কোম্পানিগুলি প্রায়ই একটি প্রক্রিয়া নথিভুক্ত করে তা নিশ্চিত করার জন্য যে প্রতিটি কর্মী এটি সঠিকভাবে সম্পাদন করতে জানে, অথবা উন্নতির জন্য একটি প্রক্রিয়া বিশ্লেষণ করে। যদি আপনাকে একটি প্রক্রিয়া নথিভুক্ত করতে বলা হয়, অথবা আপনি নিজে এটি করার সিদ্ধান্ত নেন, তাহলে নিশ্চিত করুন যে আপনি এমন ব্যক্তিদেরকে সম্পৃক্ত করেছেন যারা পুরো প্রক্রিয়াটির বিষয়ে অভিজ্ঞ এবং জ্ঞানী। দুই ধরনের ফ্লোচার্ট নিচে বর্ণিত হয়েছে, কিন্তু যদি আপনি মনে করেন যে আপনার প্রক্রিয়ার জন্য অন্য ধরনের সহজ ডায়াগ্রাম বা একটি টেক্সট ডকুমেন্ট বেশি উপযুক্ত, তাহলে আপনি এটি ব্যবহার করতে পারেন। সেক্ষেত্রে প্রসেস ডকুমেন্টেশনের উদ্দেশ্য সম্পর্কে ধারণা পেতে সাধারণ পরামর্শ বিভাগটি পড়ুন।
ধাপ
4 এর পদ্ধতি 1: আপনার প্রক্রিয়াটি কীভাবে নথিভুক্ত করবেন তা সিদ্ধান্ত নেওয়া
ধাপ 1. যখনই সম্ভব একটি সময়ে একটি প্রক্রিয়ায় লেগে থাকুন।
একটি ফ্লোচার্টে আপনার পুরো কাজ বর্ণনা করার চেষ্টা করবেন না। সংক্ষিপ্ত নথির একটি সিরিজ যা প্রতিটি কাজকে আলাদাভাবে কভার করে তা অনুসরণ করা অনেক সহজ হবে।
যদি আপনি একটি বড় আকারের প্রক্রিয়া নথিভুক্ত করতে চান, যেমন একটি কোম্পানির পণ্য তৈরি করা থেকে শুরু করে বিক্রয় পর্যন্ত, সেই প্রক্রিয়ার মধ্যে প্রতিটি কাজ উল্লেখ করার জন্য কেবল সাধারণ নাম ব্যবহার করুন। প্রয়োজনে, প্রতিটি কাজকে আরও বিস্তারিতভাবে ব্যাখ্যা করার জন্য অতিরিক্ত নথি ব্যবহার করুন।
ধাপ ২. বড় ছবিটিকে উপ-প্রক্রিয়ায় বিভক্ত করুন।
সাব-প্রসেস হল মূল কাজ যা প্রক্রিয়া চলাকালীন করা হয়। আপনি যে প্রক্রিয়াটির নথিভুক্ত করছেন তার সাথে যদি আপনি ঘনিষ্ঠভাবে পরিচিত না হন তবে জড়িত প্রক্রিয়াগুলির সম্পর্কে ভাল বোঝার জন্য এই প্রক্রিয়াটির প্রকল্প পরিচালক বা অন্যান্য বিশেষজ্ঞদের সাক্ষাত্কার নিন।
সাধারণভাবে, যদি আপনার নথির একটি ধাপে একাধিক ক্রিয়া বা "এবং" শব্দটি অন্তর্ভুক্ত থাকে তবে এটি সম্ভবত দুটি ধাপে বিভক্ত হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, "গ্রিলের উপর প্লেস বান এবং মাংসের প্যাটি" ভেঙে "গ্রিলের উপর মাংসের প্যাটি রাখুন" এবং "গ্রিলের উপর বান বানান।"
