একটি সংস্থা বা সাংগঠনিক চার্ট হল আপনার কোম্পানি বা সংস্থার কাঠামোকে চাক্ষুষ উপায়ে চিত্রিত করার একটি উপায়। এটি মানুষ এবং/অথবা বিভাগের মধ্যে সম্পর্ক দেখায়। একটি সাংগঠনিক চার্ট তৈরি করার সময়, আপনার কোম্পানি কীভাবে সামগ্রিকভাবে সংগঠিত হয় এবং চেইন অব কমান্ড কী তা বের করে আপনার শুরু করা উচিত। তারপরে আপনার সেই কাগজের একটি টুকরোতে সেই তথ্যের রূপরেখা দেওয়া উচিত, এর পরে আপনি পেশাদার চেহারাযুক্ত চার্ট তৈরি করতে সফ্টওয়্যার ব্যবহার করতে পারেন।
ধাপ
3 এর 1 পদ্ধতি: আপনার কাঠামোর রূপরেখা
ধাপ 1. আপনার সংস্থা কীভাবে সিদ্ধান্ত নেয় তা দেখুন।
বেশিরভাগ ব্যবসা সাধারণত অনুভূমিকভাবে বা উল্লম্বভাবে সাজানো হয়। অনুভূমিকভাবে ক্ষমতার কাঠামো কর্মচারীদের মধ্যে ছড়িয়ে পড়ে। একটি উল্লম্ব কাঠামো মানে হল যে কোম্পানির ক্ষমতা প্রাথমিকভাবে শ্রেণিবিন্যাস, সাধারণ কর্মচারী থেকে মধ্যম পরিচালকদের এবং তারপর শীর্ষ পরিচালকদের দিকে চলে যাচ্ছে।
একটি অনুভূমিক ব্যবস্থায়, আরও কর্মচারী সিদ্ধান্ত নেওয়ার ক্ষমতাপ্রাপ্ত। এটি আরও ভুলের দিকে নিয়ে যেতে পারে, তবে সিদ্ধান্তগুলি আরও দ্রুত ঘটে। একটি উল্লম্ব পদ্ধতিতে, একটি সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য আপনাকে অবশ্যই ক্ষমতার কাঠামোতে যেতে হবে।
পদক্ষেপ 2. বিভাগ দ্বারা সংগঠিত।
আপনার চার্ট সংগঠিত করার একটি উপায় হল এটি বিভাগ দ্বারা সাজানো। আপনার কোম্পানি পণ্য, ফাংশন, বা অবস্থানের দ্বারা বিভাগগুলিতে বিভক্ত কিনা তা বিবেচ্য নয়। আপনি প্রধান বিভাগগুলি ব্যবহার করতে পারেন, তারপরে সেই বিভাগগুলির মধ্যে বিভাগে বিভক্ত করুন।
ধাপ 3. কর্মচারীদের দ্বারা ভাগ করুন।
সাংগঠনিক চার্ট সাজানোর আরেকটি উপায় হল আপনার কর্মচারীরা। আপনার কর্মচারীদের নাম ব্যবহার করুন, এবং তাদের চার্টগুলিকে একে অপরের সাথে সংযোগের মাধ্যমে সংগঠিত করুন। এই ধরনের চার্ট অনুভূমিক এবং উল্লম্ব উভয় শক্তি কাঠামোর জন্য ভাল কাজ করে, কারণ আপনি সম্পর্কগুলি দেখানোর জন্য রেখা টানতে পারেন তবে আপনি চান।
মনে রাখবেন যে আপনি একটি বিভাগীয় এবং কর্মচারী চার্টের একটি সংকর ব্যবহার করতে পারেন। আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী চার্ট তৈরি করুন।
ধাপ 4. আপনার প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ করুন।
আপনি যদি একজন কর্মী-ভিত্তিক চার্ট করছেন, তাহলে আপনার কর্মচারীদের নাম, তাদের শিরোনাম এবং একে অপরের সাথে তাদের সম্পর্কের প্রয়োজন হবে। আপনি চাইলে তাদের কর্মচারী নম্বর যোগ করুন। বিভাগীয় চার্টের জন্য, সমস্ত বিভাগের নাম সংগ্রহ করুন এবং তারা কীভাবে একে অপরের সাথে সম্পর্কিত।
3 এর 2 পদ্ধতি: নকশা নিয়ে কাজ করা
ধাপ 1. একটি রুক্ষ রূপরেখা তৈরি করুন।
আপনার কাঠামোর একটি ভিজ্যুয়াল তৈরি করে শুরু করুন, প্রথমে প্রতিষ্ঠানের বৃহত্তম অংশগুলি দিয়ে শুরু করুন, যেমন প্রধান বিভাগগুলি। আপনি প্রধান পরিচালকদের সাথেও শুরু করতে পারেন, যদি আপনি কর্মচারী-ভিত্তিক চার্ট ব্যবহার করেন। এই অনুশীলনের মূল বিষয় হল আপনার চার্টটি কেমন দেখতে হবে এবং আপনি কতটা তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে চান তার একটি ভিজ্যুয়াল স্থাপন করা।
পদক্ষেপ 2. আপনি কতটা বিস্তারিত চান তা স্থির করুন।
উদাহরণস্বরূপ, প্রতিটি কর্মচারী সহ একটি বড় সংস্থায় সম্ভবত সম্ভব নয়। এমনকি প্রতিটি উপ-বিভাগ সহ সম্ভব নাও হতে পারে। আপনি যে পরিমাণ বিশদ অন্তর্ভুক্ত করতে যাচ্ছেন সে সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নিন।
ধাপ 3. একটি নকশা নির্বাচন করুন।
একটি সাংগঠনিক চার্ট ডিজাইন করার একটি উপায় একটি পারিবারিক গাছের মত। আপনার শীর্ষে একটি বাক্সে সিইও আছে। এর নীচে, আপনার পরবর্তী প্রধান বিভাগ বা পরিচালকদের কাছে লাইন আসছে, এছাড়াও বাক্সে আবদ্ধ। এই নকশাটি একটি শ্রেণিবদ্ধ কোম্পানির জন্য বিশেষভাবে ভাল কাজ করে।
অন্যদিকে, একটি চিন্তা-বুদ্বুদ ধরনের নকশা কম শ্রেণিবদ্ধ কোম্পানিতে ভাল কাজ করতে পারে। যদি আপনার তিনটি সমান বিভাগ থাকে যার কোন সিইও নেই, আপনি নকশাটিতে তিনটি বিভাগকে সংযুক্ত করতে পারেন, প্রতিটি বিভাগ মাঝারি বর্গক্ষেত্র থেকে বা কোম্পানির নামের সাথে বুদবুদ ছড়িয়ে পড়ে।
পদ্ধতি 3 এর 3: একটি সাংগঠনিক চার্ট তৈরির জন্য সফ্টওয়্যার ব্যবহার করা
ধাপ 1. সফ্টওয়্যার বাছুন।
আপনার চার্ট তৈরির জন্য সফটওয়্যার নির্বাচন করার সময় মাইক্রোসফট অফিস শুরু করার জন্য একটি ভাল জায়গা, কারণ এটি সহজেই পাওয়া যায় এবং ব্যবহারকারী বান্ধব। উদাহরণস্বরূপ, ওয়ার্ড, এক্সেল, আউটলুক এবং পাওয়ার পয়েন্ট সবই আপনাকে একটি চার্ট তৈরি করতে দেবে। আপনি ইন্টারনেটে টেমপ্লেট এবং প্রোগ্রামগুলিও খুঁজে পেতে পারেন যা আপনাকে একটি সাংগঠনিক চার্ট তৈরি করতে দেবে।
পদক্ষেপ 2. একটি চার্ট স্টাইল বেছে নিন।
সাধারণত, কোন সফটওয়্যার আপনাকে আপনার পছন্দমত চার্টের স্টাইল বেছে নিতে দেয়। অফিসে, "SmartArt" এর অধীনে একটি চার্ট স্টাইল বেছে নিন। আপনি চার্টের জন্য বিভিন্ন ধরনের শৈলী থেকে বেছে নিতে পারেন, তবে "সাংগঠনিক চার্ট" শৈলীতে একজন সহকারীও রয়েছে যা আপনাকে চার্টের শূন্যস্থান স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ করতে সহায়তা করে।
স্মার্টআর্ট ইলাস্ট্রেশনে ইনসার্ট ট্যাবের অধীনে রয়েছে। "সাংগঠনিক চার্ট" শ্রেণিবিন্যাসের অধীনে।
ধাপ 3. আপনার প্রয়োজনীয় বাক্সগুলি যোগ করুন।
একবার আপনার চার্টটি জায়গায় হয়ে গেলে, আপনি চার্টে বর্ণিত তথ্য যোগ করা শুরু করুন। আপনার প্রয়োজনীয় সমস্ত বাক্স এবং সংযোগকারী লাইন যুক্ত করে শুরু করুন। যদিও আপনি পরবর্তীতে আরও কিছু করতে পারেন, আপনি প্রথমে কাঠামোটি স্থাপন করা সহজ পাবেন।
আপনার যোগ করা লাইনগুলি বিভাগগুলিকে একে অপরের সাথে সংযুক্ত করতে পারে, কেবল উপরে থেকে নীচে সংযোগ দেখায় না।
ধাপ 4. আপনার কোম্পানির নির্দিষ্ট বিবরণ পূরণ করুন।
বাক্সের ভিতরে ক্লিক করে এবং টাইপ করে তথ্য যোগ করুন। শীর্ষে শুরু করা সবচেয়ে সহজ, বিশেষত যদি আপনার বেশিরভাগ শ্রেণিবিন্যাস কোম্পানি থাকে। তারপর, প্রতিটি বিভাগের মাধ্যমে আপনার পথ নিচে কাজ। আপনি যদি একটি চিন্তা-বুদ্বুদ শৈলী ব্যবহার করছেন, মাঝখানে শুরু করুন এবং আপনার পথটি বাইরের দিকে কাজ করুন।
ধাপ 5. নকশা উপাদান যোগ করুন।
একবার আপনার তথ্য পূরণ হয়ে গেলে, আপনি নকশা স্পর্শ যোগ করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি বাক্সগুলির রঙ পরিবর্তন করতে পারেন, তাই বিভিন্ন বিভাগের বিভিন্ন রং রয়েছে। আপনি ফন্ট পরিবর্তন করতে পারেন, যেমন উচ্চ স্তরের জন্য সাহসী ফন্ট বা বড় ফন্ট এবং নিম্ন স্তরের জন্য নিয়মিত ফন্ট বা ছোট ফন্ট।