একজন মিটিং ফ্যাসিলিটেটর হলেন একজন ব্যক্তি মিটিংয়ে নেতৃত্ব দেওয়ার জন্য দায়ী। মোটকথা, ফ্যাসিলিটেটরের উদ্দেশ্য হল সভাটি সংগঠন থেকে শুরু করে, সমাপ্তি পর্যন্ত নির্বিঘ্নে চলছে তা নিশ্চিত করা। একটি সুবিধাজনক সভা নিশ্চিত করা উচিত যে সভার সমস্ত লক্ষ্য তার সমাপ্তির মাধ্যমে পূরণ করা হয়। এইভাবে, একজন ভাল সুবিধাপ্রাপ্ত ব্যক্তি নিশ্চিত করবে যে সকল উপস্থিতিরা মিটিংয়ের উদ্দেশ্য বুঝতে পারে, নিশ্চিত করুন যে সমস্ত উপস্থিতির চাহিদা পূরণ হয়েছে, নিশ্চিত করুন যে সভাটি নির্বিঘ্নে প্রবাহিত হয়েছে এবং পূর্ণ অংশগ্রহণ নিশ্চিত করবে।
ধাপ
3 এর 1 ম অংশ: একটি সফল সভার জন্য ভিত্তি স্থাপন
ধাপ ১. প্রস্তুতি গুরুত্বপূর্ণ তাই একটি এজেন্ডা দিয়ে শুরু করুন।
যদিও একজন ফ্যাসিলিটেটরকে মিটিংয়ে মিশতে হবে এবং তাদের কাজকে সহজ করে তুলতে হবে, এটা খুবই গুরুত্বপূর্ণ যে তারা মিটিংয়ের জন্য ব্যাপকভাবে প্রস্তুতি নেয়। একটি এজেন্ডা লেখা দিয়ে শুরু করুন। একটি ভাল কর্মসূচিতে মিটিংয়ের মূল বিষয়গুলি অন্তর্ভুক্ত করা হবে এবং সেইসাথে পর্যাপ্ত বিবরণ প্রদান করা হবে যাতে অংশগ্রহণকারীরা জানতে পারে কোথায় থাকতে হবে এবং কী আশা করতে হবে।
- সেশনের শুরু এবং শেষের সময়গুলি লক্ষ্য করুন, সেইসাথে প্রতিটি সেশনের বাস্তবসম্মত সময়সীমা লক্ষ্য করুন, যাতে মিটিংটি সময়মতো চলে।
- মিটিংয়ে উপস্থিত প্রত্যেকের উপর প্রভাব ফেলে এমন বিষয় নির্বাচন করুন। আলোচনার জন্য যে বিষয়গুলি সম্পর্কে বৈঠকে উপস্থিত আছেন তাদের কাছ থেকে ইনপুট নেওয়ার চেষ্টা করুন।
- মিটিংয়ে সংলাপ উদ্দীপিত করার জন্য যেসব প্রশ্নের উত্তর প্রয়োজন, সেগুলোকে প্রশ্ন হিসেবে তুলে ধরার চেষ্টা করুন।
- আলোচনার উদ্দেশ্য কী তা লক্ষ্য করুন। এটা কি তথ্যের জন্য, কোন সমস্যা সমাধানের জন্য, নাকি সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য?
- সভায় অংশগ্রহণকারীদের কীভাবে প্রস্তুতি নেওয়া উচিত তা উল্লেখ করুন।
পদক্ষেপ 2. আমন্ত্রণের তালিকা পরিকল্পনা করুন।
এর জন্য একটি সূক্ষ্ম ভারসাম্য প্রয়োজন। যদি উপস্থিতিতে খুব কম বা খুব বেশি লোক থাকে তবে আপনি একটি অনুৎপাদনশীল মিটিংয়ের ঝুঁকি চালান। আপনি কেবলমাত্র সেই ব্যক্তিদেরই আমন্ত্রণ জানাতে চান যারা আপনাকে সভার লক্ষ্যে পৌঁছাতে সাহায্য করবে। নিজেকে নিম্নলিখিতগুলি জিজ্ঞাসা করুন।
- ইস্যুতে মূল সিদ্ধান্ত গ্রহণকারীরা কারা?
- আলোচিত তথ্য সম্পর্কে কে সবচেয়ে বেশি জ্ঞাত?
- বিষয়গুলিতে কার নিহিত আগ্রহ আছে?
- যে সিদ্ধান্তগুলি নেওয়া হয় তা কারা বাস্তবায়ন করবে?
- কিছু বিশেষজ্ঞ পরামর্শ দেন যে 8 জনকে মিটিংয়ে আমন্ত্রণ জানানো হবে যেখানে সিদ্ধান্ত নেওয়া দরকার। বিপরীতে, তারা 18 জন ব্যক্তির পরামর্শ দেয় যখন সভার উদ্দেশ্য মস্তিষ্কের জন্য।
পদক্ষেপ 3. ইমেলের মাধ্যমে আমন্ত্রণগুলি পাঠান।
আপনার অংশগ্রহণকারীদের আমন্ত্রণ জানানোর একটি সহজ উপায় হল একটি ইমেল পাঠানো। আপনার ইমেইলে মিটিংয়ের সংক্ষিপ্ত পরিচিতি দেওয়া উচিত। এটি তারিখ, সময় এবং সম্ভবত একটি RSVP সময়সীমা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। এজেন্ডা ইমেইলের সাথে সংযুক্ত করা উচিত।
একটি RSVP প্রয়োজন alচ্ছিক, কিন্তু এটি আপনাকে সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের জন্য একটি উপযুক্ত পরিমাণ উপকরণ প্রস্তুত করার অনুমতি দেবে।
ধাপ a. একজন ভালো ফ্যাসিলিটেটর কী করে তা নিয়ে ভাবতে শুরু করুন
একজন মিটিং চলাকালীন একজন ফ্যাসিলিটেটর কী করেন তা প্রতিফলিত করে, আপনি যখন কাজটি করার পালা আসে তখন আপনার কাছ থেকে কী প্রত্যাশা করা হয় তা জানার জন্য আপনি একটি ভাল অবস্থানে থাকবেন। একজন ভাল সুবিধাপ্রাপ্ত ব্যক্তির অনেকগুলি বৈশিষ্ট্য থাকবে যা তাকে সময়, মানুষ এবং বিভিন্ন মতামত পরিচালনা করতে সাহায্য করে। এই বৈশিষ্ট্যগুলি প্রথম দিকে বিকাশ করা ভাল।
- মানুষ এবং তাদের ধারণার মূল্য দিন। একজন অংশগ্রহণকারী একটি ধারণা উপস্থাপন করার পরে একজন ভাল সুবিধাভোগী তার নিজের প্রশংসা প্রকাশ করবেন। এমন কিছু বলুন যেমন "ধন্যবাদ সামান্থা, সেগুলো খুবই দরকারী পয়েন্ট যা আমাদেরকে সমস্যাটি নিয়ে অন্যভাবে চিন্তা করতে সাহায্য করে।" এটি করার মাধ্যমে, আপনি নিশ্চিত করবেন যে প্রতিটি ব্যক্তি এবং ধারণা শোনা হয়েছে এবং অন্যরাও কথা বলার বিষয়ে আত্মবিশ্বাসী হবে।
- আপনার পায়ের আঙ্গুলের উপর থাকুন। মিটিংয়ের সময় আপনাকে বিভিন্ন পরিস্থিতিতে প্রতিক্রিয়া জানাতে হবে। এই বিভিন্ন পরিস্থিতিতে আপনাকে দ্রুত ভাবতে হবে এবং সাড়া দিতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, যদি কেউ অর্থপূর্ণ পরামর্শ প্রদান করে, দ্রুত তাদের প্রশংসা করুন, তাহলে অবিলম্বে অন্য একজন অংশগ্রহণকারীর সন্ধান করুন যিনি সেই চিন্তাধারাকে গড়ে তুলতে চাইছেন। যদি কেউ একটি খারাপ বিষয় উত্থাপন করে যা বিষয় থেকে দূরে থাকে, তবে, মন্তব্যে ভালটি তুলে ধরার জন্য আপনার যথাসাধ্য চেষ্টা করুন এবং অন্য একজন অংশগ্রহণকারীর সন্ধান করুন যিনি আপনার যা ভাল মনে করেছিলেন তা তৈরি করবেন।