পদক্ষেপ 3. একটি টেক্সট ডকুমেন্টের জন্য প্রক্রিয়াটি যথেষ্ট সহজ কিনা তা সিদ্ধান্ত নিন।
যদি আপনার প্রক্রিয়াটি প্রতিবার একই রকম হয়, এবং শুধুমাত্র কয়েকটি সিদ্ধান্ত বা বৈচিত্র্য জড়িত থাকে, তাহলে আপনি কেবল তালিকার ধাপগুলি লিখতে চাইতে পারেন। একটি ইলেকট্রনিক টেক্সট ডকুমেন্ট (যেমন মাইক্রোসফট ওয়ার্ড ফাইল) অথবা রেখাযুক্ত কাগজের একটি শীট ব্যবহার করুন।
ধাপ 4. একটি ফ্লোচার্ট তৈরির কথা বিবেচনা করুন।
একটি সহজ ফ্লোচার্ট প্রক্রিয়াটি দৃশ্যত প্রদর্শনের একটি সহজ উপায়, যেমন এই পৃষ্ঠার পরবর্তী অংশে বর্ণিত হয়েছে। আরও জটিল ফ্লোচার্ট তৈরির উপায় রয়েছে, তবে বেশিরভাগ প্রক্রিয়ার জন্য এগুলি প্রয়োজন হয় না। জটিল ফ্লোচার্টগুলির বিভাগে নির্দেশাবলী অনুসরণ করার কথা বিবেচনা করুন শুধুমাত্র যদি আপনার প্রক্রিয়াটি দশটি ধাপের বেশি থাকে এবং আপনার তিনজনেরও বেশি লোক এই প্রক্রিয়ার বিভিন্ন ধাপ সম্পাদন করে থাকে।
ধাপ 5. সম্ভব হলে ছোট রাখুন।
একটি পৃষ্ঠা আদর্শ, কিন্তু জটিল প্রক্রিয়ার জন্যও, এটিকে 5 পৃষ্ঠা বা তারও কম করার চেষ্টা করুন। শুধুমাত্র বিশেষায়িত এবং জটিল কাজের জন্য দীর্ঘ নথির প্রয়োজন হতে পারে, এবং তারপরও যদি ডকুমেন্টটি ব্যবহার করা হয় প্রকৃত মানুষ।
- উদাহরণস্বরূপ, যদি ডকুমেন্টটি ক্যান্সার নির্ণয়কারী ডাক্তারদের গাইড করার উদ্দেশ্যে করা হয়, আপনি সম্ভবত ব্যবহার করা যেতে পারে এমন প্রতিটি ডায়াগনস্টিক পরীক্ষা উল্লেখ করবেন। যাইহোক, যদি একই প্রক্রিয়া নির্বাহীদের কাছে উপস্থাপন করার জন্য নথিভুক্ত করা হয়, তাহলে একটি সংক্ষিপ্ত নথি তৈরি করুন যা আরও বিস্তারিত পদক্ষেপগুলি ছেড়ে দেয়, যেমন একটি নির্দিষ্ট মেশিনে কোন সেটিং ব্যবহার করা হবে তা নির্ধারণ করা।
- কাজের নাম থেকে বিশেষণ সরান। এই শিরোনামগুলি স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত। উদাহরণস্বরূপ, "গ্রাহককে বিল প্রেরণ করুন" লিখুন, "পণ্যের অর্ডার দেওয়া গ্রাহককে সমস্ত পরিষেবার সম্পূর্ণ বিল পাঠান।"
ধাপ 6. ভিজ্যুয়ালগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন যদি তারা প্রক্রিয়াটিকে সহজে পড়তে সাহায্য করে।
