কিভাবে বুক কিপ করবেন: 12 টি ধাপ (ছবি সহ)

সুচিপত্র:

কিভাবে বুক কিপ করবেন: 12 টি ধাপ (ছবি সহ)
কিভাবে বুক কিপ করবেন: 12 টি ধাপ (ছবি সহ)

ভিডিও: কিভাবে বুক কিপ করবেন: 12 টি ধাপ (ছবি সহ)

ভিডিও: কিভাবে বুক কিপ করবেন: 12 টি ধাপ (ছবি সহ)
ভিডিও: গরুটা সাথে কি হয়েছে #shorts #wildlifebd 2024, মার্চ
Anonim

হিসাবরক্ষণের মতো হিসাবরক্ষণও একটি ব্যবসা পরিচালনার প্রয়োজনীয় অপকার। অনেকে যা মনে করতে পারে তা সত্ত্বেও, এই দুটি পদ বিভিন্ন প্রক্রিয়াকে নির্দেশ করে। হিসাবরক্ষণ, যেমন এটি এখানে আলোচনা করা হবে, কেবল ব্যয় এবং রাজস্বের রেকর্ড সংগ্রহ করা বোঝায়, এবং তারপর সেই লেনদেনগুলি একটি সাধারণ খাতায় পোস্ট করে। অ্যাকাউন্টিং হল সেই প্রক্রিয়া যা হিসাবরক্ষণের অনুসরণ করে, এবং খাতায় থাকা তথ্যকে দরকারী ব্যবসায়িক মেট্রিক্স এবং প্রতিবেদনে রূপান্তরিত করে। সৌভাগ্যবশত, হিসাবরক্ষণ দুটির মধ্যে সহজ, এবং নীচের সহজ ধাপগুলি অনুসরণ করে শেখা যায়।

ধাপ

3 এর অংশ 1: একটি সিস্টেম প্রতিষ্ঠা

বুক কিপ ধাপ 1
বুক কিপ ধাপ 1

ধাপ 1. কোন ধরণের সিস্টেম ব্যবহার করতে হবে তা নির্ধারণ করুন।

হিসাবরক্ষণের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অংশ হচ্ছে সামঞ্জস্যপূর্ণ হওয়া। আপনি রসিদ হারাতে চান না, লেনদেন রেকর্ড করতে ভুলে যান, অথবা একই লেনদেন দুবার রেকর্ড করেন, কারণ এটি আপনার ব্যবসার আর্থিক স্বাস্থ্যের ভুল উপস্থাপনের কারণ হতে পারে। জার্নালে রেকর্ডিং লেনদেনের জন্য একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ সিস্টেম স্থাপন করে এবং খাতায় প্রবেশ করে এই ত্রুটিগুলি এড়ানোর সহজ উপায়।

এই সিস্টেমটি একটি ওয়্যার্ড-ইন ক্যাশ রেজিস্টারের মতো জটিল হতে পারে যা অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারে প্রবেশ করে বা রসিদ এবং নোটগুলিতে পূর্ণ বাক্সের মতো সহজ। এটি আপনার কোম্পানি দৈনিক বা সাপ্তাহিক ভিত্তিতে যে পরিমাণ লেনদেন করে তার উপর নির্ভর করবে।

বুক কিপ ধাপ 2
বুক কিপ ধাপ 2

পদক্ষেপ 2. অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার ব্যবহার করুন।

আপনার লেনদেন নির্ভরযোগ্যভাবে রেকর্ড করা হয়েছে তা নিশ্চিত করার সবচেয়ে সহজ উপায় হল কুইকবুকস, ফ্রেশবুকস বা এক্সপেন্সিফাইয়ের মতো অ্যাকাউন্টিং প্রোগ্রামে বিনিয়োগ করা। এগুলি বিভিন্ন ধরণের লেনদেন রেকর্ড করার বাইরে অনেক অনুমান কাজ করবে এবং আপনার তথ্য পরিষ্কারভাবে উপস্থাপন করবে। এই প্রোগ্রামগুলির মধ্যে অনেকগুলি বিনামূল্যে বা সীমিত সময়ের জন্য বিনামূল্যে ট্রায়াল হিসাবে উপলব্ধ।

