কিভাবে একটি সভা বাতিল করবেন: 10 টি ধাপ (ছবি সহ)

সুচিপত্র:

কিভাবে একটি সভা বাতিল করবেন: 10 টি ধাপ (ছবি সহ)
কিভাবে একটি সভা বাতিল করবেন: 10 টি ধাপ (ছবি সহ)

ভিডিও: কিভাবে একটি সভা বাতিল করবেন: 10 টি ধাপ (ছবি সহ)

ভিডিও: কিভাবে একটি সভা বাতিল করবেন: 10 টি ধাপ (ছবি সহ)
ভিডিও: একটি সংগঠনের বিভিন্ন পদের নাম এবং পদের দায়িত্ব/SL TV 1 2024, মার্চ
Anonim

জীবন অনির্দেশ্য এবং কখনও কখনও আপনাকে কেবল একটি সভা বাতিল করতে হবে। যেকোনো অসুবিধা কমাতে এবং বিনয়ী হওয়ার জন্য, যত তাড়াতাড়ি এটা পরিষ্কার হয়ে যাবে যে আপনি মিটিং করতে পারবেন না। সম্ভব হলে ২ hours ঘণ্টা আগে নোটিশ দিন। বিনয়ী এবং শ্রদ্ধাশীল হোন এবং পুনর্নির্ধারণের জন্য অন্যদের ক্যালেন্ডারে কাজ করার প্রস্তাব দিন। অথবা, যদি একাধিক ব্যক্তি মিটিংয়ে যোগদান করার জন্য প্রস্তুত থাকে, তাহলে আপনি আপনার জায়গায় কাউকে ফোন করতে বা পাঠাতে পারেন কিনা তা খুঁজে বের করুন যাতে আপনাকে অন্য সময় খুঁজে বের করতে না হয় যা প্রত্যেকের জন্য কাজ করে।

ধাপ

2 এর মধ্যে 1 পদ্ধতি: ভদ্রভাবে একটি সভা বাতিল করা

একটি সভা বাতিল করুন ধাপ 1
একটি সভা বাতিল করুন ধাপ 1

পদক্ষেপ 1. আগাম একটি সভা বাতিল করতে আপনার ক্ষমা ইমেল করুন।

আপনি যদি 24 ঘন্টা বা তার বেশি আগে বাতিল করে থাকেন, একটি ইমেল ভাল কাজ করে। যতটা সম্ভব মাথা উঁচু করে দিন। এইভাবে, অন্য ব্যক্তি তাদের সময়সূচী পরিবর্তন করতে পারে। যদি তারা খুব ব্যস্ত থাকে, অগ্রিম বিজ্ঞপ্তি একটি বিশাল পার্থক্য করতে পারে।

  • একটি ইমেইল প্রায়ই একটি ফোন কলের চেয়ে বেশি কার্যকরী হয় কারণ প্রাপক তা দ্রুত এক মিনিট বা তারও কম সময়ে স্কিম করতে পারে, কিন্তু আপনি নিশ্চিত নন যে কেউ যদি আপনার মেসেজটি শেষ মিনিটে পাঠায় তাহলে সে দেখতে পাবে।
  • যদি অন্য ব্যক্তি আপনার মিটিংয়ের জন্য শহরের বাইরে থেকে ভ্রমণ করে থাকেন, তাহলে তারা বাড়ি যাওয়ার আগে পুনcheনির্ধারণের জন্য যথাসাধ্য চেষ্টা করুন। যদি তারা এখনও শহরে না আসে, অন্তত 2 দিনের নোটিশ দেওয়ার চেষ্টা করুন যাতে তারা প্রয়োজনে ভ্রমণ পরিকল্পনা বাতিল করতে পারে।
একটি সভা বাতিল করুন ধাপ 2
একটি সভা বাতিল করুন ধাপ 2

ধাপ ২। যদি আপনি পারেন তবে শেষ মিনিটের বাতিলের জন্য কল করুন।

যদি আপনি একটি মিটিং বাতিল করেন যা দিনের মধ্যে হওয়ার কথা, অন্য ব্যক্তিকে একটি কল দিন। অন্যথায়, তারা মিটিংয়ের আগে ইমেলটি দেখতে পাবে না এবং আপনার জন্য অপেক্ষা করে সময় নষ্ট করতে পারে।

  • এরকম কিছু বলুন, "আমি জানি আজ আমাদের দেখা হওয়ার কথা ছিল, কিন্তু আমাকে আমার বাচ্চাটি নিতে হয়েছিল, যেটি স্কুলে অসুস্থ হয়ে পড়েছিল। আমি বিকেলে বাইরে ছিলাম, তোমার কি সকালে দেখা করার সময় আছে?"
  • আপনি যদি ফোনে এটি করতে না পারেন তবে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব ইমেল করুন।
একটি সভা বাতিল করুন ধাপ 3
একটি সভা বাতিল করুন ধাপ 3

পদক্ষেপ 3. সংক্ষিপ্তভাবে বাতিল করার জন্য আপনার কারণ দিন।

মিটিং বাতিল করা প্রায়ই অন্যদের জন্য সমস্যা সৃষ্টি করে যারা আপনার প্রত্যাশা করছিল। খুব বেশি বিশদে না গিয়ে কেন আপনি এটি তৈরি করতে পারবেন না তা তাদের জানানো শালীনতা। অন্যথায়, তারা ধরে নিতে পারে যে আপনি শুধু দেখানোর মত মনে করেন নি।

  • উদাহরণস্বরূপ, আপনার অসুস্থতার বিবরণে না গিয়ে আপনি অসুস্থ বলে একটি সভা মিস করার যথেষ্ট কারণ।
  • যদি অন্য কোন মিটিং বা অ্যাপয়েন্টমেন্ট আসে যা আপনি মিস করতে পারেন না, কেবল বলুন যে আপনার একটি অপ্রত্যাশিত সময়সূচী দ্বন্দ্ব ছিল। অন্যের জন্য একটি মিটিং খনন করা অসভ্য হতে পারে, তাই বিশদটি অস্পষ্ট রাখা ঠিক আছে।
একটি মিটিং বাতিল করুন ধাপ 4
একটি মিটিং বাতিল করুন ধাপ 4

ধাপ 4. অজুহাত তৈরি করা এড়িয়ে চলুন।

যদি আপনার কোন মিটিং মিস করার একটি বৈধ কারণ থাকে, তাহলে এটি সম্পর্কে একটু কথা বলা ঠিক আছে। যাইহোক, যদি আপনার কোন কারণ না থাকে তবে একটি আপ করবেন না। লোকেরা বলতে পারবে যে আপনি কিছু তৈরি করছেন এবং এটি অসভ্য হয়ে উঠবে।

  • যদি আপনি কেবল একটি মিটিং পর্যন্ত অনুভব না করেন তবে এটি সাধারণ রাখুন। উদাহরণস্বরূপ: "ব্যক্তিগত কিছু এসেছে এবং আমার আজকের মিটিং পুন resনির্ধারণ করা দরকার।"
  • খুব প্রায়ই জেনেরিক অজুহাত ব্যবহার করবেন না। যদি "ব্যক্তিগত কিছু" মাসে একবার বা তার বেশি আসে, আপনার সহকর্মীরা আপনাকে একটি ফ্লেক হিসাবে ভাবতে শুরু করবে।
একটি মিটিং বাতিল করুন ধাপ 5
একটি মিটিং বাতিল করুন ধাপ 5

ধাপ ৫. আন্তরিকভাবে ক্ষমা প্রার্থনা করুন।

যদি আপনি আন্তরিকভাবে ক্ষমা প্রার্থনা করেন তাহলে মিটিং বাতিল করা অনেক ভালো হবে। আপনি যে কারণে এটি বাতিল করছেন এবং অসুবিধার জন্য আপডেট করার জন্য এটি যুক্ত করুন।

এমন কিছু বলার চেষ্টা করুন, "আমি জানি আপনার সময় কতটা মূল্যবান এবং আমি শিডিউলিং দ্বন্দ্বের জন্য ক্ষমা চাইতে চাই। আমি আমার নোট সংযুক্ত করছি যাতে আপনি দেখতে পারেন যাতে আমরা আমাদের ফলো-আপ মিটিংকে সুসংহত করতে পারি।"

একটি সভা বাতিল করুন ধাপ 6
একটি সভা বাতিল করুন ধাপ 6

পদক্ষেপ 6. অন্যান্য অংশগ্রহণকারীদের সময়কে সম্মান করুন।

যদি আরও অনেক লোক উপস্থিত হতে থাকে, তবে সচেতন থাকুন যে সভা সম্পূর্ণভাবে বাতিল করা একাধিক মানুষের জন্য অসুবিধার কারণ হতে পারে। যদি সম্ভব হয়, বাতিল করা এড়িয়ে চলুন এবং পরিবর্তে অন্য সমাধান দিন।