কিছু লোক পাঠ্য পড়ার চেয়ে চাক্ষুষ উপস্থাপনাগুলি ভালভাবে বোঝে, বিশেষ করে যদি তারা নির্বাহী, ম্যানেজার বা অন্যান্য লোক হয় যাদের আপনার নথিভুক্ত প্রক্রিয়াটিতে অভিজ্ঞতা নাও থাকতে পারে। এগুলি ডায়াগ্রাম, ফটোগ্রাফ বা স্ক্রিনশট হতে পারে তবে সেগুলি সহজ এবং পরিষ্কার রাখুন।
- প্রসেস ডকুমেন্টে একটি টার্ম বোঝার প্রয়োজন হলে শুধুমাত্র পাশে ডায়াগ্রাম বা ইমেজ অন্তর্ভুক্ত করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি প্রসেস ডকুমেন্টে পাঠককে দুই ধরনের মেশিনের মধ্যে পার্থক্য শনাক্ত করার প্রয়োজন হয়, তাহলে এই মেশিনের স্পষ্ট চিত্র বা ছবি প্রদান করুন।
- ক্লিপ আর্ট বা অন্যান্য ছবিগুলি অন্তর্ভুক্ত করবেন না যা শুধুমাত্র মজা করার জন্য।
ধাপ 7. শিরোনাম দ্বারা লোকদের উল্লেখ করুন, নাম নয়।
নথিটি একজন ব্যক্তিকে ছাড়িয়ে যেতে পারে। "ক্যারোলকে মিটিং মিনিট পাঠান" লিখবেন না। লিখুন "চেয়ারম্যানকে সভার মিনিট পাঠান।" যদি আপনি মনে করেন যে নামটি প্রয়োজনীয় তাই পাঠকরা জানেন কার সাথে যোগাযোগ করতে হবে, নাম এবং কাজের শিরোনাম উভয়ই অন্তর্ভুক্ত করুন।
ধাপ processes. প্রক্রিয়াগুলো কিভাবে একে অপরের সাথে সংযুক্ত হয় তা পরিষ্কার করুন।
উদাহরণস্বরূপ, "নিউজলেটার সাজানোর" একটি প্রক্রিয়া নথি একটি নোট দিয়ে শেষ হতে পারে "শেষ ফলাফল সম্পাদনার জন্য পাঠানো হয়। নিউজলেটার সম্পাদনা শিরোনামের ডকুমেন্টটি দেখুন।" নিউজলেটার সম্পাদনা শিরোনামের ডকুমেন্টটি "এই নিউজলেটারটি সাজানোর আগে" নোট দিয়ে শুরু হতে পারে। এবং শেষ করুন "এটি এখন প্রকাশনার জন্য পাঠানো হয়েছে। নিউজলেটার প্রকাশের শিরোনামের ডকুমেন্টটি দেখুন।"
ধাপ 9. নথি সম্পাদনাযোগ্য এবং অ্যাক্সেসযোগ্য করুন।
লোকেদের পড়তে বা অধ্যয়নের জন্য কপি উপলব্ধ করুন। একটি ইলেকট্রনিক মাস্টার ডকুমেন্ট একটি সম্পাদনাযোগ্য বিন্যাসে রাখুন যাতে প্রয়োজনে পরিবর্তন করা যায়।
- PDF নথি সম্পাদনাযোগ্য নয়। আপনি যদি বিশেষ ডায়াগ্রাম-ক্রিয়েশন সফটওয়্যার ব্যবহার করেন, তাহলে এটি সম্পাদনাযোগ্য ফাইল সংরক্ষণের জন্য একটি ভিন্ন, অনন্য ফাইল ফরম্যাট থাকতে পারে। অন্য লোকদের সম্ভবত সেই সফ্টওয়্যারটি ডাউনলোড বা ক্রয় করতে হবে আগে তারা সেই নথিটি সম্পাদনা করতে পারে।