বুক কিপ ধাপ 3
বুক কিপ ধাপ 3

পদক্ষেপ 3. একটি স্প্রেডশীট ব্যবহার করুন।

আরও ম্যানুয়াল সিস্টেমের জন্য, লেনদেন রেকর্ড করার জন্য একটি স্প্রেডশিট সেট করার চেষ্টা করুন। এটি ম্যানুয়ালি করা যেতে পারে, শারীরিক লেনদেনের জার্নালগুলির সাথে, অথবা কম্পিউটারে একটি স্প্রেডশীট প্রোগ্রাম সহ। এই জার্নালগুলির ফর্ম্যাটিং আপনার উপর নির্ভর করে, তবে এতে নিম্নোক্ত বিষয়গুলি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:

  • সরবরাহকারী/ক্রেতার নাম
  • হিসাব নাম্বার
  • ব্যয়/রাজস্বের ধরন (যেমন অফিস সরবরাহ, কাঁচামাল)
  • চালান পাওয়ার/তৈরির তারিখ
  • বকেয়া/পরিশোধিত পরিমাণ
বুক কিপ ধাপ 4
বুক কিপ ধাপ 4

ধাপ 4. সামঞ্জস্যপূর্ণ হন।

আপনি যে কোনও সিস্টেমের জন্য, আপনার লেনদেনের ডেটা নিয়মিত এবং একইভাবে প্রতিবার প্রবেশ করতে ভুলবেন না। এটি নিশ্চিত হওয়া উচিত যে লেনদেনগুলি উপেক্ষা করা হয় না এবং আপনার ব্যবসার আর্থিক স্বাস্থ্যের সর্বাধুনিক ছবি রয়েছে। উপরন্তু, জার্নাল থেকে খাতায় তথ্য স্থানান্তরের জন্য একটি নিয়মিত সময়সূচী স্থাপন করা একটি ভাল ধারণা, সম্ভবত সাপ্তাহিক বা মাসিক ভিত্তিতে।

3 এর অংশ 2: লেনদেন সঠিকভাবে রেকর্ড করা

বুক কিপ ধাপ 5
বুক কিপ ধাপ 5

ধাপ 1. সমস্ত এন্ট্রির জন্য একই অ্যাকাউন্টিং পদ্ধতি ব্যবহার করুন।

দুই ধরনের অ্যাকাউন্টিং হল নগদ এবং এক্রুয়াল অ্যাকাউন্টিং পদ্ধতি। সংক্ষেপে, নগদ পদ্ধতি লেনদেন রেকর্ড করে যখন প্রকৃত নগদ হাত বদল করে, যেমন যখন কোন গ্রাহক কোন বস্তুর জন্য অর্থ প্রদান করে অথবা যখন আপনি কোন ব্যয়ের জন্য অর্থ প্রদান করেন। আদায় পদ্ধতি, তবে, লেনদেনের জন্য হিসাব করে, যখন সেই লেনদেন হয়, উদাহরণস্বরূপ যখন খরচ হয় বা যখন কোন গ্রাহক কোন জিনিস কিনে (কিন্তু অগত্যা টাকা লেনদেনের জন্য হাত বদল করে না)। আপনি কোন পদ্ধতিটি বেছে নেবেন তা আপনার নিজের লক্ষ্য এবং ব্যবসায়িক কৌশলগুলির উপর নির্ভর করবে।