- ভালোভাবে কথা বলুন। রুমের সবাই আপনাকে বোঝে এটা গুরুত্বপূর্ণ। আপনি যুক্তিসঙ্গত ভলিউমে কথা বলতে চাইবেন যাতে সবাই শুনতে পায়। স্পষ্টভাবে কথা বলুন এবং বিড়বিড় বা বচসা করবেন না। মিটিং -এর সবাই যদি পরিভাষার সাথে পরিচিত হয় তবেই জারগন ব্যবহার করার ব্যাপারে যত্ন নিন।
3 এর 2 অংশ: সভার জন্য মঞ্চ নির্ধারণ
পদক্ষেপ 1. অবস্থানের পরিকল্পনা করুন এবং আসবাবপত্র সাজান।
মিটিংটি মুখোমুখি হতে যাচ্ছে কিনা, স্ক্রিনের মাধ্যমে ভার্চুয়াল মিটিং, অথবা দুটির সমন্বয়ে আপনাকে বিবেচনা করতে হবে। সভার বিন্যাসের উপর নির্ভর করে, আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে চেয়ার, টেবিল এবং প্রজেক্টর স্ক্রিন সহ সমস্ত আসবাবপত্র এবং হার্ডওয়্যার রয়েছে। একটি সভার জন্য আসবাবপত্র সেট আপ করার বিভিন্ন সম্ভাব্য উপায় আছে।
- একটি গোল টেবিল সেট আপ আলোচনা ভিত্তিক মিটিংয়ের জন্য সাহায্য করবে।
- সারি সারি চেয়ার সহ একটি সেটিং প্রধান ফোকাস হিসাবে একটি স্পিকার প্রতিষ্ঠার জন্য ভাল। এই সেট-আপটি ভালভাবে কাজ করে যখন মূল উদ্দেশ্য হল আলোচনার চেয়ে তথ্য পৌঁছে দেওয়া।
- একটি থিয়েটার সেট-আপ রুমের সামনে একটি টেবিল এবং স্পিকারের একটি প্যানেল সামনে বসার অনুমতি দেয়। বক্তারা বিন্যাসের মতো প্যানেল স্পিকারের সামনে সারিতে বসবেন।
- একটি শ্রেণীকক্ষের সেট-আপে চেয়ারের সারির সামনে টেবিল রয়েছে যাতে উপস্থিতদের নোট নেওয়ার অনুমতি দেওয়া হয় যখন স্পিকার সভার কেন্দ্রবিন্দু থাকে।
- মিটিংয়ের জন্য U- আকৃতির সেট-আপ ব্যবহার করুন যেখানে আপনি অংশগ্রহণকারীদের একে অপরের সাথে দেখা করতে চান এবং প্রয়োজনে ইন্টারঅ্যাক্ট করতে চান।
- খোলা এবং অংশগ্রহণমূলক হিসাবে সভার জন্য কেন্দ্রে আপনার সাথে একটি বৃত্তে চেয়ারগুলি সেট করুন।
ধাপ 2. মিটিং এ যারা যোগদান করেন তাদের জন্য সরবরাহ করুন।