- শুধুমাত্র টেক্সট প্রসেস ডকুমেন্টের জন্য,.doc,.docx,.txt, বা.rtf এর মতো একটি সাধারণ ফাইল ফরম্যাট ব্যবহার করুন। আপনি যদি ডকুমেন্টটি ঘন ঘন পরিবর্তনের পূর্বাভাস দেন, তাহলে গুগল ডক্সের মতো একটি অনলাইন ফাইল হোস্টিং পরিষেবা ব্যবহার করুন যাতে লোকেরা সর্বদা সর্বশেষ সংস্করণ দেখতে পায়।
ধাপ 10. সাবধানে প্রক্রিয়া নথি লেবেল।
প্রতিটি ডকুমেন্টে একটি স্পষ্ট স্থানে তৈরি করা তারিখ এবং সর্বশেষ সম্পাদিত তারিখটি লিখুন, যেমন পৃষ্ঠার শীর্ষে। যদি একাধিক ব্যক্তি দস্তাবেজটি সম্পাদনা করে থাকেন, তাহলে আপনি শেষ সম্পাদিত তারিখের পাশে আপনার নাম বা আদ্যক্ষর রাখতে পারেন। অবশেষে, একটি শিরোনাম এবং ফাইলের নাম অন্তর্ভুক্ত করুন যা স্পষ্টভাবে যোগাযোগ করে যে প্রক্রিয়াটি নথিভুক্ত করা হয়েছে।
4 এর মধ্যে পদ্ধতি 2: একটি ফ্লোচার্ট তৈরি করা
ধাপ 1. সহজ কাজগুলি সহজে ব্যাখ্যা করার জন্য একটি ফ্লোচার্ট তৈরি করুন।
ফ্লোচার্টগুলি মৌলিক তথ্যগুলি সহজে পড়া, চাক্ষুষ শৈলীতে চিত্রিত করার জন্য দুর্দান্ত। চাকরির প্রশিক্ষণের সময় সহজ কাজের মাধ্যমে নতুন কর্মীদের গাইড করার জন্য, অথবা সহকর্মীর অনুপস্থিতির কারণে সাময়িকভাবে একটি কাজ সম্পাদনকারী কর্মীকে সহায়তা করার জন্য এগুলি ব্যবহার করা যেতে পারে।
ধাপ 2. বাম থেকে ডানে অথবা উপরে থেকে নীচে ফ্লোচার্ট সাজান।
ফ্লোচার্ট তৈরির সময়, আপনি প্রক্রিয়ার মধ্যে প্রতিটি কাজের জন্য একটি বাক্স লিখবেন এবং আপনি এই কাজগুলি কোন অর্ডারটি করবেন তা দেখানোর জন্য তীরগুলির সাথে সংযুক্ত করুন। বাম দিক থেকে বা পৃষ্ঠার শীর্ষে শুরু করুন, ঠিক যেমনটি আপনি লেখার সময় করবেন। এই ক্রমে ধাপগুলি সিকোয়েন্স করা এক নজরে বলা সহজ করে তোলে যা অনুসরণ করতে হবে।
- আপনি যদি ইংরেজির চেয়ে লেখার ভিন্ন দিক নিয়ে একটি ভাষায় কাজ করছেন, তাহলে সেই দিকটি ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, আরবিতে লেখা একটি ফ্লোচার্ট ডান থেকে বামে চলে।
- দিক পরিষ্কার করতে তীর ব্যবহার করুন। শুধু কাজের মধ্যে তীর ছাড়া লাইন আঁকবেন না।
ধাপ 3. "শুরু" লেবেলযুক্ত একটি বৃত্ত দিয়ে শুরু করুন।
" যদি আপনার ফ্লোচার্টটি এক সারি বা কলামের জন্য যথেষ্ট ছোট হয়, তাহলে আপনার এই বৃত্তের প্রয়োজন নাও হতে পারে। আরও জটিল ফ্লোচার্টের জন্য, "শুরু" লেবেলযুক্ত একটি সুস্পষ্ট বৃত্ত থাকা দরকারী।
ধাপ 4. এর ভিতরে লেখা প্রথম কাজের নাম দিয়ে একটি আয়তক্ষেত্র আঁকুন।
"শুরু" বৃত্ত থেকে একটি বাক্সের দিকে নির্দেশ করে একটি তীর আঁকুন যার ভিতরে প্রথম টাস্ক আছে। উদাহরণস্বরূপ, "গ্রাহকের আদেশ নিন।"
ধাপ 5. পরবর্তী কাজ বা প্রশ্নের জন্য একটি তীর আঁকুন।
এই তীরটি পরবর্তী বাক্সের দিকে নির্দেশ করে, যার ভিতরে দ্বিতীয় টাস্ক লেখা আছে। দ্বিতীয় কাজটি করার আগে যদি কোন সিদ্ধান্ত নেওয়ার বা উত্তর দেওয়ার প্রশ্ন থাকে, তাহলে তার পরিবর্তে একটি হীরার ভিতরে প্রশ্নটি লিখুন।
সম্ভব হলে বাক্সের চেয়ে হীরার জন্য আলাদা রঙ ব্যবহার করুন।
ধাপ decision. উত্তরের উপর নির্ভর করে সিদ্ধান্ত হীরা থেকে কর্মের দিকে নিয়ে যান।
উদাহরণস্বরূপ, "গ্রাহকের অর্ডার নিন" টাস্ক সহ বাক্সটি একটি হীরার দিকে নিয়ে যায়, প্রশ্নটি "পানির অর্ডার দেওয়া হয়েছিল?" হীরা ছেড়ে দুটি তীর আঁকুন। একটি তীরের উপর, "হ্যাঁ" বা "y" লিখুন এবং "গ্রাহককে জল দিন" লেবেলযুক্ত একটি বাক্সে নিয়ে যান। দ্বিতীয় তীরটিতে "না" বা "n" লিখুন এবং "রান্না করার আদেশ দিন" লেবেলযুক্ত একটি বাক্সে নিয়ে যান।
4 এর মধ্যে পদ্ধতি 3: একটি জটিল ফ্লোচার্ট তৈরি করা
ধাপ ১। জটিল প্রক্রিয়ার জন্য এটি ব্যবহার করুন যা একাধিক ব্যক্তি বা বিভাগের সাথে জড়িত।
যদি আপনি একটি জটিল প্রক্রিয়ার নথিভুক্ত করছেন যার মধ্যে বেশ কয়েকটি ব্যক্তি, দল বা বিভাগগুলি স্বাধীনভাবে কাজ করে, একটি জটিল ফ্লোচার্ট তৈরির কথা বিবেচনা করুন। এখানে বর্ণিত ফ্লোচার্টের ধরনকে "সাঁতারের লেন চার্ট" বা "রুমলার-ব্র্যাচ চার্ট" বলা হয়। চার্ট প্রতিটি কাজের জন্য কে দায়ী তা দেখা সহজ করে, এবং প্রক্রিয়াগুলি উন্নত করা যায় এমন এলাকাগুলি সনাক্ত করতে সহায়তা করে।
ফ্লোচার্টের প্রক্রিয়াটি বর্ণনা করা উচিত যে এটি বর্তমানে সম্পন্ন হয়েছে, এটি কীভাবে করা উচিত তা নয়।
পদক্ষেপ 2. সফ্টওয়্যার ব্যবহার বিবেচনা করুন।
যদি আপনি ডায়াগ্রাম তৈরির জন্য সফটওয়্যার ব্যবহার করেন তাহলে ফ্লোচার্টটি সম্ভবত পরিপাটি এবং আরও পাঠযোগ্য হবে। ইলেকট্রনিক ফাইল থাকার ফলে প্রয়োজনে ফ্লোচার্টে পরিবর্তন করাও সহজ হয়। "প্রসেস ম্যাপিং সফটওয়্যার" এর জন্য অনলাইনে সার্চ করুন, যা রামলার-ব্র্যাচ চার্ট তৈরি করতে পারে এমন একটি ডাউনলোড বা ক্রয় নিশ্চিত করুন।
ধাপ page. পৃষ্ঠার বাম পাশে একটি পরিচ্ছন্ন কলামে প্রতিটি অংশগ্রহণকারীকে তালিকাভুক্ত করুন
প্রতিটি সারিতে একটি বিভাগ, দল বা ব্যক্তির কাজের শিরোনাম লেবেল করা যেতে পারে। প্রতিটি অংশগ্রহণকারী তার অনুভূমিক সারিতে অবস্থিত কাজগুলির জন্য দায়ী, পৃষ্ঠা জুড়ে প্রসারিত। এটিকে কখনও কখনও সেই অংশগ্রহণকারীর "সাঁতার গলি" বলা হয়।
- গলিগুলি রঙ-কোডেড হতে পারে বা নাও হতে পারে। রঙ-অন্ধ ব্যক্তিদের দ্বারা চার্টটি সহজেই পাঠযোগ্য করে তুলতে তাদের সবসময় গা bold়, কালো রেখা দ্বারা ভাগ করা উচিত।
- একে অপরের সাথে ঘনিষ্ঠভাবে একে অপরের সাথে যোগাযোগ করে এমন গোষ্ঠীগুলি রাখার চেষ্টা করুন। এটি অবশ্য বাধ্যতামূলক নয়।
ধাপ 4. প্রথম কাজ দিয়ে শুরু করুন।
সেই কাজটির জন্য দায়ী অংশগ্রহণকারীর ডানদিকে, পৃষ্ঠার বাম পাশের একটি বাক্সে প্রথম কাজটি রেখে প্রক্রিয়াটি শুরু করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি রিসার্চ বিভাগ একটি প্রোডাক্ট আইডিয়া তৈরি করে প্রক্রিয়া শুরু করে, তাহলে "রিসার্চ" শব্দের ডানদিকে একটি বাক্স আঁকুন এবং এটিকে লেবেল দিন পণ্যের ধারণা তৈরি করুন.
ধাপ 5. আপনি একটি স্বাভাবিক ফ্লোচার্ট হিসাবে চালিয়ে যান, কিন্তু কাজগুলি ডানদিকে সরিয়ে রাখুন এবং উপযুক্ত সারিতে রাখুন।
উদাহরণস্বরূপ, যদি রিসার্চ তারপর ফোকাস টেস্টিং এর জন্য মার্কেটিং এর কাছে তার প্রোডাক্ট আইডিয়া পাঠায়, তাহলে একটি তীর আঁকুন পণ্যের ধারণা তৈরি করুন মার্কেটিং সারির একটি বক্সে, আগের বক্সের ডানদিকে। এই বাক্সে লেবেল দিন ফোকাস টেস্টিং.
কখনও কখনও, একটি কাজ পুনরাবৃত্তি হতে পারে, উদাহরণস্বরূপ পণ্য পরে অতিরিক্ত ফোকাস পরীক্ষার জন্য ফিরে আসতে পারে। যদি প্রক্রিয়াটি একই পূর্ববর্তী পর্যায়ে ফিরে আসে, তাহলে লেবেলযুক্ত মূল বাক্সে একটি তীর আঁকুন ফোকাস টেস্টিং । যদি প্রক্রিয়াটি আসলে ভিন্ন হয় (উদাহরণস্বরূপ, এটি ফোকাস টেস্টিংয়ের আরও উন্নত রাউন্ড যা বিভিন্ন কাজের দিকে পরিচালিত করে), পরিবর্তে একটি নতুন বাক্স লিখুন ভিন্ন নাম দিয়ে, যেমন উন্নত ফোকাস পরীক্ষা.
ধাপ 6. হীরা এবং বৃত্ত ব্যবহার করতে শিখুন।
বেশিরভাগ ফ্লো চার্টে বাক্স, হীরা এবং বৃত্ত, প্লাস তীর ব্যবহার করা হয়। আপনি ইতিমধ্যে একটি বাক্সের মুখোমুখি হয়েছেন, যা একটি কাজের নামের সাথে লেবেলযুক্ত। একাধিক সম্ভাব্য ফলাফল থাকলে হীরা ব্যবহার করুন। একটি চূড়ান্ত ফলাফল অর্জিত হলে বৃত্ত ব্যবহার করুন। উপরের উদাহরণটি অব্যাহত রেখে, থেকে একটি তীর আঁকুন ফোকাস টেস্টিং লেবেলযুক্ত হীরার কাছে পণ্য অনুমোদিত?
হীরা থেকে একটি তীর আঁকুন, এটি লেবেল করুন না, এবং লেবেলযুক্ত একটি বৃত্তের সাথে এটি সংযুক্ত করুন প্রক্রিয়া শেষ । দ্বিতীয় তীর, লেবেলযুক্ত হ্যাঁ প্রক্রিয়াটির পরবর্তী কাজ করতে পারে।
- সেই সিদ্ধান্তের জন্য দায়ী অংশগ্রহণকারীর সারি বা "সাঁতার গলি" তে হীরা রাখুন।
- বৃত্তটি লেবেলযুক্ত প্রক্রিয়া শেষ কোন সংশ্লিষ্ট অংশগ্রহণকারী ছাড়া, তার নিজস্ব সারিতে থাকা উচিত।
- আরো অনেক বিশেষায়িত ফ্লোচার্ট প্রতীক আছে, কিন্তু সেগুলি খুব কমই ব্যবহৃত হয় এবং সাধারণত প্রয়োজন হয় না। যদি আপনি মনে করেন যে আপনার দস্তাবেজটি বৃহত্তর বৈচিত্র্য থেকে উপকৃত হবে তবে সেগুলি নিয়ে নিজেরাই নির্দ্বিধায় গবেষণা করুন।
ধাপ 7. ধারাবাহিক থাকুন।
ফ্লোচার্টকে যথাসম্ভব পঠনযোগ্য করার জন্য অনুরূপ আকারের বাক্সগুলি ব্যবহার করুন এবং দুই বা তিনটি সহজে আলাদা আলাদা রং ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, সমস্ত বাক্সে (কাজ) নীল পটভূমি থাকতে পারে, যখন সমস্ত হীরা (প্রশ্ন) হলুদ হতে পারে।
যদি সম্ভব হয়, "হ্যাঁ" উত্তর লাইনটি সবসময় বাক্সের একদিক থেকে শুরু করুন (যেমন ডান দিক, এবং "না" সর্বদা অন্যটিতে (যেমন নীচের দিকে)। এটি সবসময় সম্ভব বা অর্জন করা সহজ নয়, তাই এটিতে খুব বেশি সময় ব্যয় করবেন না।
ধাপ 8. প্রয়োজনে অন্য পৃষ্ঠায় যান।
ফ্লোচার্টটি পড়ার জন্য খুব ছোট করার চেয়ে একাধিক পৃষ্ঠা ব্যবহার করা ভাল। ফ্লোচার্ট কীভাবে চলতে থাকে তা পরিষ্কার করতে স্পষ্টভাবে লেবেলযুক্ত ট্যাব বা তীর ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, লেবেলযুক্ত একটি তীর আঁকুন ক পৃষ্ঠার ডান দিকের দিকে এগিয়ে যাচ্ছে। পরবর্তী পৃষ্ঠায়, পৃষ্ঠার বাম দিক থেকে একটি তীর আঁকুন, এটিও লেবেলযুক্ত ক.
ধাপ 9. ফ্লোচার্ট সম্পাদনা করুন।
ফ্লোচার্টের মাধ্যমে প্রতিটি সম্ভাব্য "রুট" অনুসরণ করুন এবং দেখুন এটি অর্থপূর্ণ কিনা। আদর্শভাবে, এই প্রক্রিয়াটির সাথে পরিচিত অন্য কাউকে ভুলগুলি ধরতে এবং অনুপস্থিত পদক্ষেপগুলি সনাক্ত করতে আপনার সাথে যেতে হবে। একবার আপনি অন্তত একবার এটি দেখেছেন এবং কোন ভুল সংশোধন করলে, নথিটি উপস্থিত বা অন্যদের কাছে পাঠানোর জন্য প্রস্তুত। যাইহোক, এই ফ্লোচার্টটি সম্পাদনা করতে নির্দ্বিধায় যদি প্রক্রিয়াটি পরবর্তী তারিখে পরিবর্তিত হয়, আপডেটেড ডকুমেন্টটি যারা ব্যবহার করেন তাদের কাছে পাঠান।
4 এর পদ্ধতি 4: প্রক্রিয়া উন্নত করার জন্য একটি প্রক্রিয়া নথি বিশ্লেষণ
ধাপ 1. গুণগত ওভারভিউ দরকারী হতে পারে এমন এলাকাগুলি চিহ্নিত করুন।
প্রতিবার প্রক্রিয়াটি এক ব্যক্তি বা দল থেকে অন্য ব্যক্তির কাছে চলে যাওয়ার সময়, বিবেচনা করুন যে কেউ কাজ চালিয়ে যাচ্ছে কিনা তা পরীক্ষা করে দেখা উচিত যে এটি চালিয়ে যাওয়ার জন্য প্রস্তুত কিনা। একটি নির্দিষ্ট ধাপের পরে কি গুণমান প্রায়ই উপ-সমতুল্য হয়, যেমন একটি পদক্ষেপ সাধারণত একজন অনভিজ্ঞ দলের সদস্য দ্বারা সঞ্চালিত হয়? কোন প্রক্রিয়াগুলির গুণমানের উপর সর্বাধিক সামগ্রিক প্রভাব রয়েছে এবং অতিরিক্ত মনোযোগের প্রয়োজন হতে পারে?
আপনি যদি এই প্রক্রিয়ায় একটি গুণগত পর্যালোচনা পদক্ষেপের সুপারিশ করার সিদ্ধান্ত নেন, তাহলে পরবর্তী পর্যায়ে "অগ্রগতির" মানদণ্ড পরিষ্কার করুন। কি মান মান ব্যবহার করা হয় অনুমান মানুষ ছেড়ে না।
পদক্ষেপ 2. সদৃশ কাজগুলির জন্য দেখুন।
যদি আপনার ডায়াগ্রাম বা ডকুমেন্টে দুটি অভিন্ন কাজ থাকে, তাহলে বিবেচনা করুন এটি দরকারী নাকি অদক্ষ। কখনও কখনও, ভাল মানের নিয়ন্ত্রণের জন্য একটি কাজের পুনরাবৃত্তি করা ভাল (উদাহরণস্বরূপ, দুটি বিভাগ বিভিন্ন পর্যায়ে একটি পণ্য পরিদর্শন করছে)। যাইহোক, প্রুফরিডিংয়ের মতো সহজ কাজগুলি প্রক্রিয়ায় একাধিকবার হওয়া উচিত নয়। প্রস্তাব করুন যে প্রক্রিয়াটির প্রক্রিয়া থেকে একটি সদৃশ পদক্ষেপ সরিয়ে ফেলা হবে।
ধাপ departments. বিভাগগুলির মধ্যে অপ্রয়োজনীয় চলাচলের সন্ধান করুন
আপনার দস্তাবেজটি দেখাতে পারে যে ব্যক্তি A এবং ব্যক্তি B প্রক্রিয়াটির পিছনে কয়েকবার দায়িত্ব স্থানান্তর করে। অপ্রয়োজনীয় স্থানান্তরের পরিমাণ কমানো কি সম্ভব? যদি আপনি প্রক্রিয়াটি পুনর্গঠন করতে পারেন, ব্যক্তি A এক সময়ের মধ্যে বেশ কয়েকটি কাজ করতে সক্ষম হতে পারে, তারপর এটি ব্যক্তির B- এর কাছে হস্তান্তর করুন।