বুক কিপ ধাপ 6
বুক কিপ ধাপ 6

ধাপ 2. দুটি অ্যাকাউন্টিং পদ্ধতির তুলনা করুন।

অ্যাকাউন্টিংয়ের নগদ পদ্ধতিটি সাধারণত ছোট ব্যবসাগুলিতে ব্যবহৃত হয় কারণ এটি কোম্পানির নগদ ব্যালেন্সের সঠিক উপস্থাপনা দেয়। ব্যবসা বাড়ার সাথে সাথে, কোম্পানির সঠিক নগদ ব্যালেন্স জানা এবং তার বর্তমান স্বাস্থ্যের পরিবর্তে ফোকাস করা কম গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে। এখানেই এক্রুয়াল পদ্ধতি আসে। যখন তারা সঞ্চয় করে এবং যখন উপার্জন করা হয় তখন রাজস্ব আদায় করার পরিবর্তে, অর্থ আদায়ের পদ্ধতি কোম্পানির আর্থিক স্বাস্থ্য নির্ধারণে অর্থ প্রদানের বিলম্বের প্রভাবকে অস্বীকার করে।

বুক কিপ ধাপ 7
বুক কিপ ধাপ 7

ধাপ which. কোন পদ্ধতিটি ব্যবহার করবেন তা ঠিক করুন

আইনগতভাবে, একটি কোম্পানি হিসাব পদ্ধতি বেছে নিতে পারে যতক্ষণ পর্যন্ত সেই কোম্পানির প্রতি বছর ৫ মিলিয়ন ডলারের কম আয় হয় অথবা, যদি এটি জনসাধারণের কাছে পণ্য বিক্রি করে, তাহলে মোট প্রাপ্তিতে $ ১ মিলিয়নেরও কম (সমস্ত রাজস্ব) আছে। এই স্তরের উপর রাজস্ব সহ যে কোনও কোম্পানিকে আইন অনুযায়ী, উপার্জন পদ্ধতি ব্যবহার করতে হবে।

একটি অ্যাকাউন্টিং পদ্ধতি বেছে নেওয়ার বিষয়ে আরও তথ্যের জন্য, দেখুন কিভাবে আপনার ব্যবসার জন্য নগদ এবং উপার্জিত অ্যাকাউন্টিংয়ের মধ্যে সিদ্ধান্ত নিতে হয়।

বুক কিপ ধাপ 8
বুক কিপ ধাপ 8

ধাপ 4. ডাবল এন্ট্রি বুক কিপিং ব্যবহার করুন।

অনেক ছোট ব্যবসা একক এন্ট্রি হিসাবরক্ষণ ব্যবহার করার ভুল করে। অর্থাৎ, তারা শুধুমাত্র একক একাউন্টে বা তার থেকে অর্থ স্থানান্তর হিসাবে লেনদেন রেকর্ড করে। যাইহোক, প্রতিটি ব্যবসায়িক লেনদেন কমপক্ষে দুটি অ্যাকাউন্টে সঞ্চালিত হয় এবং নির্ভুলতার জন্য এটি অবশ্যই রেকর্ড করা উচিত। একে ডাবল এন্ট্রি বুক কিপিং বলা হয়। এটি আপনাকে আপনার অর্থ ঠিক কোথা থেকে আসছে এবং কোথায় যাচ্ছে তা দেখতে দেয়।

  • উদাহরণস্বরূপ, নগদ ব্যবহার করে ইনভেন্টরি ক্রয় করলে ইনভেন্টরির বৃদ্ধি এবং নগদ অ্যাকাউন্টের হ্রাস হিসাবে রেকর্ড করা হবে। পর্যায়ক্রমে, ক্রেডিট পরিশোধকারী গ্রাহকের কাছে সেই তালিকা বিক্রয় করা হবে ইনভেন্টরিতে হ্রাস এবং গ্রহণযোগ্য অ্যাকাউন্টের বৃদ্ধি হিসাবে।
  • অ্যাকাউন্টিং জগতে, এগুলি সরকারী শর্তাবলী ব্যবহার করে রেকর্ড করা হবে, বিভিন্ন অ্যাকাউন্টে ডেবিট এবং ক্রেডিট হিসাবে। যদিও একজন হিসাবরক্ষক হিসাবে, এটি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ যে আপনি একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ সিস্টেম ব্যবহার করেন যা আপনার বোধগম্য হয়।
বুক কিপ ধাপ 9
বুক কিপ ধাপ 9