একটি সম্পূর্ণভাবে প্রস্তুত ফ্যাসিলিটেটর উপস্থিতদের কলম, নোটপ্যাড, ওয়ার্কবুক, হ্যান্ডআউট এবং মিটিংয়ের জন্য প্রয়োজনীয় অন্যান্য সরঞ্জাম সরবরাহ করবে। ভার্চুয়াল মিটিংয়ের জন্য সময়ের আগে আপনার কোনও লগ-ইন তথ্য সরবরাহ করতে হবে কিনা তাও বিবেচনা করুন। এমন একটি বোর্ড স্থাপন করা উচিত যাতে মানুষ এবং উপস্থাপক সকলের নোট নিতে পারে, সম্ভবত একটি ফ্লিপ চার্ট বা হোয়াইট বোর্ড। এটি মিটিংকে আরও মসৃণভাবে প্রবাহিত করে, অংশগ্রহণকারীদের মিটিংয়ের সময় নির্দিষ্ট সময়ে তাদের প্রশ্নের উত্তর দিতে দেয়।
সভার দৈর্ঘ্যের উপর নির্ভর করে, আপনার অংশগ্রহণকারীদের পানীয় (কফি), স্ন্যাকস, জল এবং/অথবা ক্যান্ডি সরবরাহ করার কথা ভাবুন।
ধাপ the. সভাটি আসার সময় একটি ইমেল অনুস্মারক পাঠান
মানুষ ব্যস্ত, এবং অনুস্মারক ছাড়া, এটা সম্ভব যে তারা একটি আসন্ন সভা সম্পর্কে ভুলে যাবে। যারা মিটিং হওয়ার জন্য নির্ধারিত হওয়ার দুই দিন আগে উপস্থিত থাকবেন তাদের জন্য রিমাইন্ডার পাঠানোর চেষ্টা করুন।
- আপনি যদি RSVP- এ আমন্ত্রিতদের জিজ্ঞাসা করেন, তাহলে আপনি একটি রিমাইন্ডার পাঠাতে পারেন যে তাদের নির্দিষ্ট সময়সীমার আগে RSVP করতে হবে।
- আপনার রিমাইন্ডার ইমেলে জিজ্ঞাসা করতে ভুলবেন না যে কেউ পরিকল্পনা পরিবর্তন করেছে কিনা।
3 এর 3 ম অংশ: আপনার ভূমিকা জানা সভার সুবিধার্থে
ধাপ 1. তাড়াতাড়ি মিটিং এ পৌঁছান।
ফ্যাসিলিটেটর হিসেবে আপনারা মিটিং এ আগত প্রত্যেককে শুভেচ্ছা জানাতে উপস্থিত থাকবেন। রুমে যাওয়ার সময় হয় তাদের হাত নাড়ুন অথবা টেলি-কনফারেন্সে লগ ইন করার সময় তাদের অভ্যর্থনা জানান। এটি মিটিংয়ে একটি উষ্ণ পরিবেশ তৈরি করবে যখন দেখাবে যে আপনি সিরিয়াস এবং আলোচনার জন্য প্রস্তুত।
পদক্ষেপ 2. সময়মত সভা শুরু করুন এবং উদ্দেশ্যগুলি স্পষ্ট করুন।
যদিও মিটিংয়ে প্রত্যেকেই এজেন্ডা গ্রহণ করবে, উদ্দেশ্যগুলি পুনরায় প্রবর্তনের মাধ্যমে, সমস্ত উপস্থিতি একই পৃষ্ঠায় শুরু হবে। এটি সভার জন্য সুর নির্ধারণ করতে এবং অবিলম্বে মানুষকে সঠিক পথে নিয়ে যেতে সাহায্য করবে।
- আপনি সভার শুরুতে গৃহস্থালির ঘোষণা দিতে পারেন, যার মধ্যে বিরতির সময়, অগ্নি প্রস্থান এবং বিশ্রামাগারের অবস্থান সম্পর্কে তথ্য রয়েছে।
- আপনি মিটিংয়ে কারা যোগ দিচ্ছেন তার উপর নির্ভর করে মিথস্ক্রিয়া করার নিয়ম তৈরির কথাও ভাবতে পারেন। বিধিমালার মধ্যে থাকতে পারে একে অপরের পারস্পরিক শ্রদ্ধা দেখানো, বিষয় নিয়ে থাকা, ব্যক্তির পরিবর্তে সমস্যাকে আক্রমণ করা, আলোচনায় বন্ধ করা এবং অন্যদের বাধা না দেওয়া।
ধাপ all. উপস্থিত সকলকে কথা বলার মাধ্যমে সভা পরিচালনা করুন।
প্রত্যেকেরই মিটিং পরিচালনা করার এবং বক্তাদের বিষয় রাখার জন্য আলাদা পদ্ধতি রয়েছে। একটি গুরুত্বপূর্ণ পদ্ধতি হল নিশ্চিত করা যে কথোপকথন এবং আলোচনা এক বা দুই জন দ্বারা প্রভাবিত হয় না। নিশ্চিত হোন যে আপনি যে কেউ একটি পয়েন্ট করতে চান এবং তাদের চিন্তা জিজ্ঞাসা করে তাদের কথা বলার সুযোগ দিতে পারেন তাদের জন্য সন্ধান করছেন।
বলুন সামান্থা নামে একজন সহকর্মী আগ্রহী দেখায় কিন্তু এখনও অবদান রাখে নি। আপনি বলার চেষ্টা করতে পারেন: "সামান্থা, হাতের সমস্যাটি কীভাবে আপনার বিভাগ এবং আপনি বিশেষভাবে প্রভাবিত করে?"
ধাপ the. বিষয়টিতে লেগে থাকুন।
ফ্যাসিলিটেটরের কাজ হল সকল উপস্থিতি বা বক্তাকে বিষয়ের উপর রাখা। অফ-টার্গেট ট্যানজেন্টের অনুমতি দিলে আপনার সময়সূচী বন্ধ হয়ে যাবে এবং এর মানে হতে পারে যে মিটিং তার কাঙ্ক্ষিত ফলাফলে পৌঁছাবে না। যদি আপনি টপিকের বাইরে আলোচনার বিষয়টি অনুভব করেন, তাহলে সরাসরি বিষয়টির সাথে সম্পর্কিত প্রশ্ন করে কথোপকথনটি পুনirectনির্দেশিত করুন।
- যদি কথোপকথন চলতে শুরু করে, আপনি বলতে পারেন: "কিন্তু আমরা যে বিষয়টি নিয়ে আজ আলোচনা করছি তা কীভাবে প্রভাবিত করে?" অথবা, "এগুলো সবই খুব আকর্ষণীয় বিষয়। আমাদের এগুলো পরের তারিখে আলোচনা করা উচিত কিন্তু, আপাতত, আসুন আমরা বিষয়টির দিকে হাত দেই।"
- আপনি যে ধারণাগুলি উত্থাপিত হয়েছিল তা পতাকাঙ্কিত করতে এবং পরবর্তী সভায় বা অন্য উপায়ে তাদের সম্বোধন করতে চাইতে পারেন। এইভাবে আপনি সেই স্পর্শকাতর ধারণাগুলিকে যথাযথভাবে সম্মান করতে পারেন এবং উপস্থিতদের কাউকে অপমান না করতে পারেন।
ধাপ ৫. কঠিন পরিস্থিতির জন্য একটি পরিকল্পনা করুন এবং সেগুলো নিষ্ক্রিয় করুন।
যদি আপনি অনুভব করেন যে অংশগ্রহণকারীরা উত্তপ্ত বিতর্কে যাওয়ার পথে রয়েছেন, তাহলে অন্য একজনকে নিয়ে আসুন যা আপনি জানেন যে বিষয়টি নিয়ে কথা বলবে। মূলত, আপনি আরও সংলাপ আনার মাধ্যমে একটি বিতর্কের অবসান ঘটাতে চাইবেন। দ্বন্দ্বের ক্ষেত্রে, আপনি উভয় পক্ষের কথা শুনতে পারেন এবং বিরোধী পক্ষগুলিকে একত্রিত করার জন্য সাধারণ ভিত্তি চিহ্নিত করতে পারেন।
একটি কঠিন পরিস্থিতির ক্ষেত্রে, আপনি বলতে পারেন: "এটা স্পষ্ট যে আপনি উভয়েই বিভিন্ন দিক থেকে আসছেন। যাইহোক, আপনি স্পষ্টতই এই সমস্যাটির গুরুত্বের সাথে একমত তাই আসুন আমরা আমাদের শক্তিকে একটি পারস্পরিক উপকারী ফলাফল খুঁজে বের করার চেষ্টা করি।"
ধাপ 6. প্রশ্নের উত্তর এবং পুন redনির্দেশ।
ফ্যাসিলিটেটর হিসেবে আপনি উপস্থিতদের কাছ থেকে প্রশ্ন নিতে পারবেন যতক্ষণ আপনি সঠিক উত্তর দেওয়ার অবস্থানে থাকেন। যদি তা না হয়, তাহলে আপনার প্রশ্নটি মিটিংয়ে এমন কাউকে উল্লেখ করা উচিত যিনি সঠিকভাবে উত্তর দেওয়ার জন্য আরও ভাল অবস্থানে আছেন।
যদি আপনি একটি প্রশ্নের উত্তর জানেন না, আপনি বলতে পারেন: "এটি একটি চমৎকার প্রশ্ন। যাইহোক, আমি মনে করি সামান্থা এই বিষয়ে আরও ভালভাবে অবগত। সামান্থা, আপনার চিন্তা কি?"
ধাপ 7. সংক্ষিপ্ত বিবরণ এবং ফলাফল সহজ।
সভার সময় নোট নিন এবং নিশ্চিত করুন যে আপনি সমস্ত মূল ধারণা এবং মতামত লিখছেন। একটি নির্দিষ্ট বিষয়ে আলোচনার সমাপ্তিতে, যদি সহায়ক কী বলা হয়েছিল এবং যে সিদ্ধান্তে পৌঁছেছিল তার পর্যালোচনা প্রদান করে তবে এটি সহায়ক।
উপস্থিত প্রতিটি ব্যক্তির দ্বারা করা মূল পয়েন্টগুলি সংক্ষিপ্ত করার জন্য আপনার যথাসাধ্য চেষ্টা করুন। এছাড়াও, যে বিষয়গুলো সমাধান করা হয়েছে সেগুলো তুলে ধরুন।
ধাপ Ask. জিজ্ঞাসা করুন কিভাবে মিটিং শেষ হয়েছে।
মিটিং ফ্যাসিলিটেটর হিসেবে আপনার উন্নতির জন্য মতামত অপরিহার্য। আপনি নিম্নলিখিতগুলি জিজ্ঞাসা করার বিষয়ে ভাবতে পারেন: এজেন্ডাটি কি একটি ভাল সময়ে বিতরণ করা হয়েছিল? অংশগ্রহণকারীরা কতটা প্রস্তুত ছিলেন? প্রতিটি বিষয়ের জন্য বরাদ্দ সময় কি কাজ করেছে? আলোচনার জন্য যথেষ্ট সময় ছিল? কিভাবে রুম সেট আপ উন্নত করা যেতে পারে?
- সভার পরপরই অংশগ্রহণকারীদের কাছে পাঠানো একটি ইমেইল জরিপের মাধ্যমে মতামত সংগ্রহ করা যেতে পারে।
- ফলাফল পর্যালোচনা করতে ভুলবেন না এবং পরবর্তী সভার জন্য প্রয়োজনীয় পরিবর্তন করুন।
পরামর্শ
- মনে রাখবেন যে একটি মিটিং সহজতর করার জন্য আপনাকে বিষয়বস্তু নিয়ে অতিরিক্ত উদ্বিগ্ন হওয়ার দরকার নেই। পরিবর্তে, প্রক্রিয়াটি নিয়ে উদ্বিগ্ন হোন।
- নির্ধারিত বিরতির সময় ধরে থাকুন।
- যারা গ্রুপকে সম্বোধন করতে চান না তাদের জন্য মিটিংয়ের পরে থেকে অংশগ্রহণকারীদের জন্য উপলব্ধ থাকুন।