আপনি যদি কোন নিরাপত্তারক্ষী বা পুলিশ অফিসার কোন ঘটনার ঘটনাস্থলে মোতায়েন থাকেন, তাহলে বিস্তারিত এবং সঠিক রিপোর্ট লেখা আপনার কাজ সঠিকভাবে করার একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ। একটি ভাল ঘটনার প্রতিবেদন অপ্রয়োজনীয় তথ্যের উপর নজর না দিয়ে বা গুরুত্বপূর্ণ তথ্য না রেখে কী ঘটেছিল তার পুঙ্খানুপুঙ্খ বিবরণ দেয়। যথাযথ প্রোটোকল অনুসরণ করা, ঘটনাটি স্পষ্টভাবে বর্ণনা করা এবং একটি পালিশ রিপোর্ট জমা দেওয়া অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
ধাপ
3 এর অংশ 1: প্রোটোকল অনুসরণ
পদক্ষেপ 1. আপনার প্রতিষ্ঠান থেকে সঠিক ফর্মগুলি পান।
প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের একটি পৃথক প্রোটোকল রয়েছে একটি ঘটনা মোকাবেলা করার জন্য এবং একটি প্রতিবেদন দাখিলের জন্য।
- ফর্মগুলির সাথে যে কোনও নির্দেশাবলী অনুসরণ করুন। প্রতিটি সংস্থা একটি ভিন্ন বিন্যাস ব্যবহার করে, তাই নির্দেশিকাগুলিতে মনোযোগ দিন।
- কিছু ক্ষেত্রে আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের দ্বারা জারি করা একটি ফর্ম পূরণ করার জন্য দায়ী। অন্যান্য ক্ষেত্রে আপনাকে আপনার নিজের প্রতিবেদন টাইপ করতে বা লিখতে বলা হবে।
টিপ:
যদি সম্ভব হয়, ওয়ার্ড প্রসেসিং সফটওয়্যার ব্যবহার করে আপনার লিখুন। এটি আরও সুন্দর দেখাবে, এবং আপনি শেষ করার পরে এটিকে পালিশ করতে বানান চেক ব্যবহার করতে সক্ষম হবেন। আপনি যদি আপনার রিপোর্ট হাতে লিখেন, তাহলে কার্সিভ ব্যবহার না করে স্পষ্টভাবে মুদ্রণ করুন। আপনার 7s আসলে 1s কিনা তা অনুমান করে মানুষকে ছেড়ে যাবেন না।
ধাপ 2. মৌলিক তথ্য প্রদান করুন।
ঘটনা সম্পর্কে তথ্য দিয়ে আপনার ফর্মটি খালি থাকতে পারে। যদি তা না হয়, নিচের মৌলিক তথ্যগুলি স্পষ্টভাবে উল্লেখ করে একটি বাক্য দিয়ে প্রতিবেদনটি শুরু করুন:
- ঘটনার সময়, তারিখ এবং অবস্থান (সুনির্দিষ্ট হতে হবে; সঠিক রাস্তার ঠিকানা ইত্যাদি লিখুন)।
- আপনার নাম এবং আইডি নম্বর।
- আপনার প্রতিষ্ঠানের অন্যান্য সদস্যদের নাম যারা উপস্থিত ছিলেন
পদক্ষেপ 3. ঘটনার সাধারণ প্রকৃতি সম্পর্কে একটি লাইন অন্তর্ভুক্ত করুন।
ঘটনার ঘটনাস্থলে আপনার জন্য কী নিয়ে এসেছেন তা বর্ণনা করুন। যদি আপনি একটি কল পেয়ে থাকেন, কলটি বর্ণনা করুন এবং নোট করুন যে আপনি কখন এটি পেয়েছেন। কি ঘটেছে তা বর্ণনা করে একটি বস্তুনিষ্ঠ, বাস্তব বাক্য লিখুন।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি লিখতে পারেন যে একজন ব্যক্তিকে মাতাল এবং উচ্ছৃঙ্খল হওয়ার জন্য রিপোর্ট করার পরে আপনাকে একটি নির্দিষ্ট ঠিকানায় ডাকা হয়েছিল।
- মনে রাখবেন যে আপনি যা মনে করেন তা লিখতে পারেন না। সত্যের সাথে লেগে থাকুন এবং বস্তুনিষ্ঠ হন।
ধাপ 4. যত তাড়াতাড়ি সম্ভব রিপোর্ট শুরু করুন।
সম্ভব হলে ঘটনাটি একই দিন লিখুন। আপনি যদি এক বা দুই দিন অপেক্ষা করেন তবে আপনার স্মৃতিশক্তি কিছুটা অস্পষ্ট হতে শুরু করবে। ঘটনাটি সংঘটিত হওয়ার সাথে সাথে আপনার মনে রাখা দরকার এমন মৌলিক তথ্যগুলি আপনার লেখা উচিত। পরে প্রথম 24 ঘন্টার মধ্যে আপনার রিপোর্ট লিখুন।
3 এর অংশ 2: কী ঘটেছিল তা বর্ণনা করা
ধাপ 1. কি ঘটেছে তা বলার জন্য একটি প্রথম ব্যক্তির বিবরণ লিখুন।
আপনি ঘটনাস্থলে রিপোর্ট করার সময় ঠিক কী ঘটেছিল তার একটি কালানুক্রমিক বর্ণনা লিখুন।
- প্রতিবেদনে অন্তর্ভুক্ত প্রতিটি ব্যক্তির সম্পূর্ণ নাম ব্যবহার করুন। তালিকাভুক্ত করে আপনার রিপোর্টে প্রথমবারের মতো সব ব্যক্তিকে চিহ্নিত করুন: প্রথম, মধ্য এবং শেষ নাম; জন্ম তারিখ, জাতি, লিঙ্গ, এবং রেফারেন্স সরকার জারি সনাক্তকরণ নম্বর। পরবর্তী বাক্যে, আপনি কেবল তাদের প্রথম এবং শেষ নাম ব্যবহার করে তাদের উল্লেখ করতে পারেন: "ডো, জন" বা "জন ডো"। প্রতিটি ব্যক্তির কাজ আলাদাভাবে বর্ণনা করার জন্য একটি নতুন অনুচ্ছেদ শুরু করুন। কে, কী, কখন, কোথায়, এবং কেন কী ঘটেছিল তার উত্তর দিন।
- উদাহরণস্বরূপ, যখন উপরে উল্লিখিত পুলিশ অফিসার সেই বাসায় পৌঁছান যেখানে তিনি ফোন পেয়েছিলেন, তখন তিনি বলতে পারতেন: "আগমনের সময় অফিসার একটি সাদা শ্বেতাঙ্গকে দেখেছিলেন, যা এখন ডো, জন এডউইন নামে পরিচিত; জন্ম তারিখ: 1998-15-03; ক্যালিফোর্নিয়ার ড্রাইভারের লাইসেন্স 00789142536, উপরোক্ত অবস্থানের সামনের লনে (ডো, জেন) নামে পরিচিত একটি মহিলা সাদা, চিৎকার করে চিৎকার করে। জন জন ডো তাকে বলেছিলেন যে তিনি কাজ থেকে বাড়ি এসেছিলেন এবং আবিষ্কার করেছিলেন যে তার জন্য রাতের খাবার তৈরি করা হয়নি। তারপর তিনি বলেছিলেন যে তার স্ত্রী মিসেস জেন ডো তার জন্য ডিনার প্রস্তুত না করায় তিনি বিরক্ত হয়েছিলেন।"
- যদি সম্ভব হয়, প্রত্যক্ষদর্শীদের এবং ঘটনার সাথে জড়িত অন্যান্য ব্যক্তিদের সরাসরি উদ্ধৃতি অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না। উদাহরণস্বরূপ, উপরের পরিস্থিতিতে, অফিসার লিখতে পারেন "জেন আমাকে বলেছিল 'জনি পাগল ছিল কারণ আমি ঠিক সময়ে ডিনার প্রস্তুত করিনি।'"
- যা ঘটেছে তার মধ্যে আপনার নিজের ভূমিকার সঠিক বর্ণনা অন্তর্ভুক্ত করুন। যদি কাউকে আটকে রাখার জন্য আপনাকে শারীরিক শক্তি ব্যবহার করতে হয়, তাহলে তার উপর চকচকে করবেন না। আপনি কীভাবে পরিস্থিতি এবং তার পরিণতি পরিচালনা করেছেন তা জানান।
ধাপ 2. পুঙ্খানুপুঙ্খ হতে।
যতটুকু মনে রাখতে পারেন লিখুন - যত বিস্তারিত, তত ভাল। রিপোর্ট পড়ার লোকদের জন্য কিছু ভুল ভাবে ব্যাখ্যা করার জায়গা ছেড়ে দেবেন না। আপনার রিপোর্ট খুব লম্বা বা শব্দহীন হওয়ার বিষয়ে চিন্তা করবেন না। গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হল কি ঘটেছে তার একটি সম্পূর্ণ চিত্র রিপোর্ট করা।
- উদাহরণস্বরূপ, "আমি যখন এসেছি, তার মুখ লাল ছিল" বলার পরিবর্তে, আপনি বলতে পারেন, "যখন আমি পৌঁছলাম, সে চিৎকার করছিল, শ্বাস ছাড়ছিল, এবং তার মুখ রাগে লাল ছিল।" দ্বিতীয় উদাহরণটি প্রথমটির চেয়ে ভাল কারণ কারও মুখ লাল হওয়ার একাধিক কারণ রয়েছে, কেবল তারা রাগান্বিত নয়।
- অথবা, "আমি ঘটনাস্থলে আসার পরে, তিনি আমার দিকে চার্জ করলেন" বলার পরিবর্তে, আপনার বলা উচিত "যখন আমি ঘটনাস্থলে পৌঁছলাম তখন আমি উভয় পক্ষকে যুদ্ধ বন্ধ করার দাবি করেছিলাম। একটা নি breathশ্বাস নেওয়ার পর এবং আমার দিকে তাকানোর পর, সে দ্রুত আমার দিকে দৌড়াতে শুরু করল এবং তার হাত ধরেছিল যেন সে আমাকে আঘাত করতে চলেছে।
ধাপ 3. সঠিক হোন।
রিপোর্টে এমন কিছু লিখবেন না যা আপনি নিশ্চিত নন যে আসলে ঘটেছে। রিপোর্ট হিয়ারসকে হিয়ারসেই বলে, সত্য হিসেবে নয়।
- উদাহরণস্বরূপ, যদি কোন সাক্ষী আপনাকে বলে যে সে কাউকে বেড়ার উপর দিয়ে লাফ দিয়ে পালিয়ে যেতে দেখেছে, তাহলে স্পষ্টভাবে ইঙ্গিত করে যে আপনার ঘটনার প্রতিবেদনটি একজন সাক্ষীর অ্যাকাউন্টের উপর ভিত্তি করে; এটি এখনও প্রমাণিত সত্য নয়।
- উপরন্তু, যদি আপনি সাক্ষী আপনাকে যা বলেছিলেন তা রিপোর্ট করছেন, তবে সাক্ষীর আচরণ সম্পর্কে আপনার মনে আছে এমন কিছু লিখুন। যদি তাদের বিবৃতি পরে বিতর্কের কারণ হয়, আপনার প্রতিবেদনটি কার্যকর হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, এটা জানা সহায়ক হবে যে একজন সাক্ষী আপনাকে কী ঘটেছিল তা বলার সময় উত্তেজিত হয়ে উপস্থিত হয়েছিল, অথবা যদি তারা খুব শান্ত এবং সমানভাবে মনে হয়।
ধাপ 4. পরিষ্কার হোন।
কি ঘটেছে তা বর্ণনা করার জন্য ফুলের, বিভ্রান্তিকর ভাষা ব্যবহার করবেন না। আপনার লেখা স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত। সংক্ষিপ্ত, বিন্দু, সত্য-ভিত্তিক বাক্যগুলি ব্যবহার করুন যা ব্যাখ্যার জন্য জায়গা ছেড়ে দেয় না।
- আপনার লেখা পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত রাখুন।
- উপরন্তু, আইনি বা প্রযুক্তিগত শব্দ ব্যবহার করবেন না: উদাহরণস্বরূপ, "P. O. V." এর পরিবর্তে "ব্যক্তিগত যান" বলুন (ব্যক্তিগত মালিকানাধীন যানবাহন), এবং "অপরাধের দৃশ্য" সাধারণ সংখ্যাযুক্ত কোডের পরিবর্তে যা পুলিশ সাধারণত অন্যদের তাদের আগমনের বিষয়ে অবহিত করতে ব্যবহার করে।
- সংক্ষিপ্ত, বিন্দু বাক্যগুলি ব্যবহার করুন যা সত্যগুলিকে জোর দেয় এবং এটি ব্যাখ্যার জন্য জায়গা ছেড়ে দেয় না। "আমার মনে হয় সন্দেহভাজন তার স্ত্রীর কাছে ফিরে যেতে চেয়েছিল, কারণ তার কাছে গিয়ে তার কাছে গিয়ে তাকে ধরার সময় তার খারাপ উদ্দেশ্য ছিল বলে মনে হয়," লিখুন "সন্দেহভাজন [নাম সন্নিবেশ করান] তার স্ত্রীর কাছে [নাম] এবং জোর করে তাকে কব্জি দিয়ে জড়িয়ে ধরে।"
ধাপ 5. সৎ হোন।
আপনি কীভাবে পরিস্থিতি সামাল দিয়েছেন তা নিয়ে গর্বিত না হলেও, আপনি একটি সৎ অ্যাকাউন্ট লিখুন। আপনি যদি কোন অসত্য কিছু লিখেন তাহলে তা পরবর্তীতে দেখা দিতে পারে, আপনার কাজকে বিপদে ফেলতে পারে এবং ঘটনার সাথে জড়িতদের জন্য সমস্যা সৃষ্টি করতে পারে। সত্য বলার মাধ্যমে আপনি এবং আপনার প্রতিষ্ঠানের প্রতিনিধিত্বের অখণ্ডতা রক্ষা করুন।
3 এর অংশ 3: প্রতিবেদন পালিশ করা
ধাপ 1. মৌলিক তথ্য দুবার পরীক্ষা করুন।
আপনার রিপোর্টে তালিকাভুক্ত মৌলিক তথ্য (নামের বানান, তারিখ, সময় এবং ঠিকানা, লাইসেন্স প্লেট নম্বর ইত্যাদি) নিশ্চিত করার জন্য পরীক্ষা করুন।
আপনার প্রতিবেদনের বিবৃতি আপনার সহকর্মীদের বক্তব্যের সাথে মিলেছে তা নিশ্চিত করার চেষ্টা করবেন না। ব্যক্তিগতভাবে দায়ের করা রিপোর্ট গ্যারান্টি দেয় যে একটি ঘটনার একাধিক অ্যাকাউন্ট বেঁচে থাকে। ঘটনার প্রতিবেদন পরে আদালতে হাজির হতে পারে। আপনি যদি আপনার রিপোর্টের তথ্য অন্যের রিপোর্টের সাথে মিলিয়ে পরিবর্তন করেন, তাহলে আপনাকে জরিমানা করা যেতে পারে।
পদক্ষেপ 2. আপনার রিপোর্ট সম্পাদনা করুন এবং প্রুফরিড করুন।
এটি সুসংগত এবং সহজে বোঝা যায় তা নিশ্চিত করার জন্য এটি পড়ুন। নিশ্চিত করুন যে আপনি এমন কোন তথ্য ছাড়েননি যা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত ছিল। বিবরণীতে সুস্পষ্ট ফাঁকগুলি সন্ধান করুন যা আপনাকে পূরণ করতে হতে পারে।
- বানান এবং ব্যাকরণ ত্রুটির জন্য এটি আরও একবার পরীক্ষা করুন।
- অনুভূতি এবং আবেগ বর্ণনা করে এমন শব্দের মতো বিষয়গত বা বিচারমূলক হিসাবে দেখা যেতে পারে এমন শব্দগুলি সরান।
পদক্ষেপ 3. আপনার ঘটনার রিপোর্ট জমা দিন।
যে ব্যক্তি বা বিভাগের কাছে আপনার প্রতিবেদন পাঠাতে হবে তার নাম খুঁজুন। যখন সম্ভব হয়, ব্যক্তিগতভাবে একটি ঘটনার রিপোর্ট জমা দিন এবং নিজেকে আরও প্রশ্নের উত্তর দিতে বা ব্যাখ্যা দেওয়ার জন্য উপলব্ধ করুন। এমন পরিস্থিতিতে যেখানে একটি ঘটনার রিপোর্ট অবশ্যই মেইল বা ই-মেইল করা উচিত, আপনার রিপোর্টটি প্রাপ্ত হয়েছে কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য 10 দিনের মধ্যে একটি ফোন কল অনুসরণ করুন।