পদক্ষেপ 5. জার্নালে রেকর্ড লেনদেন।

প্রথমে, আপনার লেনদেনের পরিমাণের উপর নির্ভর করে লেনদেন শুধুমাত্র দৈনিক বা সাপ্তাহিক জার্নালে প্রবেশ করতে হবে। এই এন্ট্রিগুলিতে ক্রেতা/বিক্রেতা, পরিমাণ, তারিখ এবং লেনদেনের ধরন সহ লেনদেনের তথ্য অন্তর্ভুক্ত থাকবে। পরবর্তীতে, এই তথ্য শ্রেণীবদ্ধ করা হবে এবং খাতায় যুক্ত করা হবে। যাইহোক, আপাতত এটি শুধুমাত্র পরবর্তী ব্যবহারের জন্য তথ্য রেকর্ড করা গুরুত্বপূর্ণ। এন্ট্রি কোম্পানির নির্বাচিত অ্যাকাউন্টিং পদ্ধতি (নগদ বা আদায়) অনুযায়ী করা উচিত।

অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারের প্রবর্তন জার্নাল এবং লেজারগুলির দুই ধাপের প্রক্রিয়াটিকে প্রায় অচল করে দিয়েছে। সফ্টওয়্যারটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে খাতাটি আপডেট করবে, প্রক্রিয়াটি কেবলমাত্র লেনদেনগুলিকে ইনপুট করার মতো করে তোলে। যাইহোক, কিছু ব্যবসা এখনও জার্নাল-লেজার পদ্ধতি ব্যবহার করতে পছন্দ করে।

3 এর অংশ 3: একটি লেজার এ লেনদেন পোস্ট করা

বুক কিপ ধাপ 10
বুক কিপ ধাপ 10

ধাপ 1. অ্যাকাউন্টে পৃথক লেনদেন।

আপনার লেনদেনগুলি ট্র্যাক করার সর্বোত্তম উপায় হ'ল খাতায় থাকা বিভিন্ন অ্যাকাউন্টে তাদের আলাদা করা। সেট অ্যাকাউন্ট দিয়ে শুরু করে এবং প্রতিটি লেনদেনের সাথে তাদের যোগ বা বিয়োগ করে, আপনি টাকা কোথায় আসছে এবং কোথায় যাচ্ছে তার একটি পরিষ্কার চিত্র অর্জন করুন। এই অ্যাকাউন্টগুলি বিক্রয়ের মতো জেনেরিক হতে পারে বা নির্দিষ্ট কিছু নির্দিষ্ট ধরণের ইনভেন্টরির মতো হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, অটো গ্যারেজের জন্য তেলের তালিকাভুক্তির জন্য একটি সম্পূর্ণ অ্যাকাউন্ট সংরক্ষণ করা যুক্তিসঙ্গত হতে পারে। অ্যাকাউন্টগুলি ব্যবসায়ের মধ্যে পরিবর্তিত হবে, তবে সর্বনিম্ন নিম্নলিখিতগুলি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:

  • নগদ
  • অ্যাকাউন্ট গ্রহণযোগ্য (ক্রেডিট পরিশোধ করা গ্রাহকদের কাছ থেকে টাকা)
  • অ্যাকাউন্টস পরিশোধযোগ্য (সরবরাহকারীদের কাছে আপনার টাকা)ণ)।
  • বিক্রয় (প্রাথমিক কার্যক্রম থেকে আপনি যে উপার্জন করেন)।
  • ইনভেন্টরি
  • বিক্রয়ের খরচ (যে পণ্য আপনি উৎপাদন বা আপনার ব্যবসার জন্য কিনবেন)।
  • বেতন ভাতা (মজুরি)।
  • মালিকদের ইক্যুইটি (মালিকরা ব্যবসার মধ্যে যে পরিমাণ রেখেছে)।
  • বজায় রাখা উপার্জন (কোম্পানিতে পুনরায় বিনিয়োগ করা মুনাফা)।
বুক কিপ ধাপ 11
বুক কিপ ধাপ 11

