আপনি কোন ধরণের ব্যবসায় জড়িত এবং ব্যবসার মধ্যে আপনি কী ভূমিকা পালন করেন তা নির্বিশেষে-এটি বিক্রয়, গ্রাহক পরিষেবা, তালিকা বা অর্থ-আপনি গ্রাহকদের সাথে কার্যকরভাবে যোগাযোগ করতে সক্ষম হবেন। শক্তিশালী যোগাযোগ দক্ষতা গ্রাহকদের শোনা এবং বোঝার অনুভূতি দেবে এবং আপনার ব্যবসায় তাদের আস্থা ও বিশ্বাস তৈরি করতে পারে। মসৃণ যোগাযোগ ক্ষুব্ধ গ্রাহকদের শান্ত করার এবং গ্রাহকদের হারানো ছাড়াই মতবিরোধ সমাধানের একটি দুর্দান্ত উপায়।
ধাপ
3 এর মধ্যে 1 পদ্ধতি: গ্রাহকদের সাথে ইতিবাচকভাবে জড়িত হওয়া
পদক্ষেপ 1. কথোপকথন জুড়ে একটি ইতিবাচক মনোভাব রাখুন।
গ্রাহকদের সাথে কথোপকথনের মাধ্যমে সহজেই অনুভূত হতে পারে, বিশেষ করে যদি গ্রাহক সেবা আপনার দিনের একটি বড় অংশ। আপনার মনোভাব একটি বড় পার্থক্য করতে পারে, যদিও, যোগাযোগ করার সময় ইতিবাচক থাকার চেষ্টা করুন। গ্রাহকরা আপনার ইতিবাচক মনোভাব এবং সহায়ক আচরণ গ্রহণ করবে এবং আপনি তাদের যে সম্মান দেখিয়েছেন তার প্রশংসা করবে।
এমনকি যদি আপনি ইমেলের মাধ্যমে যোগাযোগ করছেন, আপনি এখনও ইতিবাচক হতে পারেন। "আপনার প্রশ্নের জন্য ধন্যবাদ! আমি আশা করি ভবিষ্যতে আমরা আবার একসাথে ব্যবসা করতে পারব!” "গুডবাই" এর থেকে অনেক ভালো শোনাচ্ছে।
পদক্ষেপ 2. ব্যক্তিগতভাবে কথা বলার সময় ভদ্র চোখের যোগাযোগ এবং শরীরের ভাষা বজায় রাখুন।
শারীরিক ভাষা যোগাযোগের একটি গুরুত্বপূর্ণ অ-মৌখিক ফর্ম, এবং যেটি গ্রাহকের সাথে মুখোমুখি কথা বলার সময় আপনার সচেতন হওয়া উচিত। গ্রাহক যা বলছেন তাতে আপনি বিনিয়োগ করছেন তা দেখানোর জন্য ঘন ঘন চোখের যোগাযোগ করুন। কথোপকথনে আগ্রহ দেখানো এড়াতে, চেষ্টা করবেন না:
- আপনার পায়ের দিকে তাকান বা অন্যথায় চোখের যোগাযোগ এড়ান
- একটি আক্রমণাত্মক ভঙ্গিতে দাঁড়ান (উদা অস্ত্র ক্রস করে)
- গ্রাহকের কাছ থেকে দূরে সরে যান যেন আপনি ঘর থেকে পালানোর চেষ্টা করছেন
পদক্ষেপ 3. নেতিবাচক দাবি করার পরিবর্তে ইতিবাচক বিবৃতি ব্যবহার করুন।
গ্রাহকেরা যদি তাদের সাথে আপনার যোগাযোগ নেতিবাচক বা কম মনে করে তবে তারা হতাশ বোধ করতে পারে। সুতরাং, ইতিবাচক দাবির সাথে যোগাযোগ করার চেষ্টা করুন। বিশেষ করে যদি আপনার উত্তরটি "না" হয়, তাহলে এক ধাপ এগিয়ে যান এবং সমস্যার একটি ইতিবাচক সমাধান খুঁজে বের করার চেষ্টা করুন। গ্রাহক আপনার ইতিবাচকতা এবং প্রচেষ্টার প্রশংসা করবে।
- উদাহরণস্বরূপ, বলবেন না "আমরা সেই পণ্য থেকে বিক্রি হয়ে গেছি, দু.খিত।" পরিবর্তে, চেষ্টা করুন, "সেই পণ্যটি বর্তমানে স্টকের বাইরে, কিন্তু এটি এক সপ্তাহের মধ্যে পুনরায় বন্ধ করা উচিত। স্টক হয়ে গেলে আমি কি আপনার সাথে যোগাযোগ করতে চাই?"
- অথবা, এড়িয়ে চলুন, "আপনার কম্পিউটার নষ্ট হয়ে গেছে; এটা ঠিক করা যাবে না।” এইরকম কিছু চেষ্টা করুন: "পরিস্থিতি খুব ভাল লাগছে না … কিন্তু, আমাকে আমাদের প্রযুক্তি কারিগরি সদস্যদের একজনের কাছে নিয়ে যেতে দিন; তাদের কিছু অন্তর্দৃষ্টি থাকতে পারে যা আমি করি না।”
- ইতিবাচক, সহায়ক বিবৃতি মানুষকে জানাতে দেয় যে আপনি কাছে যেতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি বলতে পারেন, "যদি আপনার কোন সমস্যা হয়, দয়া করে আমাকে জানান এবং আমি আপনাকে সাহায্য করতে পেরে খুশি হব।"
ধাপ 4. একটি বিনয়ী প্রশ্ন দিয়ে কথোপকথন শেষ করুন।
একজন গ্রাহকের সাথে কথোপকথন শেষ করার জন্য আপনি তাড়াহুড়া করছেন বলে মনে করা এড়িয়ে চলুন। যদি গ্রাহক মনে করেন যে আপনি যত তাড়াতাড়ি সম্ভব কথোপকথন শেষ করার চেষ্টা করছেন, তাদের মনে হওয়ার সম্ভাবনা বেশি যে আপনি তাদের কথা যথেষ্টভাবে শোনেননি বা তাদের চাহিদা পূরণ করেননি। সুতরাং, আপনি ফোনে বা ব্যক্তিগতভাবে কথোপকথন শেষ করছেন কিনা, একটি প্রশ্ন দিয়ে শেষ করুন:
- "আর কিছু আছে যা আমি আপনাকে সাহায্য করতে পারি?"
- "আপনার কি আমার জন্য অন্য কোন প্রশ্ন ছিল?"
- “আমি আশা করি এই কথোপকথন সাহায্য করেছে; আমি কি তোমার সব প্রশ্নের উত্তর দিতে পেরেছি?"
3 এর 2 পদ্ধতি: মসৃণ যোগাযোগ নিশ্চিত করা
পদক্ষেপ 1. আপনি সক্রিয়ভাবে শুনছেন তা দেখানোর জন্য কথোপকথনে জড়িত থাকুন।
কোনও গ্রাহকের সাথে জড়িত থাকার সময়, এমন আচরণ করার চেয়ে খারাপ আর কিছু নেই যেন আপনি বিরক্ত বা কথোপকথনে আগ্রহী নন। এটি এড়াতে, সক্রিয়ভাবে শুনুন। যখন আপনার কাছে কিছু পরিষ্কার না হয় তখন গ্রাহককে স্পষ্ট প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন। অথবা, আপনি গ্রাহককে সঠিকভাবে বুঝতে পারছেন তা নিশ্চিত করার জন্য, তাদের একটি পয়েন্ট পুনরায় বোঝার চেষ্টা করুন এবং তাদের কাছে এটি বলার চেষ্টা করুন।
উদাহরণস্বরূপ, এরকম কিছু বলুন, "যদি আমি সঠিকভাবে বুঝতে পারি, আপনি বলছেন যে আপনার ব্লুটুথ হেডফোনগুলি আপনার গাড়ির সাউন্ড সিস্টেমের সাথে সংযুক্ত হবে না?"
ধাপ 2. সাদৃশ্য দ্বারা জটিল বা প্রযুক্তি-ভারী সমস্যা ব্যাখ্যা করুন।
আপনি যদি এমন একটি ক্ষেত্রের মধ্যে কাজ করেন যা আপনার গড় গ্রাহক সম্পূর্ণরূপে বুঝতে না পারে (যেমন, প্রযুক্তি, মেকানিক্স, চিকিৎসা), আপনার ধারণাগুলি ব্যাখ্যা করার জন্য সৃজনশীল উপায়গুলির প্রয়োজন হবে যা অন্যথায় একজন সাধারণ ব্যক্তির পক্ষে বোঝা কঠিন হবে। গ্রাহকদের কাছে এই ধারণাগুলি কার্যকরভাবে যোগাযোগ করার জন্য, একটি সাদৃশ্য চিন্তা করার চেষ্টা করুন যা তাদের সহজেই বোধগম্য করে তোলে।
উদাহরণস্বরূপ, বলুন যে একজন গ্রাহক তাদের কম্পিউটারে অ্যান্টিভাইরাস সফটওয়্যারের মূল্য বোঝেন না। এরকম কিছু বলুন, “আপনার কম্পিউটারে একজন পুলিশ সদস্যের মতো অ্যান্টিভাইরাস সফটওয়্যার সম্পর্কে চিন্তা করুন। এটি প্রতিটি ফাইল যা আসে তা পরীক্ষা করে এবং নিশ্চিত করে যে এর কোনটিই আপনার মেশিনের ক্ষতি করতে পারে না।
ধাপ customers. গ্রাহকদের পছন্দের পদ্ধতি ব্যবহার করে অনুসরণ করুন।
কিছু গ্রাহকের ফলো-আপ প্রশ্ন বা সমস্যা সমাধানের জন্য তারা কিভাবে যোগাযোগ করতে চান সে বিষয়ে তাদের পছন্দ রয়েছে। কম বয়সী বা বেশি প্রযুক্তি-সচেতন গ্রাহকরা টেক্সট বা ইমেইলের মাধ্যমে যোগাযোগ করতে পছন্দ করতে পারেন, অন্য গ্রাহকরা ফোন কলের সরাসরিতার প্রশংসা করতে পারেন। পছন্দের পদ্ধতির জন্য জিজ্ঞাসা করা নিশ্চিত করবে যে আপনি যখন তাদের সাথে যোগাযোগ করার চেষ্টা করবেন তখন গ্রাহক বিরক্ত বা অসুবিধায় পড়বেন না।
যখন আপনি ফলোআপ করবেন, তখন এমন কিছু বলুন, "হাই, আমরা আপনার কেনা নতুন আইপ্যাড সম্পর্কে গত সপ্তাহে কথা বলেছিলাম। আমি চেক ইন করতে চেয়েছিলাম; সবকিছু এখনও আপনার ইচ্ছামতো কাজ করছে।"
পদ্ধতি 3 এর 3: সাধারণ ভুল এড়ানো
ধাপ 1. আপনার গ্রাহকদের কথা বলার সময় বাধা দেওয়ার প্ররোচনা প্রতিরোধ করুন।
সাধারণভাবে, কাউকে বাধা দেওয়া শ্রদ্ধার অভাব দেখায় এবং নির্দেশ করে যে আপনি মনে করেন যে আপনার চিন্তাভাবনা এবং শব্দগুলি তাদের চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ। যখন আপনি একজন গ্রাহককে বাধাগ্রস্ত করেন, তখন তারা সম্ভবত মনে করবে যেন তাদের উদ্বেগ শোনা যাচ্ছে না। সুতরাং, গ্রাহকের কথা শেষ না হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করুন, এবং তারপরে তাদের বক্তব্য বা প্রশ্নের উত্তর দিন।
কিছু বলার চেষ্টা করুন, "আপনি পরপর বেশ কয়েকটি ভাল প্রশ্ন উত্থাপন করেছেন। আমি প্রথমে আপনার প্রথমটির উত্তর দেব, এবং তারপর আপনার দ্বিতীয় প্রশ্নের সমাধান করব।”
ধাপ ২. কথোপকথন বা শব্দগুলি যা গ্রাহককে বিচ্ছিন্ন করে তা পূরণ করবেন না।
যদিও আপনি প্রতিদিনের ভিত্তিতে যে পেশাদারী পদগুলি ব্যবহার করেন তার দৃ firm় উপলব্ধি থাকতে পারে, আপনার গ্রাহকরা সম্ভবত তা করবেন না। এর মানে হল যে যোগাযোগের সময় আপনি যে কোনও শিল্পের শর্তাবলী বা শব্দ ব্যবহার করেন তা গ্রাহকদের বিভ্রান্ত করতে পারে বা তাদের মনে করতে পারে যে আপনি তাদের মাথার উপর কথা বলছেন। সুতরাং, প্রযুক্তিগত ভাষাকে এমন ভাষায় পুনর্বহাল করুন যা অ-বিশেষজ্ঞরা বুঝতে পারে।
উদাহরণস্বরূপ, "একটি ভিপিএন ব্যবহার করুন অথবা আপনার আইপি অ্যাড্রেস মাস্ক করুন যাতে আপনি ম্যালওয়্যার না পেয়েই পিডিএফ ডাউনলোড করতে পারেন," এরকম কিছু বলুন, "আপনার ডাউনলোডগুলি ভাইরাস থেকে রক্ষা করার জন্য আপনাকে একটি উপায় খুঁজে বের করতে হবে।"
ধাপ customers. গ্রাহকদের প্রতি অনুগ্রহ করা বা জটিল বাক্যাংশ ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন।
যদি একজন রাগান্বিত বা বিভ্রান্ত গ্রাহক আপনার কাছে অভিযোগ নিয়ে আসেন-ব্যক্তিগতভাবে বা ফোনে-গ্রাহকের সাথে এমনভাবে কথা বলবেন না যা তাদের জ্ঞানকে অবমাননা করে বা অসাবধানতাবশত তাদের অপমান করে। যদি একজন গ্রাহক দ্রুত কথা বলেন, না বলার চেষ্টা করুন: "ধীরে ধীরে! আমি বুঝতে পারছি না যখন আপনি খুব দ্রুত কথা বলেন। পরিবর্তে, চেষ্টা করুন: "আপনাকে অনুসরণ করতে আমার সমস্যা হচ্ছে; আপনি আবার যে বলতে পারে?"
- উদাহরণস্বরূপ, এমন কিছু বলা এড়িয়ে চলুন, "আমি যা ব্যাখ্যা করছি তা বেশ টেকনিক্যাল এবং বোঝা কঠিন, তাই আপনি বিভ্রান্ত হলে আমাকে অবাক করবে না।"
- যদি গ্রাহকরা অসন্তুষ্ট হন, তাদের "শান্ত হোন" বলা এড়িয়ে চলুন। এটি নিন্দনীয় শোনায় এবং প্রায়ই গ্রাহকদের ক্ষুব্ধ করে তোলে।
পরামর্শ
- গ্রাহকের সাথে চোখের যোগাযোগ বজায় রাখার সময়, এতক্ষণ তাকিয়ে থাকবেন না যে আপনি ভীতিকর হয়ে পড়বেন। –-৫ সেকেন্ড পরে চোখের যোগাযোগ ভেঙে যাওয়া এবং তারপর –- seconds সেকেন্ড পরে ফিরে দেখা স্বাভাবিক।
- এমনকি যদি আপনি গ্রাহকদের বাধা না দেওয়ার চেষ্টা করেন, তবুও তারা আপনাকে মাঝে মাঝে বাধা দিতে পারে। এটিকে এগিয়ে নিন এবং হতাশা না দেখানোর চেষ্টা করুন।