন।
আপনি জানেন না কেন গ্রাহক পরিষেবা প্রতিনিধি এত অসভ্য আচরণ করছে। উদাহরণস্বরূপ, তাদের একটি খারাপ দিন থাকতে পারে। ধরে নেবেন না যে তারা অসভ্য কারণ তারা আপনাকে পছন্দ করে না। আসলে তারা আপনাকে চেনেও না। শান্ত থাকুন, প্রতিনিধি যতই অযৌক্তিক হোক না কেন।
- আপনি কয়েকটি গভীর শ্বাস নিয়ে নিজেকে শান্ত করতে পারেন। আপনার ডায়াফ্রাম ব্যবহার করে শ্বাস নিন এবং আপনার মুখ দিয়ে শ্বাস ছাড়ুন।
- আপনি যদি ব্যক্তিগতভাবে একজন প্রতিনিধির সাথে কথা বলছেন (ফোনের বিপরীতে), তাহলে শান্ত থাকা বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ। লোকেরা আপনার অঙ্গভঙ্গির উপর ভিত্তি করে সব ধরণের চাক্ষুষ সংকেত সংগ্রহ করে। আপনার হাত আপনার পাশে রাখুন এবং আপনার হাত স্থির রাখুন।
- শান্ত হওয়ার একটি উপায় হল হাসি। এমনকি আপনি ফোনে থাকলেও, হাসি আপনার আত্মা উত্তোলন করতে পারে এবং আপনাকে শান্ত করতে পারে।
ধাপ 2. বিনয়ের সাথে কথা বলুন।
আপনি ভাবতে পারেন যে বিনিময়ে অসভ্য হওয়া ফল পাবে। দুর্ভাগ্যবশত, আপনি ভুল। পরিবর্তে, ভদ্র গ্রাহকরা ভাল সেবা পেতে থাকে। আপনি চান গ্রাহক সেবা প্রতিনিধি আপনাকে পছন্দ করুক।
- প্রতিটি অনুরোধে একটি "দয়া করে" যোগ করতে ভুলবেন না। উদাহরণস্বরূপ, "আপনি কি আমার বিলটি এত বেশি তা জানতে সাহায্য করতে পারেন?"
- প্রতিনিধি আপনাকে যত কম সাহায্যই করুক না কেন "ধন্যবাদ" বলতে ভুলবেন না। উদাহরণস্বরূপ, যদি তারা আপনাকে অন্য কারো কাছে পাঠায়, তাহলে ট্রান্সফার হওয়ার আগে "ধন্যবাদ" বলুন।
পদক্ষেপ 3. প্রতিনিধির প্রশংসা করুন।
গ্রাহক পরিষেবার প্রতিনিধিরা সাধারণত তাদের বস এবং অন্যান্য গ্রাহকদের দ্বারা অপ্রস্তুত বোধ করে। তারা কোন ভাল কাজ করছে তা তাদের বলার কোন সুযোগ খুঁজুন।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি বলতে পারেন, "আপনি আমার সাথে এত ধৈর্যশীল ছিলেন, আমি জানি আপনি একজন মহান কর্মচারী।"
- যদি আপনি অসভ্য প্রতিনিধির প্রশংসা করা কঠিন মনে করেন তবে তাদের সাথে সহানুভূতিশীল হওয়ার চেষ্টা করুন। বলুন, "আমি কল্পনা করি যে আপনাকে এখনই কল দিয়ে জড়িয়ে যেতে হবে।"
ধাপ 4. সংক্ষিপ্ত হোন।
আপনি কেন সহায়তার প্রয়োজন তা দ্রুত ব্যাখ্যা করতে পারলে আপনার সহায়ক পরিষেবা পাওয়ার সম্ভাবনা বেশি। আপনার যদি একটি ইমেইল লেখার প্রয়োজন হয় তবে একটি দীর্ঘ ইমেল লিখবেন না। আসলে ইমেইল যত ছোট হবে ততই ভালো। এছাড়াও আপনার ফোন কল যতটা সম্ভব সংক্ষিপ্ত রাখুন। কারও দীর্ঘ, আঁকা গল্পের প্রয়োজন নেই।
- গ্রাহক পরিষেবা প্রতিনিধিদের প্রায়ই তাদের ফোন কলের গড় দৈর্ঘ্যের উপর ভিত্তি করে বিচার করা হয়, তাই তারা সংক্ষিপ্ততারও প্রশংসা করবে।
- আপনার অনুরোধ সংক্ষিপ্ত রাখার একটি উপায় হল ফোনটি তুলে নেওয়ার আগে আপনি কী বলতে চান তা রূপরেখা করা। গ্রাহক পরিষেবা কল করার আগে এটি একটি ভাল অভ্যাস।
পদক্ষেপ 5. আপনার অনুরোধ পুনরাবৃত্তি করুন।
আপনি যদি কোনো পরিষেবা বাতিল করার চেষ্টা করছেন, তাহলে আপনাকে "ধারণ বিশেষজ্ঞ" -এর কাছে পাঠানো হতে পারে। এই ব্যক্তিটি আপনার পরিষেবা বাতিল করা যতটা সম্ভব কঠিন করার জন্য প্রশিক্ষিত। একটি কৌশল যা তারা ব্যবহার করে তা হল অবিরাম প্রশ্ন করে আপনাকে পথভ্রষ্ট করা। প্রশ্নগুলি উপেক্ষা করুন এবং আপনি যা চান তা পুনরাবৃত্তি করতে মনে রাখবেন।
- উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি সংবাদপত্র বাতিল করতে চান, তাহলে প্রতিনিধি জিজ্ঞাসা করতে পারেন, "আপনি কি গার্হস্থ্য রাজনীতি চালিয়ে যেতে চান না?" আপনাকে উত্তর দিতে হবে না।
- পরিবর্তে, আপনার অনুরোধ পুনরাবৃত্তি করুন: "আমি আমার ডেলিভারি বাতিল করতে চাই, দয়া করে।"
ধাপ the. কল বাড়িয়ে দিতে বলুন
কল বাড়ানোর অর্থ হল আপনি একজন সুপারভাইজার বা ম্যানেজারের সাথে কথা বলতে চান। প্রায়শই, সমস্যাটি আরও বাড়ানোর জন্য জিজ্ঞাসা করলে আপনি যা চান তা পাবেন।
আপনি জিজ্ঞাসা হিসাবে ভদ্র থাকতে মনে রাখবেন। আপনি বলতে পারেন, "আমি এটি একজন সুপারভাইজারের কাছে বাড়িয়ে দিতে চাই, দয়া করে।"
ধাপ 7. কথোপকথনের বিস্তারিত নোট রাখুন।
আপনার সাথে কথা বলার প্রত্যেকের নাম পান। এছাড়াও প্রতিটি ব্যক্তি কি বলেছে সে সম্পর্কে বিস্তারিত নোট লিখুন। আপনি যখন ব্যবসার কাছে অভিযোগের চিঠি লিখবেন তখন আপনি এই তথ্য চাইবেন।
- অন্যথায়, আপনার অভদ্র গ্রাহক পরিষেবা প্রতিনিধি রেকর্ড করার বিষয়ে চিন্তা করা উচিত। রেপকে জানাতে ভুলবেন না যে আপনি তাদের রেকর্ড করছেন, যাতে তারা জানে। এটি একা তাদের শান্ত করতে পারে।
- যদি আপনি অবিলম্বে স্থানান্তরিত না হন, আপনার অনুরোধ পুনরাবৃত্তি করুন।
ধাপ 8. পরে আবার কল করুন।
আপনি একটি অভদ্র গ্রাহক সেবা প্রতিনিধি সঙ্গে সব অগ্রগতি নাও হতে পারে। যদি তা না হয়, তাহলে আপনি কেবল ঝুলিয়ে রাখা এবং পরবর্তীতে আবার কল করা ভাল হতে পারে। ভাগ্যের সাথে, আপনি একটি ভিন্ন প্রতিনিধি পাবেন।
আপনি যদি একই গ্রাহক সেবা প্রতিনিধি পান, তাহলে আপনি অন্য কারও কাছে স্থানান্তরিত হতে চাইতে পারেন।
ধাপ 9. আপনার সমস্যা সম্পর্কে টুইট করুন।
কখনও কখনও, নেতিবাচক অভিজ্ঞতা সম্পর্কে টুইট করা কল করার চেয়ে ভাল ফলাফল পাবে। কোম্পানি সম্পর্কে কী বলা হচ্ছে তা ট্র্যাক করার জন্য অনেক কোম্পানি তাদের সেরা লোকদের অনলাইনে রাখে। আপনার টুইটে একটি শান্ত, এমনকি সুর বজায় রাখতে ভুলবেন না। অসভ্য হবেন না।
- প্রায়শই, সংস্থাটি টুইট করবে যে তারা সমস্যাটি দেখছে।
- যাইহোক, টুইট করা সাহায্য পাওয়ার একটি নিশ্চিত উপায় নয়। আপনাকে কোম্পানির ব্যবস্থাপনায় অভিযোগের চিঠি লিখতে হতে পারে।
2 এর অংশ 2: অভিযোগের চিঠি লেখা
ধাপ 1. নমুনা অক্ষর খুঁজুন
আপনি যদি কখনও অভিযোগের চিঠি না লিখেন, তাহলে আপনি অনলাইনে অনেক নমুনা খুঁজে পেতে পারেন। ফেডারেল ট্রেড কমিশনের একটি নমুনা চিঠি রয়েছে যা আপনি এখানে ব্যবহার করতে পারেন: https://www.consumer.ftc.gov/blog/how-write-effective-complaint-letter। আপনার উদ্দেশ্য অনুসারে এটি সংশোধন করতে ভুলবেন না।
আপনি একটি চিঠি লিখতে দ্বিধা করতে পারেন। যাইহোক, বুঝতে পারেন যে লিখিতভাবে অভিযোগ করা গুরুত্বপূর্ণ। কোম্পানির ব্যবস্থাপনা হয়তো অবগত নয় যে তাদের গ্রাহক সেবা প্রতিনিধিরা এত অসভ্য।
ধাপ 2. আপনার অভিযোগ জানান।
চিঠিটি একটি আদর্শ ব্যবসায়িক চিঠির মতো সেট করুন। প্রথম অনুচ্ছেদে, আপনি যে পণ্যটি কিনেছেন এবং কখন তা চিহ্নিত করুন। আপনি কেন একই অনুচ্ছেদে গ্রাহক পরিষেবা কল করার প্রয়োজন ছিল তা ব্যাখ্যা করতে পারেন।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি লিখতে পারেন, “1 এপ্রিল, 2016 এ, আমি আপনার কাছ থেকে উচ্চ গতির ইন্টারনেট পরিষেবা কিনেছি। দুর্ভাগ্যক্রমে, ইন্টারনেটের গতি ডায়াল-আপের চেয়ে দ্রুততর নয় এবং আমি আমার পরিষেবা বাতিল করতে চাই। যখন আমি আপনার হেল্প লাইনে কল করলাম, গ্রাহক সেবা প্রতিনিধি আমাকে সাহায্য করতে সম্পূর্ণ অক্ষম।
ধাপ 3. আপনি কি করতে চান তা চিহ্নিত করুন।
যদি প্রতিনিধি আপনাকে যা চান তা না দেয় (যেমন, অর্থ ফেরত দেওয়া, আপনার পরিষেবা বাতিল করা ইত্যাদি), তাহলে কোম্পানিটি আপনার জন্য কী করতে চায় তাও উল্লেখ করুন। সুস্পষ্ট হোন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি ফেরত, প্রতিস্থাপন, বা বাতিল করতে চাইতে পারেন।
আপনি লিখতে পারেন, "এই সমস্যাটি সমাধান করার জন্য, আমি ক্রয়মূল্যের সম্পূর্ণ অর্থ ফেরতের প্রশংসা করব। ওয়ারেন্টি আমাকে days০ দিন সময় দিয়েছিল যদি আমি কোন কারণে আপনার সেবায় অসন্তুষ্ট থাকি। যতক্ষণ আপনি আমাকে একটি বাক্স সরবরাহ করবেন ততক্ষণ আমি অনুরোধ করা যে কোনও সরঞ্জাম ফেরত পাঠাব। আমি আপনার সুবিধার জন্য আমার চুক্তির একটি কপি এবং আমার ওয়ারেন্টি প্রদান করেছি।
ধাপ 4. গ্রাহক পরিষেবা সম্পর্কে অভিযোগ করুন।
আপনি কী চান তা ব্যাখ্যা করার পরে, আপনি যে অভদ্র গ্রাহক পরিষেবা পেয়েছেন সে সম্পর্কে একটি অনুচ্ছেদ অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন। যতটা সম্ভব বিস্তারিত অন্তর্ভুক্ত করুন। আপনার নোটের উপর নির্ভর করুন।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি হয়তো লিখতে পারেন, “আমি যে অভদ্র গ্রাহক সেবা পেয়েছি সে সম্পর্কেও আমাকে অভিযোগ করতে হবে। আমি প্রথমে মেলিসা স্মিথের সাথে কথা বলেছিলাম, যিনি আমাকে বারবার বলেছিলেন যে আমি আমার নীতি বাতিল করতে পারব না। যখন আমি তার নজরে ওয়ারেন্টি নিয়ে আসি, তখন সে বলেছিল, 'আমরা টাকা ফেরত দেওয়ার গ্যারান্টি দিচ্ছি না!' যদিও আমি বিষয়টি বাড়ানোর চেষ্টা করেছি, সে আমাকে একজন ম্যানেজার বা সুপারভাইজারের কাছে প্যাচ করতে অস্বীকার করেছিল এবং বারবার বলেছিল যে আমার প্রয়োজন একটি $ 300 বাতিল ফি প্রদান করুন।
ধাপ 5. চিঠি শেষ করুন।
কোম্পানির আপনাকে সাড়া দেওয়ার সময়সীমা শেষ করুন। এছাড়াও যোগাযোগের তথ্য প্রদান করুন, যেমন আপনার ফোন নম্বর বা ইমেল। চিঠিতে স্বাক্ষর করতে ভুলবেন না।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি লিখতে পারেন, “আমি আপনার প্রতিক্রিয়ার জন্য অধীর আগ্রহে অপেক্ষা করছি। যদি আমি 12 মে, 2016 এর মধ্যে আপনার কাছ থেকে কোন উত্তর না পাই, তাহলে আমি একটি স্থানীয় ভোক্তা সুরক্ষা সংস্থার সাহায্য নেব। অনুগ্রহ করে আমাকে [email protected] এ ইমেল করুন অথবা 555-5555 এ আমার বাড়ির নম্বরে কল করুন।
- "আন্তরিকভাবে" এবং তারপরে আপনার নাম অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না।
- আপনি নামের নিচে আপনার অ্যাকাউন্ট নম্বর লিখতে পারেন।
- আপনার ঘেরগুলিও চিহ্নিত করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি লিখতে পারেন "ঘের (2): ওয়ারেন্টি, চুক্তি।"
পদক্ষেপ 6. চিঠিটি পুনর্বিবেচনা করুন।
আপনার চিঠি যতটা সম্ভব পেশাদার করতে, এটি এক বা দুই দিনের জন্য আলাদা রাখুন। যখন আপনি এটি ফিরিয়ে আনবেন, নিম্নলিখিত অনুসারে চিঠিটি সংশোধন করুন:
- কটূক্তি এবং অসভ্যতা দূর করুন। আপনার নিজের চিঠিতে যখন আপনি অসভ্য হন তখন একজন গ্রাহক পরিষেবা প্রতিনিধি অসভ্য বলে অভিযোগ করার কোন মানে নেই।
- যতটা সম্ভব চিঠি ঘনীভূত করার চেষ্টা করুন। এটি একটি পৃষ্ঠার চেয়ে বেশি হওয়া উচিত নয়।
- টাইপো এবং অনুপস্থিত শব্দগুলির জন্য পরীক্ষা করুন।
পদক্ষেপ 7. সহায়ক নথি সংগ্রহ করুন।
আপনার নোটগুলির একটি অনুলিপি অন্তর্ভুক্ত করুন। আপনি যদি ব্যক্তিকে রেকর্ড করেন, রেকর্ডিং এর একটি অনুলিপি প্রদান করুন। এছাড়াও অন্য কোন প্রাসঙ্গিক নথি অন্তর্ভুক্ত করুন, যেমন একটি চুক্তির অনুলিপি বা একটি ওয়ারেন্টি কপি।
শুধুমাত্র সহায়ক নথির কপি পাঠান, কখনও আসল নয়। কোম্পানি তাদের হারাতে পারে, তাই আপনি নিরাপদ থাকতে চান।
ধাপ 8. চিঠি প্রত্যয়িত মেইল করুন।
কোম্পানি চিঠি কবে পাবে তা জানতে চাইবে, তাই এটি প্রত্যয়িত মেইল করুন, রিটার্নের রসিদ অনুরোধ করুন। যে চিঠি পাবে সে তার জন্য স্বাক্ষর করবে এবং রসিদটি আপনাকে ফেরত পাঠানো হবে।