ধাপ 2. নিয়মিত লেনদেন পোস্ট করুন।

আপনি কতবার জার্নাল থেকে খাতায় লেনদেন পোস্ট করবেন তা আপনার লেনদেনের পরিমাণের উপর নির্ভর করবে। এটি দৈনিক, সাপ্তাহিক বা এমনকি মাসিক হতে পারে। যাইহোক, এটি একটি ধারাবাহিকভাবে করা উচিত যাতে আপনি একটি অ্যাকাউন্টিং পিরিয়ড শেষে হঠাৎ করে কাজ নিয়ে অভিভূত না হন। আবার, অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার আপনাকে এই প্রক্রিয়াগুলিতে আপ টু ডেট থাকতে সহায়তা করবে।

বুক কিপ ধাপ 12
বুক কিপ ধাপ 12

ধাপ 3. আপনার লেজার অ্যাকাউন্ট বিশ্লেষণ করুন।

লেজার অ্যাকাউন্টগুলি মূলত কোম্পানির আর্থিক স্বাস্থ্যের পরিমাপের জন্য দরকারী। যদিও সত্যিকারের আর্থিক প্রতিবেদন পেশাগত হিসাবরক্ষকদের কাছে সবচেয়ে ভালভাবে ছেড়ে দেওয়া হয়, তবে সাধারণ তুলনা বা প্রতিবেদন তৈরি করতে যে কেউ লেজার অ্যাকাউন্টের তুলনা করতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, সাম্প্রতিক সময়ে আপনার কোম্পানি কিভাবে কাজ করেছে তার একটি সাধারণ ধারণা পেতে বিক্রয়কে ব্যয়ের সাথে তুলনা করুন। স্পষ্টতই, যদি বিক্রয় খরচের চেয়ে বেশি হয়, তাহলে আপনি মুনাফা অর্জন করছেন। আরো জটিল প্রতিবেদনের জন্য, একটি হিসাবরক্ষক বা অ্যাকাউন্টিং প্রোগ্রাম চালু করুন।

একটি খাতায় পোস্ট করা এবং সাধারণ প্রতিবেদন তৈরির বিষয়ে আরও তথ্যের জন্য, কীভাবে একটি অ্যাকাউন্টিং খাতা লিখতে হয় তা দেখুন।

ভিডিও - এই পরিষেবাটি ব্যবহার করে, কিছু তথ্য ইউটিউবের সাথে শেয়ার করা যেতে পারে।

পরামর্শ

  • আপনার সরবরাহকারীদের পেমেন্টের সময়সীমার কিছু দিন আগে পরিশোধ করতে ভুলবেন না, তা 30 দিন বা দীর্ঘ সময়ের জন্য। যদি আপনি সেদিন অর্থ প্রদান করতে ভুলে যান এবং সরবরাহকারীদের সাথে আপনাকে ভাল শর্তে রাখেন তবে এটি আপনাকে কিছুটা অবকাশ দেবে।
  • যদি আপনার ব্যবসা বাড়ার সাথে সাথে হিসাবরক্ষণ আপনার খুব বেশি সময় নিতে শুরু করে, তাহলে সাহায্য ভাড়া নেওয়া ভাল ধারণা হতে পারে। একজন শিক্ষিত হিসাবরক্ষক নিয়োগ করলে আপনি আপনার ব্যবসার আর্থিক স্বাস্থ্যের আরও সম্পূর্ণ এবং সঠিক চিত্র লাভ করতে পারবেন।

প্রস্তাবিত: