তারা ব্যবসা, বিনোদন বা সহায়তার জন্য হোক না কেন, সভাগুলি একটি গোষ্ঠীকে অনেক তথ্য প্রদানের একটি অপরিহার্য উপায়। একটি গোষ্ঠীর সামনে কথা বলা ভীতিজনক হতে পারে, বিশেষ করে যখন মিটিংটি ট্র্যাক করা আপনার কাজ। যদিও এটি প্রথমে চাপের মতো মনে হতে পারে, যতক্ষণ না আপনি আপনার উদ্বোধনী মন্তব্য প্রস্তুত করবেন, আপনার সময়টি ভালভাবে পরিচালনা করবেন এবং আপনার পয়েন্টগুলি পরিষ্কারভাবে পাবেন ততক্ষণ একটি সভা শুরু করা সহজ হতে পারে।
ধাপ
3 এর মধ্যে 1 পদ্ধতি: উদ্বোধনী মন্তব্যগুলি প্রস্তুত করা
ধাপ 1. একটি ব্যবসায়িক বৈঠকের জন্য খসড়া খোলার মন্তব্য।
আপনি কোন খোলার বিবৃতি পরিকল্পনা শুরু করার আগে একটি মিটিং ফর্ম্যাট সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নিন। উপস্থিত সদস্যদের স্বীকৃতি দেওয়ার জন্য ব্যবসা এবং বোর্ড সভায় আরো আনুষ্ঠানিক উদ্বোধনী মন্তব্য থাকা উচিত। আরও নৈমিত্তিক মিটিংয়ের জন্য শব্দগুলি ছোট করে রাখুন, বিশেষ করে যখন অংশগ্রহণকারীদের নিজেদের পরিচয় দেওয়ার জন্য একটি বরাদ্দ সময় থাকে। অনলাইনে কীভাবে একটি নৈমিত্তিক মিটিং শুরু করবেন তার জন্য আপনি টেমপ্লেটগুলি খুঁজে পেতে পারেন।
- গোলটেবিল বৈঠকে হয়তো তেমন প্রস্তুতির প্রয়োজন নেই, যেহেতু প্রতিটি সদস্য মিটিংয়ের একটি ভিন্ন অংশের নেতৃত্ব দেয়।
- উদাহরণস্বরূপ, এই বলে একটি মিটিং শুরু করুন: "স্বাগতম! আমাদের ত্রৈমাসিক বাজেট সভায় আসার জন্য আমি সবাইকে ধন্যবাদ জানাতে চাই। আমরা শুরু করার আগে, আমি চাই আপনারা সবাই আমার সাথে এজেন্ডাটি দেখুন।
ধাপ 2. সভার উদ্দেশ্য পরিষ্কারভাবে বলুন।
নিশ্চিত করুন যে মিটিংয়ের উপস্থিত সবাই বুঝতে পারছেন যে আপনি কী আলোচনা করবেন। যদি আপনি একটি স্পষ্ট লক্ষ্য বা উদ্দেশ্য প্রতিষ্ঠা না করেন তাহলে মানুষের জন্য ফোকাস করা অনেক কঠিন হবে। আপনি তাদের অভিবাদন জানানোর পরে তাদের কী আশা করা উচিত তা তাদের জানান।
- একটি ব্যবসায়িক পরিবেশে, আপনি কিছু বলতে পারেন যেমন: "এই সভার উদ্দেশ্য হল এই ত্রৈমাসিকের বাজেট কাটার একটি উপায় বের করা।"
- আরও নৈমিত্তিক সেটিংসের জন্য, আপনি থাকতে পারেন, "আসুন এই বিষয়ে আমাদের চিন্তাভাবনা এবং অভিজ্ঞতা শেয়ার করি।"
পদক্ষেপ 3. কোন বিভ্রান্তি এড়াতে একটি এজেন্ডা অনুসরণ করুন।
কোন নতুন কথোপকথনে ঝাঁপ দেওয়ার আগে বৈঠকটি কী কাভার করবে তা পর্যালোচনা করুন। বিভিন্ন বিষয় বিভিন্ন আলোচনার দিকে নিয়ে যেতে পারে, যা যদি আপনি একটি পরিকল্পিত কর্মসূচি অনুসরণ না করেন তবে তা দ্রুত প্রসারিত হতে পারে। একটি এজেন্ডা থাকা মিটিংকে ট্র্যাক এবং বিষয়ের উপর রাখতে সাহায্য করে এবং অংশগ্রহণকারীদের মিটিং কতক্ষণ চলে তা পর্যবেক্ষণ করার একটি উপায় দেয়।
স্পষ্টভাবে বলুন যদি এজেন্ডার একটি নির্দিষ্ট অংশ শুধুমাত্র একজন ব্যক্তির জন্য প্রযোজ্য হয়। মিটিং এ কোন বিভ্রান্তি এড়ানোর জন্য, কে কোন কাজের দায়িত্বে আছেন তা প্রতিষ্ঠিত করুন। উদাহরণস্বরূপ, বলুন, "জন বাজেটের সমস্ত কাগজপত্র পরিচালনা করবে। আপনার কোন প্রশ্ন থাকলে তার সাথে কথা বলুন।"
3 এর মধ্যে পদ্ধতি 2: দক্ষতার সাথে মিটিং চালানো
ধাপ 1. সময়সূচী থাকার জন্য সময়মত মিটিং শুরু করুন।
নিশ্চিত করুন যে মিটিং তার নির্ধারিত সময়ে শুরু হয়েছে। আপনি সকল সভায় অংশগ্রহণকারীদের দেখাতে চান যে তাদের সময় মূল্যবান। সময়মত মিটিং শুরু করার মাধ্যমে, আপনি পারস্পরিক শ্রদ্ধার পরিবেশ তৈরি করছেন। সময়ানুবর্তিতা পরবর্তীতে প্রশ্নের জন্য সময়ও সহজ করে তোলে।
সময়মত মিটিং শেষ করতে ভুলবেন না।
ধাপ 2. শৃঙ্খলা বজায় রাখার জন্য যে কোন মূল নিয়ম পর্যালোচনা করুন।
আপনি শুরু করার আগে সভা নীতি সম্পর্কে উপস্থিতদের মনে করিয়ে দিন। মিটিংয়ের উপর নির্ভর করে, আপনার অন্যদের তুলনায় আরও বেশি নিয়ম থাকতে পারে।
- উদাহরণস্বরূপ, একটি সমর্থন সভায় সদস্যদের জন্য একটি গোপনীয়তা অনুস্মারক থাকতে পারে। একটি ব্যবসায়িক সভায় অংশগ্রহণকারীদের কথা বলার সময় সম্পূর্ণ এবং সুনির্দিষ্ট হওয়ার বিষয়ে একটি নিয়ম থাকতে পারে।
- সভার শুরুতে এই নিয়মগুলি প্রতিষ্ঠা করুন। যদি আপনি এলোমেলো সময়ে সেগুলো তুলে আনেন তাহলে কোনো নিয়ম প্রয়োগ করা অনেক কঠিন হবে।
- উদাহরণস্বরূপ, একটি ব্যবসায়িক সভায়, আপনি বলতে পারেন: "যদি এই ত্রৈমাসিকের বাজেটে আপনার কোন সমস্যা থাকে, তাহলে দয়া করে আমার সাথে ব্যক্তিগতভাবে কথা বলার জন্য মিটিং শেষ হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করুন।"
পদক্ষেপ 3. অংশগ্রহণকারীদের নিজেদের পরিচয় দেওয়ার জন্য সময় দিন।
অংশগ্রহণকারীদের হ্যালো বলার এবং একে অপরের নাম জানার সুযোগ দিন। সদস্যদের পরিচিতিগুলি সমর্থন গোষ্ঠীর জন্য আরও প্রয়োজনীয় এবং মূল্যবান, যেহেতু প্রতিটি অংশগ্রহণকারী সভা জুড়ে কথা বলবেন। একটি আনুষ্ঠানিক পরিবেশে ভূমিকাগুলি মূল্যবান হতে পারে, তবে নিশ্চিত করুন যে তারা মিটিংয়ের কর্মসূচির আইটেমগুলি থেকে দূরে সরে যাবে না।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি আনুষ্ঠানিক সভায় এটি বলতে পারেন: "আমরা শুরু করার আগে, আমি রুমের চারপাশে যেতে চাই যাতে প্রতিটি ব্যক্তি কোম্পানির মধ্যে তাদের নাম এবং অবস্থান বলতে পারে।"
- একটি নৈমিত্তিক সভায়, আপনি বলতে পারেন: "আসুন আমরা বৃত্তের চারপাশে যাই এবং নিজেদের পরিচয় করি। আপনি এই সপ্তাহে আপনার সাথে ঘটে যাওয়া একটি ইতিবাচক এবং একটি নেতিবাচক বিষয়ও ভাগ করতে পারেন।
ধাপ 4. প্রশ্ন এবং মন্তব্যের জন্য একটি সময় নির্ধারণ করুন।
নিশ্চিত করুন যে অংশগ্রহণকারীদের তাদের কণ্ঠ শোনার সুযোগ আছে। সভার এজেন্ডায় একটি নির্দিষ্ট আইটেম অন্তর্ভুক্ত করার চেষ্টা করুন যা প্রশ্নের উত্তর এবং প্রতিক্রিয়া শোনার জন্য নিবেদিত। অংশগ্রহণকারীরা যদি তারা চলে যাওয়ার সময় বিভ্রান্ত বোধ করে, তারা মনে করতে পারে যে পুরো সভাটি সময়ের অপচয় ছিল।
উপস্থিতদের কাছ থেকে যে কোনও বিষাক্ত আচরণ বন্ধ করুন। যদিও খোলা যোগাযোগ গুরুত্বপূর্ণ, প্যাসিভ-আক্রমনাত্মক কথোপকথন একটি মিটিংকে উত্তেজিত এবং অস্বস্তিকর করে তোলে। যদি আপনি মনে করেন যে আপনার অংশগ্রহণকারীদের জন্য নিষ্ক্রিয়-আক্রমণাত্মক মন্তব্য একটি গুরুতর সমস্যা হতে পারে, সভার শুরুতে বিষাক্ত আচরণ সম্পর্কে একটি মন্তব্য করুন।
পদ্ধতি 3 এর 3: আপনার পয়েন্ট জুড়ে
ধাপ 1. একটি স্পষ্ট কথা বলার জন্য সংক্ষিপ্ত ভাষায় কথা বলুন।
আনুষ্ঠানিক ব্যবসায়িক মিটিং সেটিংয়ে অপ্রয়োজনীয় ফিলার ভাষা ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন। আরও নৈমিত্তিক পরিবেশে, আপনি কাকে সম্বোধন করতে পারেন সে বিষয়ে যেকোন বিভ্রান্তি দূর করতে বন্ধুত্বপূর্ণ এবং আমন্ত্রণমূলক ভাষা ব্যবহার করার চেষ্টা করুন। আপনার নিজের ভাষাকে সুগম করার মাধ্যমে, আপনি সামগ্রিকভাবে মিটিংয়ের দক্ষতাকেও সহজতর করছেন।
- উদাহরণস্বরূপ, একটি আনুষ্ঠানিক সভায়, "যান্ত্রিক সমস্যার কারণে আমাদের কাগজপত্র বিতরণ করতে অসুবিধা হচ্ছে" বলার পরিবর্তে বলুন, "প্রিন্টার ভেঙে যাওয়ায় আমরা কোনো অনুলিপি তৈরি করতে পারি না।"
- একটি নৈমিত্তিক বৈঠকে বলুন, "আসুন আমরা সবাই এই সপ্তাহে ঘটেছে এমন কিছু ভাল কিছু শেয়ার করি" যাতে এটা স্পষ্ট হয় যে আপনি পুরো গোষ্ঠীকেই সম্বোধন করছেন।
ধাপ 2. একটি বিন্দুতে জোর দেওয়ার জন্য বিরতিগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন।
আপনার বক্তৃতায় কৌশলগত স্থানগুলি বেছে নিন এক বা দুই বিরতি অন্তর্ভুক্ত করার জন্য, কারণ এটি শ্রোতাকে আপনার পরবর্তী কথার প্রতি আরও মনোযোগ দিতে সহায়তা করে। বিরতি আপনাকে আপনার শ্বাস নিতে এবং আপনি পরবর্তীতে কী বলতে চান তা মানসিকভাবে পর্যালোচনা করতে দেয়। ধীরে ধীরে এবং স্পষ্টভাবে কথা বলুন যাতে সবাই আপনাকে শুনতে এবং বুঝতে পারে।
ধাপ clear. স্পষ্ট, সক্রিয় ক্রিয়া ব্যবহার করে বিন্দুতে যান।
এমনভাবে কথা বলুন যা স্পষ্ট এবং কার্যকরী হয় যাতে লোকেরা তাৎক্ষণিকভাবে বুঝতে পারে যে আপনি কি বলতে চাচ্ছেন। প্যাসিভ ভয়েস ব্যবহার না করার চেষ্টা করুন, যা আপনার বক্তৃতা থেকে সরাসরি পদক্ষেপ নেবে। একটি সক্রিয় ভয়েস সহ আপনার পয়েন্ট একটি প্যাসিভ ভয়েসের চেয়ে অনেক বেশি সরাসরি এবং মসৃণভাবে আসে।
উদাহরণস্বরূপ, "আমরা আমাদের লক্ষ্যে পৌঁছেছি" বলার পরিবর্তে বলুন, "লক্ষ্য অর্জন করা হয়েছে।"
ধাপ 4. অপ্রয়োজনীয় ভাষা এড়িয়ে চলুন যাতে আপনি একটি স্পষ্ট কথা বলতে পারেন।
আপনার কথা বলার চেষ্টা করার সময় অপ্রয়োজনীয় শব্দ ব্যবহার করবেন না। আপনি যখন কিছু শব্দে আপনার বক্তব্য তুলে ধরতে পারেন তখন তার চেয়ে দীর্ঘ বিবৃতি দেওয়ার দরকার নেই।
- যে কোনো ধরনের বৈঠকে, "ঘনিষ্ঠতা" এবং "বিশেষ আগ্রহ" এর মতো শব্দগুলি সংক্ষিপ্ত করা যেতে পারে "সান্নিধ্য" এবং "আগ্রহ" যখন আপনি কথা বলবেন।
- উদাহরণস্বরূপ, বলুন, "এই প্রকল্পটি দুপুরের মধ্যে শেষ করতে হবে" এই পরিবর্তে বলুন, "এই প্রকল্পটি দুপুর ১২ টার মধ্যে সম্পন্ন করতে হবে।"