বেশিরভাগ ম্যানেজার তাদের কর্মীদের অনুপ্রাণিত করতে চান, কিন্তু ব্যক্তিগত মতামত দিতে নার্ভ র্যাকিং অনুভব করতে পারেন। কর্মচারীর প্রতিক্রিয়া সম্পর্কে আপনি উদ্বিগ্ন হতে পারেন যখন আপনি তাদের জানাবেন যে তাদের কোথায় উন্নতি করতে হবে। সভার জন্য প্রস্তুতি, গঠনমূলক মতামত প্রদান এবং ভবিষ্যতের জন্য লক্ষ্য নির্ধারণের মাধ্যমে, আপনি আপনার কর্মচারীদের নিlaস্ব হওয়ার পরিবর্তে অনুপ্রাণিত বোধ করতে সাহায্য করতে পারেন। সঠিক পন্থা এমনকি তাদের কাজ সম্পর্কে তাদের সমর্থিত এবং উত্তেজিত বোধ করতে সাহায্য করতে পারে!
ধাপ
পদ্ধতি 1 এর 3: সময়মত রুটিন প্রতিক্রিয়া এবং একটি পর্যালোচনা সেট আপ
পদক্ষেপ 1. মতামত দেওয়ার ক্ষেত্রে আপনার অনুভূতি এবং উদ্দেশ্যগুলি প্রতিফলিত করুন।
মতামত দেওয়ার আগে আপনার মানসিক অবস্থা মূল্যায়ন করুন। যদি আপনি সাম্প্রতিক মিথস্ক্রিয়ার কারণে রাগান্বিত বা বিরক্ত বোধ করেন তবে কর্মচারীর সাথে কথা বলার আগে আপনার অনুভূতিগুলি প্রক্রিয়া করুন। আপনি শান্ত থাকলে আপনার প্রতিক্রিয়া সবচেয়ে কার্যকর হবে।
মতামতের লক্ষ্য হল আপনার কর্মচারীকে তাদের কর্মক্ষমতা শাস্তি না দিতে উন্নতি করতে সাহায্য করা।
ধাপ ২। যদি কোনো আচরণ অবিলম্বে সংশোধনের প্রয়োজন হয় তাহলে তাৎক্ষণিক প্রতিক্রিয়া দিন।
ব্যক্তিগত স্থানে এবং শান্তভাবে যেকোনো তাৎক্ষণিক প্রতিক্রিয়া জানান। কেন আচরণ বন্ধ করা প্রয়োজন এবং কেন সংশোধন অপেক্ষা করতে পারে না তা যোগাযোগ করুন। কোম্পানির নিয়ম বা নীতি লঙ্ঘন তাৎক্ষণিক মতামত দেওয়ার ভাল কারণ হবে।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি বলতে পারেন, "দয়া করে ক্লায়েন্টের সামনে যৌন রসিকতা করবেন না। এটি উপযুক্ত নয় এবং আমাদের কর্মক্ষেত্রের নীতি লঙ্ঘন করে। আমি হয়রানিকে গুরুত্ব সহকারে নিই এবং এইচআর দিয়ে আপনার জন্য কমপ্লায়েন্স রিফ্রেশার স্থাপন করছি।
পদক্ষেপ 3. সভার আগে আপনার ডেলিভারি অনুশীলন করুন।
একজন বিশ্বস্ত বন্ধু বা সহকর্মীর সাথে আপনার প্রতিক্রিয়া রিহার্সাল করুন, যদি আপনি নিশ্চিত না হন যে এটি কীভাবে ব্যাখ্যা করা যেতে পারে। তারা আপনাকে আপনার বার্তা পরিমার্জিত করার জন্য টিপস দিতে পারে যাতে এটি কর্মচারীর জন্য সবচেয়ে সহায়ক হয়
- কর্মচারীর সাথে কাজ করে এমন সহকর্মীর সাথে রিহার্সাল করা এড়িয়ে চলুন। এটি করা উভয় ব্যক্তির সাথে আপনার কাজের সম্পর্কের ক্ষেত্রে বিশ্রীতা সৃষ্টি করতে পারে।
- যদি আপনি একটি সংবেদনশীল বিষয় সম্পর্কে অবিলম্বে প্রতিক্রিয়া জানানোর প্রয়োজন হয়, তাহলে আপনি কোম্পানীর নীতিমালার কোন লঙ্ঘন সঠিকভাবে বলছেন তা নিশ্চিত করার জন্য মানবসম্পদে একজন সহকর্মীর দ্বারা আপনার মন্তব্য চালানোর কথা বিবেচনা করুন।
ধাপ 4. একটি সময়মত পদ্ধতিতে মতামত দিন।
আপনার কর্মচারীর সাথে একটি সাপ্তাহিক পর্যালোচনা সভা করুন। ত্রৈমাসিক বা মৌসুমী পর্যালোচনার জন্য অপেক্ষা করা সমস্যার সৃষ্টি করতে পারে বা আপনার উন্নতির গুরুত্বপূর্ণ ক্ষেত্রগুলি ভুলে যেতে পারে যা আপনি সমাধান করার আশা করেন।
- সময়মত মতামত দেওয়া গুরুত্বপূর্ণ হলেও, আপনার আবেগ জ্বলজ্বল করলে প্রতিক্রিয়া দেওয়া এড়িয়ে চলুন। একটি কঠিন কথোপকথন শুরু করার আগে আপনার মাথা ঠান্ডা করার জন্য ব্লকের চারপাশে হাঁটুন বা এক কাপ চা পান করুন।
- আপনার যদি এমন কিছু থাকে যা আপনি কর্মচারীকে সংশোধন করতে চান, সময়মত মতামত দিলে তারা তাৎক্ষণিকভাবে সমস্যার সমাধান করতে পারে। এটি কর্মচারীকে বিব্রত বোধ করতে পারে যদি তাদের এমন কিছু করার সাথে দীর্ঘ সময় অতিবাহিত হয় যা আপনাকে অসন্তুষ্ট করে।
ধাপ 5. এক-এক বৈঠকের জন্য পরিকল্পনা করুন।
আপনার কর্মচারীকে মতামত দিতে একটি ব্যক্তিগত মিটিং সেট-আপ করুন। যদিও জনসমক্ষে একবারে ইতিবাচক মতামত প্রদান করা যথাযথ, কোন গঠনমূলক সমালোচনা বা উন্নতির জন্য ক্ষেত্রগুলি আপনার কর্মচারীর সাথে ব্যক্তিগতভাবে ভাগ করা উচিত।
3 এর 2 পদ্ধতি: মৌখিক এবং লিখিত মতামত প্রদান
পদক্ষেপ 1. কর্মচারীকে তাদের নিজস্ব অগ্রগতির মূল্যায়নের জন্য জিজ্ঞাসা করুন।
কর্মচারীকে তাদের নিজস্ব বৃদ্ধি এবং উন্নতির ক্ষেত্র সম্পর্কে পর্যবেক্ষণ করার সুযোগ দিন। প্রায়শই এই মন্তব্যগুলি আপনার চিন্তার সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ হবে।
- আপনার কর্মচারীকে কণ্ঠস্বর দেওয়া প্রথমে আপনাকে সম্মত হতে দেয় এবং তারপরে আপনি কীভাবে দুর্বলতার ক্ষেত্রে একসাথে অগ্রগতি করতে পারেন সে সম্পর্কে কৌশল তৈরি করুন।
- আপনি হয়তো বলতে পারেন, "আমি চেক ইন করতে চেয়েছিলাম এবং দেখতে চাই জিনিসগুলি কেমন চলছে। আমি আশাবাদী ছিলাম যে আপনি এই মাসে আপনার যে দুর্দান্ত অগ্রগতি করেছেন এবং যেসব এলাকায় আপনি উন্নতি করতে পারেন সে সম্পর্কে আমরা কথা বলতে পারব। আপনার ছাপ কি হয়েছে?"
ধাপ ২। কর্মচারীকে বলুন কি ভাল কাজ করছে।
যে কর্মচারীকে আপনি সফল হতে সাহায্য করার জন্য প্রতিশ্রুতিবদ্ধ তা বলুন এবং তাদের সাফল্যের একটি উদাহরণ উপস্থাপন করুন। তারপর বলুন, বাড়ার কিছু সুযোগ আছে। আপনার মন্তব্যগুলি তাদের ইতিবাচক অবদানের সাথে খোলার মাধ্যমে, আপনার কর্মচারী গঠনমূলক সমালোচনা শোনার জন্য আরও উন্মুক্ত হবে।
আপনি হয়তো বলতে পারেন, "আমি আপনাকে একজন বিক্রয় ব্যক্তি হিসেবে সত্যিই বিশ্বাস করি এবং আমি আপনাকে বড় হতে এবং সফল হতে সাহায্য করার জন্য প্রতিশ্রুতিবদ্ধ। আমি ভেবেছিলাম আপনি এই সপ্তাহে কিছু দুর্দান্ত কাজ করেছেন, যেমন কঠিন মার্সার অ্যাকাউন্ট বন্ধ করা। আমি সত্যিই তোমাকে নিয়ে গর্বিত। আমি মনে করি এমন কিছু ক্ষেত্র আছে যা আপনি উন্নতি করতে পারেন, যেমন আপনার সভায় সময়নিষ্ঠতা।”
পদক্ষেপ 3. কর্মচারীর সাথে সরাসরি থাকুন।
আপনি কর্মচারীকে জানান যে আপনি সম্ভাব্য উন্নতির ক্ষেত্রগুলি নিয়ে আলোচনা করতে চান সে বিষয়ে সোজা হন। লক্ষ্য অসভ্য নয়, কিন্তু সভায় আপনার উদ্দেশ্য পরিষ্কার করা।
আপনি হয়তো বলতে পারেন, "আপনার সাফল্য উদযাপন ছাড়াও, আমি মনে করি আপনি যেসব বিষয়ে কাজ করতে পারেন তার জন্য আমার কাছে আপনার প্রতিক্রিয়া আছে। আমি সেগুলো আপনার সাথে শেয়ার করতে চাই, তাই আমরা আলোচনা করতে পারি কিভাবে আমি আপনাকে সর্বোত্তমভাবে সমর্থন করতে পারি।
ধাপ 4. সম্ভাব্য উন্নতি সম্পর্কে সুনির্দিষ্ট হন।
আপনার মতামতকে টাস্ক-ফোকাসড, ক্লিয়ার এবং পয়েন্টে পরিণত করুন। আপনার কর্মচারীর উত্পাদনশীলতা বা কাজের মান সম্পর্কে সাধারণ প্রতিক্রিয়া তাদের বর্তমান পথ সংশোধন সম্পর্কে বিভ্রান্ত করবে।
- আপনি হয়তো বলতে পারেন, “আপনি আমাদের জন্য সপ্তাহে যে 10 টি প্রবন্ধ লিখছেন তা সত্যিই ওয়েবসাইটে ট্রাফিক চালাতে সাহায্য করেছে। আমি আপনাকে সপ্তাহে 15 টি প্রবন্ধ লিখতে চাই, যাতে আমরা আমাদের অনলাইন দর্শকদের বৃদ্ধি করতে পারি।
- আপনার কর্মচারী আপনার প্রস্তাবিত উন্নতির বিরুদ্ধে দ্বিমত পোষণ বা পিছনে ধাক্কা দেওয়ার জন্য প্রস্তুত থাকুন। যদিও এটি আদর্শ নয়, আপনি যখনই সম্ভব প্রমাণ সহ আপনার উন্নতির অনুরোধগুলি ব্যাক আপ করুন।
- উপরের উদাহরণে, আপনি হয়তো বলতে পারেন, "আমি বুঝতে পারি যে 15 টি প্রবন্ধ অনেকটা মনে হতে পারে, কিন্তু যখন আপনি এই চাকরিটি গ্রহণ করেছিলেন তখন এটি একটি সংখ্যা ছিল যা আমরা পৌঁছাতে সম্মত হয়েছিলাম। আপনি যে স্তরে অভিনয় করছেন তা কেবল আপনাকে নিবন্ধ লেখার সাথে পরিচিত করার জন্য ছিল। এখন যেহেতু আপনার দক্ষতা উন্নত হয়েছে, আমি চাই আপনি এই নতুন লক্ষ্য পূরণের জন্য নিজেকে ধাক্কা দিন।"
ধাপ 5. আপনার পয়েন্ট সমর্থন করার জন্য ঘটনাগুলিতে লেগে থাকুন।
একজন কর্মচারী তাদের কাজ করতে দেখে আপনি যা দেখেছেন সে সম্পর্কে কথা বলুন বরং অনুমান করার পরিবর্তে কেন তারা একটি নির্দিষ্ট পদ্ধতিতে কাজ করেছে। কর্মচারী সম্পর্কে অফিসের গসিপ এড়িয়ে চলুন; আপনি নিজে যা দেখেছেন বা অনুভব করেছেন তা কেবল আটকে রাখুন।
উদাহরণস্বরূপ, অনুমান করবেন না যে আপনার কর্মচারী তাদের কাজের প্রতি আগ্রহী নয় কারণ একটি প্রতিবেদন সময়মতো শেষ হয়নি। কর্মস্থলে দলের উপর দেরী রিপোর্টের প্রভাব সম্পর্কে কথা বলুন এবং কর্মচারীকে ব্যাখ্যা করার সুযোগ দিন।
ধাপ the কর্মচারীর ব্যক্তিত্বের চেয়ে কর্মক্ষমতার উপর মনোযোগ দিন।
আপনার কর্মচারী কারা তার চেয়ে কী করে তার চারপাশে প্রতিক্রিয়া তৈরি করুন। একটি ব্যক্তিত্বের বৈশিষ্ট্য পরিবর্তন করা কঠিন, কিন্তু একটি আচরণ পরিবর্তন করা-সম্ভবত ব্যক্তিত্বের বৈশিষ্ট্য দ্বারা সৃষ্ট-আরো পরিচালনাযোগ্য।
- উদাহরণস্বরূপ, "আমি জানি আপনি উৎসাহী, কিন্তু যখন আপনি আমাকে ক্লায়েন্টদের সামনে বাধা দেন, তখন এটি বিভ্রান্তিকর হতে পারে," সম্ভবত ক্লায়েন্ট মিটিংয়ে আপনার অহংকার একটি সমস্যা।"
- একটি আচরণের উপর মনোযোগ কেন্দ্রীভূত করা আপনার কর্মচারী একটি কঠিন ব্যক্তি বলার চেয়ে পরিবর্তনের সম্ভাবনা বেশি হবে।
ধাপ 7. একটি ইতিবাচক নোটে মিটিং শেষ করুন।
কর্মচারীকে আপনি কর্মক্ষেত্রে তাদের প্রচেষ্টার কতটা প্রশংসা করেন তা জানিয়ে মিটিং বন্ধ করুন। যদি আপনি মিটিংয়ের সময় কোন বৃদ্ধি বা উন্নতি উদযাপন করেন, তাহলে তাদের সম্পর্কে আপনার সুখ পুনর্ব্যক্ত করুন। এটি কর্মচারীকে মিথস্ক্রিয়া সম্পর্কে একটি ভাল অনুভূতি দেবে এমনকি যদি আপনি কিছু কঠিন বিষয় আবৃত করেন।
ধাপ 8. একটি চলমান সমস্যা নথিভুক্ত করার জন্য লিখিত প্রতিক্রিয়া প্রদান করুন।
যদি কোনও চলমান সমস্যা মৌখিক প্রতিক্রিয়া দিয়ে উন্নতি না করে তবে একটি আনুষ্ঠানিক চিঠি বা একটি ইমেইলে একজন কর্মচারীকে লিখিত প্রতিক্রিয়া দিন। সমস্যার প্রকৃতির উপর নির্ভর করে, আপনার কোম্পানি এই সমস্যা সম্পর্কিত আপনার যোগাযোগের প্রমাণ চাইতে পারে।
- যদি কর্মচারীর অবসানের যোগ্যতার জন্য আচরণ যথেষ্ট গুরুতর হয়, সমস্যাটি সম্পর্কে আপনার লিখিত যোগাযোগগুলি কোম্পানিকে ভুলভাবে সমাপ্তির মামলা থেকে রক্ষা করতে পারে।
- অনেক বড় কোম্পানির নীতি আছে যেখানে পরিচালকদের তাদের কর্মীদের লিখিত প্রতিক্রিয়া প্রদান করা উচিত। আপনি যদি আপনার কোম্পানির পদ্ধতি সম্পর্কে অনিশ্চিত থাকেন, তাহলে HR- এর সাথে যোগাযোগ করুন।
ধাপ 9. আপনার লিখিত প্রতিক্রিয়া গুরুত্বপূর্ণ বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করুন।
ইস্যুর ইতিহাস, আপনার নিজের প্রতিক্রিয়া এবং কর্মচারীর কাছে আপনার লিখিত মতামতের সম্ভাব্য পরিণতিগুলি বিস্তারিতভাবে বর্ণনা করুন। স্পষ্ট কর্ম এবং সম্ভাব্য জরিমানা দেখে কর্মচারী তাদের সমস্যাযুক্ত আচরণ পরিবর্তন করতে সাহায্য করতে পারে।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি ধারাবাহিকভাবে দেরী কর্মচারীকে লিখতে পারেন: "এটি সময়মতো কাজে যোগ দিতে আপনার ব্যর্থতার বিষয়ে একটি সরকারী সতর্কতা। আপনি গত সপ্তাহে 3 বার কাজ করতে 15 মিনিটের বেশি দেরি করেছেন এবং প্রতিবার আপনি আপনার বিলম্বের বিষয়ে মৌখিক পরামর্শ পেয়েছেন। মৌখিক কাউন্সেলিং আপনার উপস্থিতির সময় আমি যে প্রভাব আশা করেছিলাম তা হচ্ছে না। অনুগ্রহ করে অবহিত করুন যে আরও উপস্থিতি সমস্যার ফলে কর্মসংস্থানের অবসান পর্যন্ত এবং শৃঙ্খলামূলক পদক্ষেপ হতে পারে।
3 এর পদ্ধতি 3: ভবিষ্যতের কর্মক্ষমতা উন্নত করা
পদক্ষেপ 1. কর্মচারীকে তাদের নিজস্ব উন্নতির লক্ষ্য নির্ধারণ করতে দিন।
আপনার কর্মচারীকে আগামী মাসের জন্য কর্মস্থলে কিছু ব্যক্তিগত লক্ষ্য নির্ধারণ করতে বলুন। তারপরে, সেই লক্ষ্যগুলি বাস্তবায়নের জন্য তারা কিছু সুনির্দিষ্ট পদক্ষেপ নিতে পারে। নোট নিন, যাতে আপনি মিটিং শেষে কর্মচারীর সাথে কংক্রিট পদক্ষেপের তালিকা ভাগ করতে পারেন।
পদক্ষেপ 2. সেই লক্ষ্যগুলি অর্জনে সহায়তা করার প্রস্তাব দিন।
আপনার কর্মচারীকে জিজ্ঞাসা করুন যে আপনি কীভাবে তাদের নির্ধারিত লক্ষ্যগুলিতে পৌঁছাতে সহায়তা করতে পারেন। একটি পুনরাবৃত্তিমূলক একের পর এক মিটিং সেট করার প্রস্তাব করুন, যাতে তারা জানে যে আপনার সম্ভাব্য সমস্যাগুলি নিয়ে আলোচনা করার জন্য আপনার ক্যালেন্ডারে সবসময় সময় আছে।
আপনি হয়তো বলতে পারেন, "আমি আপনাকে জানতে চাই যে আমি সবসময় আপনার লক্ষ্য অর্জনের জন্য অগ্রগতির সময় যেকোনো বিষয়ে কথা বলার জন্য এখানে আছি। আপনি যদি চান, আমি আমাদের জন্য একটি পুনরাবৃত্তিমূলক মিটিং সেটআপ করতে পারি, যাতে আমরা একসাথে যেকোন কঠিন সমস্যা মোকাবেলা করতে পারি।
পদক্ষেপ 3. কর্মচারীর সাফল্য উদযাপন করুন।
আপনার কর্মচারী আগামী সপ্তাহ এবং মাসগুলিতে যে উন্নতি করে তার প্রশংসা করুন। তাদের বৃদ্ধি উদযাপন তাদের অফিসে পরিপূর্ণ এবং প্রশংসিত বোধ করতে সাহায্য করবে। এটি তাদের দেখায় যে আপনি তাদের কঠোর পরিশ্রম লক্ষ্য করেছেন।