আপনি একজন পেশাদার পরিকল্পনাকারী হোন বা আপনি আপনার ব্যবসার জন্য টাস্কের সাথে আটকে থাকুন, একটি কর্পোরেট ইভেন্টের পরিকল্পনা কিভাবে করবেন তা জানার জন্য আপনি সমস্ত বিবরণ কভার করার জন্য একটি চতুর প্রচেষ্টা হতে পারেন। খাবার থেকে, অবস্থান, বায়ুমণ্ডল এবং আরও অনেক কিছু, নিখুঁত ইভেন্টটি নির্বিঘ্নে বন্ধ করার জন্য পরিকল্পনা এবং প্রচেষ্টা লাগে।
ধাপ
ধাপ 1. আপনার বড় ধারণাটি ধারণ করুন, a.k.a
আপনার থিম নিয়ে আসুন
- আপনি একটি ককটেল পার্টি, একটি কর্মশালা বা কোম্পানির পিকনিক করছেন কিনা, একটি থিম নির্ধারণ ইভেন্টের সুর দেয় এবং আপনার খাবার, আপনার সঙ্গীত, আপনার সজ্জা এবং আরও অনেক কিছু বাছাই করার সময় আপনাকে একটি সূচনা পয়েন্ট দেয়।
- নিশ্চিত করুন যে আপনার থিমটি সেই ভিড়ের জন্য উপযুক্ত যার জন্য আপনি পরিকল্পনা করছেন। আপনি শুরু করার জন্য অনলাইনে বিভিন্ন ধরণের থিম আইডিয়া খুঁজে পেতে পারেন।
ধাপ ২। আপনি খাদ্য, বিনোদন, রুম ভাড়া, আমন্ত্রণপত্র এবং অন্য কোন সংযোজন যা আপনি ইভেন্টের জন্য করতে চান তা নির্ধারণ করে একটি প্রাথমিক বাজেট নির্ধারণ করুন।
- একটি বিস্তারিত বাজেট আপনার ইভেন্টের প্রতিটি দিক এবং সেইসাথে মোট কত পরিমাণ ব্যয় করা উচিত তা তুলে ধরে।
- আপনি ভেন্যু, ক্যাটারার, ডেকোরেশন ইত্যাদিতে ঠিক কত টাকা বরাদ্দ করতে চলেছেন তা পরিকল্পনা করতে চান যাতে কোনও অপ্রত্যাশিত চমক না থাকে এবং কোম্পানি যে পরিমাণ অর্থ বরাদ্দ করে থাকে তার উপর আপনি যাবেন না।
- একটি বাজেট মনে রাখলে আপনি যে ধরনের ভেন্যু দেখতে শুরু করতে পারবেন তা বের করতে আপনাকে সাহায্য করবে। সপ্তাহের নির্দিষ্ট দিনে কিছু ভেন্যুতে খরচ কম হবে। আলোচনা করতে এবং একটি ভাল মূল্য খুঁজে পেতে ভয় পাবেন না।
পদক্ষেপ 3. অবস্থানগুলি দেখতে এবং অন্যান্য বিক্রেতাদের সাথে দেখা করার জন্য অ্যাপয়েন্টমেন্ট করা শুরু করুন।
- রুম ভাড়া খরচ এবং এই ফি অন্তর্ভুক্ত কি আলোচনা।
- আপনার রুমে প্রবেশের সময় কত হবে তা নির্ধারণ করুন। যদি কেউ আগের রাতে এটি বুক না করে, আপনি কি প্রবেশ করতে এবং সাজাতে বা সেট আপ করতে পারবেন? তারা কি খাবারের জন্য পরিষেবা সরবরাহ করছে, অথবা আপনার নিজের লিনেন, প্লেট, ন্যাপকিন এবং সিলভারওয়্যার আনতে বা ভাড়া নিতে হবে?
- খাবার কি সেই জায়গা থেকে আসতে হবে, নাকি আপনি বাইরের ক্যাটারার আনতে পারবেন?
- আপনি যদি নিজের ক্যাটারার নিয়ে আসতে পারেন, তাহলে সম্ভাব্য বিক্রেতাদের সাথে দেখা শুরু করুন তাদের খাবারের স্বাদ নিতে এবং তাদের মূল্য নির্ধারণ করতে।
- আপনার ইভেন্টে খাবারের ব্যবস্থা করা আপনার নিজের খাবার এবং পানীয়গুলি একত্রিত করার চেষ্টা করার ঝামেলা দূর করতে পারে। অর্ডার নেওয়ার সময়ও অর্ডারে ভুল বা ডেলিভারিতে বিলম্বের জন্য অপ্রয়োজনীয় জায়গা ছেড়ে দেয়।
- আপনার ভেন্যুতে আপনার ইভেন্টের জন্য বাইরের নিরাপত্তা আনতে হবে কিনা তা নির্ধারণ করুন। এটি আপনাকে কেবল দায় থেকে রক্ষা করে না, তবে এটি বাইরের লোকদের আপনার পার্টিকে ক্র্যাশ করা থেকে রক্ষা করতে সহায়তা করতে পারে।
- একটি লাইসেন্সপ্রাপ্ত বার্টেন্ডার ভাড়া করার জন্য দেখুন যদি আপনার সুবিধাটি সরবরাহ করতে না পারে, এবং আপনি ইভেন্টে অ্যালকোহল পান করা পছন্দ করেন।
- স্থানটি সজ্জা সরবরাহ করতে পারে কিনা বা আপনার নিজের সরবরাহ করতে হবে কিনা তা সন্ধান করুন। কিছু সুযোগ -সুবিধায় বিভিন্ন ধরণের আইটেম রয়েছে যা আপনি ব্যবহার করতে পারেন যেমন মোমবাতি, টেবিলের উপর স্থাপন করার জন্য আয়না, কাচের জার ইত্যাদি। তাই আপনি যদি বিনামূল্যে কিছু প্রদান করা হয় সেটার সুবিধা নিতে পারেন, তাহলে আপনি আপনার বাজেটে কিছুটা সঞ্চয় করতে পারেন ।
ধাপ 4. আপনার ক্যাটারার বা সুবিধা সহ আপনার মেনু নির্ধারণ করুন, এবং পরিবেশন সময় এবং পদ্ধতি নির্ধারণ করুন।
এটা কি বুফে হবে নাকি সিট-ডাউন, প্লেটেড খাবার? আপনি কি সময়ের আগে ক্ষুধা খাচ্ছেন, এবং/অথবা আপনি সন্ধ্যার পরে একটি ডেজার্ট বার বিবেচনা করছেন? সঠিক বিবরণ এবং সময় নির্ধারণ করুন যাতে আপনার অতিথিরা কোন সময়ে ক্ষুধার্ত না হয়।
পদক্ষেপ 5. আপনার বিক্রেতাদের সাথে চুক্তি স্বাক্ষর করুন, এবং নিশ্চিত করুন যে তারা আপনাকে একটি অনুলিপি প্রদান করে।
ধাপ 6. আপনার থিমের সাথে মেলাতে আপনার সাজসজ্জা কিনুন।
ধাপ 7. traditionalতিহ্যগত মেইল বা ইলেকট্রনিকভাবে আপনার আমন্ত্রণগুলি তৈরি করুন এবং পাঠান।
ধাপ 8. একটি করণীয় তালিকা টাইমলাইন তৈরি করুন।
যদি এমন কোনও বিবরণ থাকে যা আপনাকে এখনও আবরণ করতে হবে বা সময়-সংবেদনশীল, তবে নিশ্চিত করুন যে আপনি ছোট বিবরণের শীর্ষে থাকার জন্য একটি গণনা তালিকা তৈরি করেছেন।