উদাহরণস্বরূপ, আপনি কল করতে পারেন, আপনার বিভাগের অন্য সদস্যকে পূরণ করতে পাঠাতে পারেন, অথবা ইমেল দ্বারা অবদান রাখার জন্য আপনার প্রাসঙ্গিক তথ্য পাঠাতে পারেন।

2 এর পদ্ধতি 2: একটি সভার পুনulingনির্ধারণ

একটি সভা বাতিল করুন ধাপ 7
একটি সভা বাতিল করুন ধাপ 7

ধাপ 1. যত দ্রুত সম্ভব পুনcheনির্ধারণের পরিকল্পনা করুন।

সম্ভাবনা আছে, বৈঠকটি সময়-সংবেদনশীল তথ্যের জন্য প্রথম স্থানে নির্ধারিত ছিল। কোনও অসুবিধা কমানোর জন্য দু -একদিনের মধ্যে পুনcheনির্ধারণের সুবিধাজনক সময় নিয়ে আসুন।

একটি মিটিং বাতিল করুন ধাপ 8
একটি মিটিং বাতিল করুন ধাপ 8

ধাপ 2. অন্য ব্যক্তির সময়সূচী অনুযায়ী যতটা সম্ভব কাজ করুন।

যেহেতু আপনি একটি সম্ভাব্য অসুবিধার সৃষ্টি করছেন, তাই অন্য ব্যক্তির সময়সূচী অনুযায়ী কাজ করা ভদ্র। যাইহোক, শুধুমাত্র যখন আপনি আসলে উপলব্ধ দেখা করার প্রস্তাব। আপনি পুনরায় সময়সূচী করতে চান না।

জিজ্ঞাসা করুন, "পুনর্নির্ধারণের জন্য আপনার জন্য কোন সময়টি সুবিধাজনক হবে? বৃহস্পতিবার বিকেলে আমি অনুপলব্ধ, কিন্তু আমি সকালে বা অন্য দিনে আপনার জন্য সময় দিতে পারি।"

একটি সভা বাতিল করুন ধাপ 9
একটি সভা বাতিল করুন ধাপ 9

ধাপ your. যখন আপনি উপলভ্য না থাকবেন তখন আপনার ক্যালেন্ডারে সময় বন্ধ করুন

যখন আপনি আপনার মিটিং পুন resনির্ধারণ করছেন তখন মাথাব্যাথা এড়ানোর জন্য, আপনি যে সময় উপলব্ধ থাকবেন না তা বন্ধ করুন। তারপরে, আপনি আরও দ্বন্দ্বের মধ্যে না পড়ে পুনর্নির্ধারণের সম্ভাব্য সময়গুলি স্পষ্টভাবে ভাগ করতে পারেন।

যদি আপনি দেখতে পান যে মিটিংয়ের মধ্যে দিনের বেলায় আপনার একটু কম সময় প্রয়োজন, আপনার ক্যালেন্ডারে এটি বন্ধ করুন যাতে লোকেরা আপনাকে সেই উইন্ডোর সময় উপলব্ধ হিসাবে দেখতে না পায়।

একটি সভা বাতিল করুন ধাপ 10
একটি সভা বাতিল করুন ধাপ 10

ধাপ the। মিটিংটিকে একটি ফোন কলে পরিণত করার প্রস্তাব দিন।

যদি আপনি মিটিং করতে না পারেন তার কারণ ট্রাফিক, আবহাওয়া বা এমন কিছু বিষয় যা আপনাকে শারীরিকভাবে সেখানে যেতে বাধা দেয়, তার পরিবর্তে মিটিংটিকে একটি ফোন কল করার প্রস্তাব দিন। সভায় যেতে না পারার জন্য ক্ষমা প্রার্থনা করুন। প্রয়োজন হলে ব্যক্তিগতভাবে ফলোআপ করার জন্য সময় দিন।

উদাহরণস্বরূপ, এমন কিছু বলুন, "আমি খুব দু sorryখিত যে আমি অফিসে যেতে পারব না। হাইওয়েতে একটি দুর্ঘটনা ঘটেছিল এবং আমি থমকে আছি। আমি জানি এটা আমাদের জন্য কতটা গুরুত্বপূর্ণ উত্পাদন সম্পর্কে আপনার উদ্বেগের কথা বলতে। আমরা কি ফোনে এটি পরিচালনা করতে পারি?"

প্রস্তাবিত: