মিনিট কিভাবে নেবেন (ছবি সহ)

সুচিপত্র:

মিনিট কিভাবে নেবেন (ছবি সহ)
মিনিট কিভাবে নেবেন (ছবি সহ)

ভিডিও: মিনিট কিভাবে নেবেন (ছবি সহ)

ভিডিও: মিনিট কিভাবে নেবেন (ছবি সহ)
ভিডিও: প্রতিবার 3GB ও 150 মিনিট | GP unlimited free internet and minutes | GP internet offer | #internet 2024, মার্চ
Anonim

আপনি যে কমিটির অন্তর্গত সেই কমিটির সেক্রেটারি হিসেবে আপনি নির্বাচিত হয়েছেন বা নিযুক্ত হয়েছেন। অভিনন্দন! আপনি কিভাবে মিনিট নিতে, প্রস্তুত করতে এবং উপস্থাপন করতে জানেন? আপনি আইনী বাইবেল রবার্টের নিয়মাবলী অনুসরণ করছেন বা কম আনুষ্ঠানিক সেটিংয়ে কয়েক মিনিট সময় নিচ্ছেন, এখানে অনুসরণ করার গুরুত্বপূর্ণ পদ্ধতিগুলি এখানে।

ধাপ

নমুনা মিনিট

Image
Image

নমুনা মিটিং মিনিট

উইকিহাউ এবং সমর্থন করুন সব নমুনা আনলক করুন.

Image
Image

নমুনা ব্যবসায়িক মিটিং মিনিট

উইকিহাউ এবং সমর্থন করুন সব নমুনা আনলক করুন.

Image
Image

বোর্ড সভার নমুনা

উইকিহাউ এবং সমর্থন করুন সব নমুনা আনলক করুন.

4 এর অংশ 1: আগাম প্রস্তুতি

মিনিট ধাপ 1 নিন
মিনিট ধাপ 1 নিন

পদক্ষেপ 1. আপনার প্রতিষ্ঠানের মিটিং নীতিগুলি জানুন।

সচিব যদি আনুষ্ঠানিক মিনিট নিতে পারেন বলে আশা করা হয়, তাহলে জিজ্ঞাসা করুন যে গ্রুপটি রবার্টের নিয়মাবলী অনুসরণ করে নাকি অন্য কোন নির্দেশিকা। আরও অনানুষ্ঠানিক সেটিংসে, মিনিটগুলিতে কী অন্তর্ভুক্ত করা উচিত বা কীভাবে সেগুলি ব্যবহার করা হবে তা জিজ্ঞাসা করুন।

  • মিনিট টেকার হিসাবে, আপনাকে অর্ডারের সম্পূর্ণ নিয়মগুলির সাথে নিজেকে পরিচিত করার দরকার নেই। যাইহোক, একটি কপি অর্জন (বা চেয়ারম্যানের ধার করা) নির্দিষ্ট প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার জন্য দরকারী হতে পারে।
  • আপনার ভূমিকাও জানুন। কিছু মিনিট সচিব সভায় অংশগ্রহণ করেন না, অন্যরা আলোচনায় অবদান রাখার সময় কয়েক মিনিট সময় নেন। উভয় ক্ষেত্রেই সচিব এমন কেউ হওয়া উচিত নয় যার আরেকটি প্রধান ভূমিকা আছে, যেমন চেয়ারম্যান বা ফ্যাসিলিটেটর।
মিনিট ধাপ 2 নিন
মিনিট ধাপ 2 নিন

ধাপ 2. আগাম একটি টেমপ্লেট প্রস্তুত করুন।

প্রতিটি সভার কার্যবিবরণীতে একই তথ্য থাকবে। একটি টেমপ্লেট রেফারেন্সের সুবিধার জন্য একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ বিন্যাস তৈরি করে। নিম্নলিখিত তথ্যের জন্য সর্বনিম্ন স্থান অন্তর্ভুক্ত করুন।

  • সংস্থার নাম.
  • মিটিংয়ের ধরন। এটি কি একটি নিয়মিত সাপ্তাহিক বা বার্ষিক সভা, একটি ছোট কমিটির সভা, অথবা একটি বিশেষ উদ্দেশ্যে আহ্বান করা একটি সভা?
  • তারিখ, সময় এবং স্থান। শুরু এবং শেষ সময়ের জন্য স্থান ছেড়ে দিন (আহ্বান এবং স্থগিত করা)।
  • চেয়ারম্যান বা সভা নেতার নাম এবং সচিবের নাম (অথবা তাদের বিকল্প)।
  • "অংশগ্রহণকারীদের" এবং "অনুপস্থিতির ক্ষমা" তালিকা। এটি উপস্থিতি পত্রের জন্য একটি অভিনব শব্দ। কোরাম আছে কিনা তা লক্ষ্য করুন (ভোটের জন্য যথেষ্ট লোকের সংখ্যা)।
  • আপনার স্বাক্ষরের জন্য স্থান। মিনিট টেকার হিসাবে, আপনি সর্বদা আপনার কাজে স্বাক্ষর করবেন। আপনার প্রতিষ্ঠানের নীতি অনুযায়ী মিনিট অনুমোদিত হলে অতিরিক্ত স্বাক্ষরের প্রয়োজন হতে পারে।
  • একটি এজেন্ডা, যদি একটি প্রদান করা হয়। যদি চেয়ারম্যান বা মিটিং ফ্যাসিলিটেটর আপনাকে এজেন্ডার খসড়া তৈরি করতে না বলেন, তাহলে অনুরোধের ভিত্তিতে তাদের একটি পাওয়া উচিত। রেফার করার জন্য একজন থাকা আপনাকে আপনার মিটিং নোট সংগঠিত করতে সাহায্য করবে।
মিনিট ধাপ 3 নিন
মিনিট ধাপ 3 নিন

ধাপ 3. আপনার সাথে একটি নোটবুক বা ল্যাপটপ আনুন।

নিশ্চিত করুন যে আপনি যা নিয়ে আসছেন তা এমন কিছু যা আপনি আরামদায়ক। যদি আপনি প্রায়শই মিনিট লিখতে থাকেন, এই উদ্দেশ্যে একটি নোটবুক রাখুন, অথবা আপনার কম্পিউটারে একটি ফোল্ডার তৈরি করুন।

  • আপনি যদি আগের কোনো মিটিং -এ কয়েক মিনিট সময় নেন এবং সেগুলি অনুমোদনের জন্য জমা দেওয়া না হয়, তাহলে সেগুলিও আপনার সঙ্গে আনতে ভুলবেন না।
  • যদিও একটি অডিও রেকর্ডার আপনাকে কয়েক মিনিট পরে প্রতিলিপি করতে সাহায্য করতে পারে, এটি নোট গ্রহণের বিকল্প নয়। যদি আপনি মিটিং রেকর্ড করেন, নিশ্চিত করুন যে সবাই সম্মতি দিচ্ছে এবং একটি শব্দ-প্রতি-শব্দ প্রতিলিপি তৈরির প্রলোভনে পড়বে না।
  • একটি শর্টহ্যান্ড শেখা নোট গ্রহণের গতি বাড়িয়ে দেবে, কিন্তু কয়েক মিনিট সময় নেওয়ার জন্য আপনাকে প্রতিটি শব্দ নামাতে সক্ষম হতে হবে না। আসলে, আপনার এটা করা থেকে বিরত থাকা উচিত।
  • যদি আপনাকে মিটিংয়ের সময় প্রকাশ্যে নোট নিতে বলা হয়, তাহলে একটি ওভারহেড প্রজেক্টর বা উপস্থাপনা ইজেল ব্যবহার করুন। নিশ্চিত করুন যে আপনি নোটগুলিকে ধোঁয়াশা ছাড়াই পরে বাড়িতে নিয়ে যেতে পারবেন যাতে আপনি সেগুলি মিনিট টাইপ করতে ব্যবহার করতে পারেন।

4 এর অংশ 2: মিটিং নোট গ্রহণ

মিনিট ধাপ 4 নিন
মিনিট ধাপ 4 নিন

পদক্ষেপ 1. একটি উপস্থিতি পত্রক বিতরণ করুন।

যত তাড়াতাড়ি সবাই উপস্থিত হয়, প্রতিটি ব্যক্তির নাম এবং যোগাযোগের তথ্য লেখার জন্য স্থান সহ একটি একক কাগজ (খুব বড় বৈঠকের জন্য আরও) বিতরণ করুন। আপনি আপনার টেমপ্লেটের অংশগ্রহণকারীদের বিভাগ পূরণ করার জন্য মিটিংয়ের পরে এটি ব্যবহার করতে পারেন, অথবা স্বয়ংক্রিয় শীটটি সম্পূর্ণ হওয়া মিনিটের সাথে সংযুক্ত করতে পারেন।

আপনি যদি উপস্থিত অনেক লোকের সাথে অপরিচিত হন, তাহলে তার পরিবর্তে একটি বসার চার্ট স্কেচ করুন এবং প্রত্যেককে নিজের পরিচয় দিতে বললে এটি পূরণ করুন। আপনি মিটিং নোট নেওয়ার সময় এটিকে কাজে লাগান যাতে উপযুক্ত হলে আপনি নাম অনুসারে লোকেদের উল্লেখ করতে পারেন (যেমন নিচে আলোচনা করা হয়েছে)।

মিনিট ধাপ 5 নিন
মিনিট ধাপ 5 নিন

পদক্ষেপ 2. আপনার টেমপ্লেট যতটা সম্ভব পূরণ করুন।

মিটিং শুরুর জন্য অপেক্ষা করার সময়, সংস্থার নাম, সভার তারিখ এবং স্থান এবং সভার ধরন রেকর্ড করুন (যেমন সাপ্তাহিক বোর্ড সভা, একটি বিশেষ কমিটির সভা ইত্যাদি)। যখন মিটিং শুরু হয়, শুরুর সময়টি লক্ষ্য করুন।

  • যদি আপনার কোন টেমপ্লেট না থাকে, তাহলে আপনার মিটিং নোটের শীর্ষে এই তথ্যটি রেকর্ড করুন।
  • যদি সভাটি বিশেষ উদ্দেশ্যে বা বিশেষ সময়ে ডাকা হয়, তাহলে সদস্যদের অবহিত করার জন্য পাঠানো নোটিশ সংরক্ষণ করুন। সেগুলি অনুলিপি করার কয়েক মিনিটের পরে এটি সংযুক্ত করা উচিত।
মিনিট ধাপ 6 নিন
মিনিট ধাপ 6 নিন

ধাপ 3. প্রথম গতির ফলাফল লক্ষ্য করুন।

বেশিরভাগ আনুষ্ঠানিক সভা একটি এজেন্ডা গ্রহণের প্রস্তাব দিয়ে শুরু হবে, তাই এই পদক্ষেপটি উদাহরণ হিসাবে ব্যবহার করবে। যদি মিটিংটি অন্য গতিতে শুরু হয়, তবে কেবল একই প্রাসঙ্গিক তথ্য রেকর্ড করতে ভুলবেন না:

  • "আমি নড়াচড়া" শুরু গতির সঠিক শব্দ। এটি সাধারণত হবে "আমি এই এজেন্ডা গ্রহণের জন্য এগিয়ে যাচ্ছি।"
  • মুভারের নাম (যে ব্যক্তি প্রস্তাবটি প্রস্তাব করেছিলেন)।
  • ভোটের ফলাফল। যদি ভোট সফল হয়, "গতি বহন" লিখুন। যদি এটি ব্যর্থ হয়, "গতি ব্যর্থ" লিখুন।
  • আপনি যদি সঠিকভাবে রেকর্ড করতে না পারেন তবে আপনি লিখিতভাবে দীর্ঘ প্রস্তাব জমা দিতে চাইতে পারেন। যদি এটি একটি পুনরাবৃত্তিমূলক সমস্যা হয়, তাহলে মিটিংগুলির মধ্যে জিজ্ঞাসা করুন যদি এটি নির্দিষ্ট সংখ্যক শব্দের উপরে গতির জন্য সরকারী নীতি করা যায়।
  • আপনি যদি এজেন্ডাটি প্রণয়ন করেন, তাহলে আপনি এই প্রস্তাবের গতিশীল এবং মিনিট সচিব হতে পারেন। সেটা ঠিক আছে; যতক্ষণ আপনি বস্তুনিষ্ঠ থাকবেন ততক্ষণ আপনার নিজের ক্রিয়া রেকর্ড করতে কোন সমস্যা নেই।
মিনিট ধাপ 7 নিন
মিনিট ধাপ 7 নিন

ধাপ 4. মিটিং জুড়ে অন্যান্য গতি রেকর্ড করুন।

সব আলোচনা মনোযোগ দিয়ে শুনুন, কিন্তু (অন্যথায় নির্দেশ না দিলে!) সেগুলো রেকর্ড করবেন না। যখন একটি নতুন গতি তৈরি করা হয়, প্রাসঙ্গিক তথ্য রেকর্ড করুন।

  • মনে রাখবেন, প্রতিটি গতিতে গতির সঠিক শব্দ, মুভারের নাম এবং ভোটের ফলাফল অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।
  • ভোটে যাওয়ার আগে কিছু প্রস্তাবের জন্য সেকেন্ডার প্রয়োজন। যদি কেউ বলে "আমি দ্বিতীয় গতি" বা অনুরূপ, সেকেন্ডার হিসাবে সেই ব্যক্তির নাম রেকর্ড করুন।
  • যদি আপনি মুভারের নাম না জানেন বা গতির পুনরাবৃত্তি করতে চান, তাহলে জিজ্ঞাসা করার জন্য বিনয়ের সাথে মিটিংয়ে বাধা দিন। তথ্য সঠিকভাবে রেকর্ড করা একটি ছোট বাধা সমর্থন করার জন্য যথেষ্ট গুরুত্বপূর্ণ।
  • যদি একটি গতি সংশোধন করা হয়, কেবল আপনার নোটগুলিতে গতির শব্দ পরিবর্তন করুন। যদি না সংশোধনীটি বিতর্কিত হয় এবং প্রচুর আলোচনার উসকানি না দেয়, তাহলে একটি সংশোধনী ঘটেছে এমন রেকর্ড করার প্রয়োজন নেই।
মিনিট ধাপ 8 নিন
মিনিট ধাপ 8 নিন

ধাপ 5. রিপোর্ট শুনুন এবং অনুলিপি পান।

যখনই একটি রিপোর্ট, নিউজ বুলেটিন, বা অনুরূপ আইটেম উচ্চস্বরে পড়া হয়, রিপোর্ট এবং এটি পড়ার ব্যক্তির নাম (অথবা এটি তৈরি করা উপকমিটির নাম) রেকর্ড করুন। যদি কোনও গতি সংযুক্ত থাকে, তবে এটি রেকর্ড করুন যেমনটি আপনি অন্য কোনও গতিতে করেন।

  • মিটিং শেষে একটি কপি পাওয়া সবচেয়ে ব্যবহারিক। পাঠক বা মিটিং লিডার (চেয়ারম্যান বা প্রেসিডেন্ট) কে একটি কপি পরে জিজ্ঞাসা করার জন্য একটি নোট তৈরি করুন। একবার প্রতিলিপি করা মিনিটের সাথে আপনি প্রতিটি প্রতিবেদনের একটি অনুলিপি সংযুক্ত করবেন।
  • যদি কপি পাওয়া না যায়, তবে মূল নথিটি কোথায় রাখা আছে তা নোট করুন। সভার পর আপনাকে এই তথ্য চাইতে হবে।
  • যদি কোনো সদস্য মৌখিক প্রতিবেদন করেন (কোনো দলিল থেকে পড়ার পরিবর্তে), প্রতিবেদনের একটি সংক্ষিপ্ত, বস্তুনিষ্ঠ সারাংশ লিখুন। সুনির্দিষ্ট বিবরণে যাবেন না বা বক্তার কথায় কথায় উদ্ধৃতি দেবেন না।
মিনিট 9 ধাপ নিন
মিনিট 9 ধাপ নিন

পদক্ষেপ 6. গৃহীত বা নির্ধারিত ক্রিয়াকলাপ রেকর্ড করুন।

এর মধ্যে শেষ সভার অ্যাসাইনমেন্টের পাশাপাশি "নতুন চেক ইন" অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। কাউকে চিঠি লেখার দায়িত্ব দেওয়া হয়েছে? তাদের নাম এবং নির্দেশাবলী নোট করুন।

  • আপনার সভা কতটা আনুষ্ঠানিক তার উপর নির্ভর করে, এই পদক্ষেপগুলির মধ্যে অনেকগুলি "গতি" এর ছত্রছায়ায় পড়তে পারে। কম আনুষ্ঠানিক মিটিংয়ের জন্য, আপনাকে কম স্পষ্টভাবে সংগঠিত সিদ্ধান্তের জন্য আপনার কান খোলার প্রয়োজন হতে পারে।
  • যদি একটি দেওয়া হয় তবে সিদ্ধান্তের পিছনে যৌক্তিকতার একটি সংক্ষিপ্ত উল্লেখ অন্তর্ভুক্ত করুন।
মিনিট ধাপ 10 নিন
মিনিট ধাপ 10 নিন

ধাপ 7. আদেশ এবং আদেশের সমস্ত পয়েন্ট রেকর্ড করুন।

যখনই কোন পদ্ধতিতে আপত্তি করা হয়, তখন সম্পূর্ণ আপত্তি এবং তার ভিত্তি, সেইসাথে চেয়ারম্যান কর্তৃক প্রদত্ত পূর্ণাঙ্গ রায় লিপিবদ্ধ করুন।

রবার্টস রুলস অব অর্ডার, সংস্থার বিধান, বা কোম্পানির প্রোটোকলের কোন রেফারেন্স অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না।

মিনিট ধাপ 11 নিন
মিনিট ধাপ 11 নিন

ধাপ 8. শুধুমাত্র জিজ্ঞাসা করা হলে, আলোচনার সারাংশ রেকর্ড করুন।

আনুষ্ঠানিকভাবে, মিনিটগুলি কী করা হয়েছিল তার রেকর্ডিং, যা বলা হয়নি তা নয়। যাইহোক, আপনার সংস্থা আপনার কাছ থেকে যে কোনও নির্দিষ্ট অনুরোধ পূরণ করে।

  • আলোচনা রেকর্ড করার সময়, যতটা সম্ভব উদ্দেশ্যমূলক হন। কংক্রিট পয়েন্ট অন্তর্ভুক্ত করুন, মতামত নয়, এবং বিশেষণ এবং ক্রিয়াপদের ব্যবহার কম করুন। শুষ্ক, বাস্তব, বিরক্তিকর লেখা আপনার লক্ষ্য!
  • আলোচনার সারাংশের সময় মানুষকে নাম দিয়ে উল্লেখ করবেন না। উত্তপ্ত যুক্তিগুলির সময় এটি বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ যা অপরাধের কারণ হতে পারে।
মিনিট ধাপ 12 নিন
মিনিট ধাপ 12 নিন

ধাপ 9. মিটিং শেষে মোড়ানো।

সভা মুলতবি হওয়ার সময় রেকর্ড করুন। প্রতিবেদনের কোন কপি বাছাই করতে ভুলবেন না অথবা কাউকে আপনার কাছে পাঠানোর জন্য মনে করিয়ে দিন।

আপনার নোটগুলি এড়িয়ে যান যাতে কিছু অনুপস্থিত থাকে বা এটির ব্যাখ্যা প্রয়োজন। আপনার যদি কাউকে প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করার প্রয়োজন হয়, তাহলে তারা চলে যাওয়ার আগে এখনই করুন।

পার্ট 3 এর 4: মিনিট প্রতিলিপি করা

মিনিট ধাপ 13 নিন
মিনিট ধাপ 13 নিন

ধাপ 1. যত তাড়াতাড়ি সম্ভব এই প্রক্রিয়া শুরু করুন।

সভার পরে অবিলম্বে অফিসিয়াল মিনিট ট্রান্সক্রিপ্ট করা ভাল, যখন ঘটনাগুলি এখনও আপনার মনে তাজা থাকে।

14 মিনিট ধাপ নিন
14 মিনিট ধাপ নিন

পদক্ষেপ 2. আপনার মিটিং নোটগুলি টাইপ করার জন্য একটি কম্পিউটার ব্যবহার করুন।

আপনি যদি মিটিংয়ে ল্যাপটপ ব্যবহার করেন তবে আপনি ইতিমধ্যে এটি করতে পারেন। আপনার নোটগুলি সংরক্ষণ করুন এবং মিনিটের জন্য একটি নতুন নথি শুরু করুন যাতে আপনি আপনার নোট এবং মিনিটের পাশাপাশি তুলনা করতে পারেন।

মিনিট 15 ধাপ নিন
মিনিট 15 ধাপ নিন

ধাপ ne. আপনার নোটগুলিকে ঝরঝরে অনুচ্ছেদে ফরম্যাট করুন।

প্রতিটি নতুন গতি, সিদ্ধান্ত বা পয়েন্ট অফ অর্ডার তার নিজস্ব অনুচ্ছেদে থাকা উচিত। আপনি তাদের ফরম্যাট করার সময়, পরীক্ষা করুন যে আপনি:

  • সঠিক বানান এবং ব্যাকরণ ব্যবহার করুন। আপনার প্রয়োজন হলে একটি বানান পরীক্ষক ব্যবহার করুন।
  • সর্বত্র একই কাল ব্যবহার করুন। অতীত বা বর্তমান কাল ব্যবহার করুন, কিন্তু একই নথিতে তাদের মধ্যে কখনও পরিবর্তন করবেন না।
  • যতটা সম্ভব উদ্দেশ্যমূলক। আপনার নিজের মতামত মিনিট থেকে কখনই উপযোগী হওয়া উচিত নয়। আপনি প্রত্যেকের ব্যবহারের জন্য একটি বস্তুনিষ্ঠ রেকর্ড তৈরি করার চেষ্টা করছেন।
  • সহজ, সঠিক ভাষা ব্যবহার করুন। যে কোন অস্পষ্ট ভাষাকে সুনির্দিষ্ট শব্দ দ্বারা প্রতিস্থাপন করা উচিত। ফুলের বর্ণনা সম্পূর্ণরূপে মুছে ফেলা উচিত।
  • শুধুমাত্র গৃহীত পদক্ষেপগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন, আলোচনা নয়। যতক্ষণ না আপনাকে আলোচনা রেকর্ড করতে বলা হয়েছে, আপনার কী ছিল তার দিকে মনোযোগ দেওয়া উচিত সম্পন্ন, কি ছিল না বলেন.
  • রেফারেন্সের সুবিধার জন্য পৃষ্ঠাগুলিকে সংখ্যা দিন।
মিনিট 16 ধাপ নিন
মিনিট 16 ধাপ নিন

ধাপ 4. সদস্যদের মধ্যে আপনার মিনিটের একটি খসড়া বিতরণ করুন।

সাইন ইন শীটে যোগাযোগের তথ্য ব্যবহার করে প্রতিটি সদস্যকে একটি কপি পাঠান। আপনার যদি তাদের যোগাযোগের তথ্য না থাকে, তাহলে মিটিং লিডার তাদের কাছে পৌঁছাতে সক্ষম হবেন।

মিনিট ধাপ 17 নিন
মিনিট ধাপ 17 নিন

ধাপ 5. সভার মিনিট অনুমোদিত করুন।

পরবর্তী সভায় আপনাকে জোরে জোরে মিনিটগুলি পড়তে এবং অনুমোদনের জন্য জমা দিতে বলা হতে পারে। যদি গতিটি পাস হয়, চিহ্নিত করুন যে মিনিটগুলি গৃহীত হয়েছিল।

  • যদি মিনিটগুলি গ্রহণ করার আগে সংশোধন করা হয়, তবে নথিতে পরিবর্তন করুন এবং শেষে নির্দেশ করুন যে মিনিটগুলি সংশোধন করা হয়েছে। নির্দিষ্ট সংশোধন বর্ণনা করবেন না।
  • যদি কোনো প্রস্তাব গ্রহণ করার পর মিনিট সংশোধন করা হয়, তাহলে প্রাসঙ্গিক মিনিটে সেই গতির সঠিক শব্দাবলী অন্তর্ভুক্ত করুন এবং প্রস্তাবটি পাস হয়েছে কি না।

4 এর 4 টি অংশ: মিটিং মিনিট টেমপ্লেট ব্যবহার করে

মিনিট 18 ধাপ নিন
মিনিট 18 ধাপ নিন

ধাপ 1. একটি মিটিং টেমপ্লেট সংগ্রহ সাইট দেখুন।

এই পূর্বনির্ধারিত টেমপ্লেটগুলি আপনার মিনিট সংগঠিত করার সময় বাঁচাবে, এবং ভুল প্রতিরোধে সহায়তা করবে।

মিনিট ধাপ 19 নিন
মিনিট ধাপ 19 নিন

পদক্ষেপ 2. প্রতিটি সাইটে ব্রাউজ করার জন্য কিছু সময় নিন।

তাদের অনুসন্ধানের বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করুন এবং আপনার জন্য সবচেয়ে ভাল একটি খুঁজে পেতে বিকল্পগুলির মাধ্যমে স্ক্রোল করুন।

যদি আপনার নির্দিষ্ট ধরনের টেমপ্লেট প্রয়োজন হয়-সাধারণ বা মানক, উদাহরণস্বরূপ-আপনার নির্দিষ্ট প্রয়োজনের জন্য সাইটগুলি ব্রাউজ করুন এবং "ডাউনলোড" বা "টেমপ্লেট ব্যবহার করুন" বোতামে ক্লিক করে এটি ডাউনলোড করুন। নিশ্চিত করুন যে আপনি এটি একটি সহজে খুঁজে পাওয়া যায় এমন জায়গায় সংরক্ষণ করেছেন যাতে এটি হারিয়ে না যায়।

মিনিট 20 ধাপ নিন
মিনিট 20 ধাপ নিন

ধাপ 3. ফাইলটি খুলুন।

এখন আপনি এটি ডাউনলোড করেছেন, ফাইলটি আনজিপ করুন এবং মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড বা এক্সেলে খুলুন। সর্বোত্তম গুণমান এবং ব্যবহারের সহজতার জন্য, মাইক্রোসফ্ট শব্দের সর্বশেষ সংস্করণ ব্যবহার করুন। আপ টু ডেট রাখা জিনিসগুলিকে আরও সহজ করে তুলবে এবং আপনাকে নতুন বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করতে দেবে।

মিনিট ধাপ 21 নিন
মিনিট ধাপ 21 নিন

ধাপ 4. হেডারে আপনার কোম্পানির লোগো এবং কপিরাইট সাইন যোগ করুন।

অন্য নমুনা লোগোটি মুছে ফেলুন-তবে যে সাইটটি আপনি প্রথমে টেমপ্লেট পেয়েছেন তার ব্যবহারের শর্তাবলী পড়তে ভুলবেন না। কোন অপ্রয়োজনীয় আইনি ঝামেলার দরকার নেই, তাই না?

মিনিট ধাপ 22 নিন
মিনিট ধাপ 22 নিন

ধাপ 5. শিরোনাম পরিবর্তন করুন।

শিরোনাম এলাকায়, "মিটিং/গ্রুপ" শব্দগুলি হাইলাইট করুন এবং আপনার মিটিং মিনিটের জন্য আপনার প্রকৃত শিরোনাম টাইপ করুন।

মিনিট ধাপ 23 নিন
মিনিট ধাপ 23 নিন

পদক্ষেপ 6. থিম পরিবর্তন করুন (alচ্ছিক)।

আপনার মিনিটের টেমপ্লেটটিকে আরও সুন্দর এবং পেশাদার দেখানোর জন্য, রঙগুলি পরিবর্তন করা বা ইতিমধ্যে তৈরি থিমটি বেছে নেওয়ার কথা বিবেচনা করুন। এটি সহজ: "পৃষ্ঠা বিন্যাস" ট্যাবটি খুঁজুন এবং এটি "রং এবং থিম" বিভাগে অনুসরণ করুন। সেখানে, আপনি আপনার টেমপ্লেটটি কেমন দেখায় তা কাস্টমাইজ করতে পারেন। এমনকি আপনি এটি আপনার কোম্পানির লোগোর রঙের সাথে মিলিয়ে নিতে পারেন।

মিনিট ধাপ 24 নিন
মিনিট ধাপ 24 নিন

ধাপ 7. টেমপ্লেট বিভাগের নাম দিন।

টেমপ্লেট বরাবর বেশ কয়েকটি ক্ষেত্রের নাম থাকা উচিত। হয়তো আপনার বেশি প্রয়োজন, হয়তো কম, অথবা হয়তো আপনি তাদের লেবেল করা পদ্ধতি পছন্দ করেন না। আপনার মিটিংয়ের প্রয়োজন অনুসারে সেগুলি কাস্টমাইজ করুন।

মিনিট ধাপ 25 নিন
মিনিট ধাপ 25 নিন

ধাপ 8. টেমপ্লেটটি আপনার ল্যাপটপে সংরক্ষণ করুন যাতে আপনি কয়েক মিনিট সময় নিয়ে মিটিংয়ে নিয়ে আসতে পারেন।

আপনি যদি মাইক্রোসফট অফিস ব্যবহার করা চালিয়ে যান, তাহলে জিনিসগুলি দ্রুত এবং সহজ হবে এবং আপনি আগের চেয়ে আরও সুসংগঠিত এবং সুনির্দিষ্টভাবে মিটিংটি চালিয়ে যেতে সক্ষম হবেন। বিকল্পভাবে, আপনি আপনার নোটগুলি হাতে হাতে লিখতে আপনার টেমপ্লেটটি মুদ্রণ করতে পারেন, তবে নিশ্চিত করুন যে আপনি ক্ষেত্রের উচ্চতা বজায় রাখছেন তা নিশ্চিত করার জন্য যে আপনি যতটা তথ্য প্রয়োজন ততটা ফিট করতে পারেন।

মিনিট ধাপ 26 নিন
মিনিট ধাপ 26 নিন

ধাপ 9. আপনার টেমপ্লেটটি প্রুফরিড করুন।

অভিনন্দন! আপনার মিটিং মিনিটের টেমপ্লেট সম্পন্ন হয়েছে। মিটিংয়ের সময় আপনার উত্পাদনশীলতা এবং নির্ভুলতা দ্রুতগতিতে বাড়তে হবে যখন আপনার কাছে আপনাকে নির্দেশনা দেওয়ার এবং আপনার চিন্তাভাবনা সংগঠিত করার জন্য একটি টেমপ্লেট রয়েছে। যে কোনও প্রকল্পের মতো, আপনার টেমপ্লেটের বিশদটি স্কিম করুন যাতে কিছু অনুপস্থিত বা অস্পষ্ট থাকে তা দেখতে। একবার আপনি নিশ্চিত হয়ে যান যে সবকিছু ঠিক আছে, আপনার টেমপ্লেটটি ব্যবহারের জন্য চূড়ান্ত করা হবে এবং আপনি আপনার আসন্ন মিটিংগুলির জন্য প্রস্তুত থাকবেন।

পরামর্শ

  • মিটিং শেষ হওয়ার পরপরই আপনার মিনিট টাইপ করুন। ইভেন্টগুলি আপনার মনের মধ্যে তাজা থাকা অবস্থায় এটি করা ভাল। এটাও গুরুত্বপূর্ণ যে অংশগ্রহণকারীরা মিটিংয়ের পরে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব তাদের কর্ম আইটেমগুলির একটি অনুলিপি পান।
  • সভার সভাপতির যতটা সম্ভব কাছাকাছি বসুন। এটি আপনাকে সবকিছু শুনতে দেবে এবং আপনার কণ্ঠ না বাড়িয়ে ব্যাখ্যা চাইতে চাইবে।
  • দায়ের করা মিনিটগুলি একটি নিরাপদ স্থানে রাখুন।
  • লোকেদের তাদের গতি লিখতে বলুন যাতে আপনাকে তাদের ঘটনাস্থলে রেকর্ড করার প্রয়োজন না হয়।
  • বাধা দিতে ভয় পাবেন না এবং যে কোন সময় ব্যাখ্যা চাইতে।
  • মিনিট খুবই গুরুত্বপূর্ণ। তারা সংরক্ষিত হয় এবং বছরের পর বছর ধরে উল্লেখ করা যেতে পারে। যদি এটি একটি আইনি বিষয় হয়, উদাহরণস্বরূপ, কারো খ্যাতি এর উপর নির্ভর করতে পারে।
  • রবার্টস রুলস অব অর্ডারের কিছু অংশ পড়ুন, বিশেষ করে সেক্রেটারি হওয়ার অংশ।
  • জিনিসগুলি যেমন ঘটে তেমন লিখুন। যদি একই বিষয় দুইবার উত্থাপিত হয়, তাহলে তাদের একসাথে গ্রুপ করবেন না।

সতর্কবাণী

  • মিনিটের মধ্যে খুব বেশি বিস্তারিত রাখবেন না। এমনকি যদি আপনাকে আলোচনা রেকর্ড করতে বলা হয়, সেগুলি সংক্ষিপ্ত এবং যতটা সম্ভব বিন্দুতে রাখুন। উত্থাপিত প্রধান পয়েন্টগুলি রেকর্ড করার জন্য নিজেকে সীমাবদ্ধ করুন অথবা আপনি অভিভূত হবেন এবং অপ্রয়োজনীয় বিবরণ দিয়ে মিনিটগুলি পূরণ করুন।
  • মিনিট ট্যাকারের ব্যক্তিগত ব্যাখ্যা এবং অনুভূতি রেকর্ডে প্রবেশ করা উচিত নয়।
  • যদি সভার একটি অংশ আইনজীবী-মক্কেল বিশেষাধিকারভুক্ত হয়, করো না সেই অংশটি রেকর্ড করুন। পরিবর্তে মনে রাখবেন যে "আইনজীবী জানিয়েছিলেন যে আলোচনাটি আইনজীবী-ক্লায়েন্টের বিশেষাধিকারভুক্ত হয়েছে। আলোচনাটি রেকর্ড করা হয়নি"।
  • যদি আপনাকে একজন আইনজীবী এবং ক্লায়েন্টের মধ্যে গোপনীয় আলোচনা রেকর্ড করতে বলা হয়, তাহলে আলাদা আলাদা মিনিট নিন এবং সেগুলি সাধারণ সভার মিনিট থেকে আলাদাভাবে সংরক্ষণ করুন। তাদের গোপনীয় হিসাবে চিহ্নিত করুন এবং তাদের কাছে কারা অ্যাক্সেস আছে তা স্পষ্ট করুন।

প্রস্তাবিত: