কোন উদ্দেশ্য ছাড়া টানা যে সভা কেউ পছন্দ করে না। আপনি যদি এজেন্ডা লেখার দায়িত্বে থাকেন, তাহলে পরিষ্কার দৃশ্যসূচী লিখে এই দৃশ্যটি এড়িয়ে চলুন, আপনি কী কাভার করবেন তা প্রতিষ্ঠা করুন এবং আপনি প্রতিটি বিষয়ে কতক্ষণ ব্যয় করবেন। একটি পরিকল্পনা তৈরি করে এবং এর মাধ্যমে অনুসরণ করে, আপনি আরও কিছু অর্জন করবেন এবং আপনার সহকর্মীদের মূল্যবান সময় নষ্ট করবেন না।
ধাপ
এজেন্ডায় সাহায্য করুন
টীকা মিটিং এজেন্ডা
3 এর 1 ম অংশ: মৌলিক পরিকল্পনায় কাজ করা
পদক্ষেপ 1. আপনার সহকর্মীদের কাছ থেকে তথ্য অনুরোধ করুন।
কর্মসূচিতে যদি তাদের বক্তব্য থাকে তবে লোকেরা সভায় আরও বেশি ব্যস্ত থাকবে। কী অন্তর্ভুক্ত করা উচিত সে সম্পর্কে পরামর্শের জন্য জিজ্ঞাসা করুন এবং সেগুলির কিছু আপনার কর্মসূচিতে যুক্ত করার চেষ্টা করুন।
- আপনি সময়ের আগে একটি ইমেইল পাঠাতে পারেন অথবা স্বতন্ত্রভাবে মানুষের সাথে দেখা করতে পারেন।
- অন্তত 6-7 দিন আগে এটি করতে ভুলবেন না যাতে আপনার দলের সদস্যদের অবদান রাখার সুযোগ থাকে। আপনি সভার 3-4 দিন আগে এজেন্ডা চূড়ান্ত করতে চান।
পদক্ষেপ 2. আপনার প্রধান উদ্দেশ্য বা উদ্দেশ্যগুলি প্রতিষ্ঠা করুন।
একটি সভার একটি নির্দিষ্ট লক্ষ্য থাকা উচিত, যেমন একটি সিদ্ধান্ত নেওয়া, তথ্য ভাগ করা, ভবিষ্যতের পরিকল্পনা করা, অথবা অগ্রগতি প্রতিবেদন দেওয়া। অন্যথায়, আপনার প্রথম স্থানে দেখা করা উচিত নয়।
একটি মিটিংয়ে একাধিক লক্ষ্য থাকতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি ভবিষ্যতের বিষয়ে সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করার জন্য অগ্রগতি প্রতিবেদনগুলি ভাগ করতে চাইতে পারেন।
ধাপ issues। এমন সমস্যাগুলির দিকে মনোনিবেশ করুন যা কেবলমাত্র কয়েকজন মানুষের চেয়ে বেশি প্রভাবিত করে।
যদি আপনার কর্মসুচির একটি আইটেম 2 জনের মধ্যে মিটিংয়ের মাধ্যমে সমাধান করা যায়, তাহলে এটি ছেড়ে দিন। পরিবর্তে, আপনার মূল্যবান মিটিং সময়টি এমন সমস্যাগুলিতে কাজ করার জন্য ব্যবহার করুন যার প্রত্যেকেরই ওজন করা দরকার।
- উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি এবং অন্য কোন ব্যক্তিকে একটি নতুন প্রকল্পের জন্য একত্রিত হওয়ার প্রয়োজন হয়, তবে তার জন্য একটি পৃথক মিটিং সেট করুন।
- আপনি যদি কিছু লোকের দ্বারা সমাধানযোগ্য একটি সমস্যার জন্য মূল্যবান মিটিং সময় ব্যবহার করেন, অন্যরা মনে করবে আপনি তাদের সময় নষ্ট করছেন। এছাড়াও, বিপুল সংখ্যক লোকের সাথে মিটিংয়ের সময় নির্ধারণ করা কঠিন, তাই সুযোগটি ব্যবহার করুন।
ধাপ agenda. আপনার কর্মসূচির আইটেমগুলির তালিকাটি সংকুচিত করুন যা আপনি কভার করতে চান।
এই সভায় যা করা সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তা অগ্রাধিকার দিন। আপনি হয়তো সবকিছু coverেকে রাখতে সক্ষম হবেন না, তাই যা সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তা মেনে চলুন।
- উদাহরণস্বরূপ, সম্ভবত আপনার "প্রকল্পের সময়সীমা নিয়ে আলোচনা," "অগ্রগতির প্রতিবেদন," "নতুন প্রকল্প" এবং "মস্তিষ্কের সেশন" রয়েছে। আপনি সিদ্ধান্ত নিতে পারেন যে এই মিটিংয়ে আপনার মস্তিষ্কের আলোচনার জন্য সময় নেই।
- বড় মিটিংয়ের জন্য আপনার মূল কর্মসূচির বাইরে থাকা কাজগুলি সম্পন্ন করতে সাহায্য করার জন্য আপনাকে ছোট মিটিংয়ের সময় নির্ধারণ করতে হতে পারে।
ধাপ 5. প্রথমে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলির সময় নির্ধারণ করুন।
মিটিংয়ের পরিকল্পনা করার সময়, এটি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলির সাথে সময়সূচী সামনে লোড করার জন্য একটি ভাল নীতি। এটি নিশ্চিত করে যে সবাই মিটিংয়ের শুরুতে যখন তারা তাদের তীক্ষ্ণ এবং কমপক্ষে ক্লান্ত হয়ে পড়বে তখন এই গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি নিয়ে আলোচনা করতে সক্ষম হবে।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি অগ্রগতি প্রতিবেদনের আগে সিদ্ধান্ত গ্রহণের আইটেমগুলি রাখতে চাইতে পারেন (যদি না আপনাকে সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য অগ্রগতি প্রতিবেদনগুলি শোনার প্রয়োজন হয়)।
- এছাড়াও, যদি মিটিংটি তাড়াতাড়ি শেষ হওয়ার প্রয়োজন হয় বা কিছু অংশগ্রহণকারীদের এটি শেষ হওয়ার আগে চলে যেতে হয়, আপনি ইতিমধ্যে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি নিয়ে আলোচনা করেছেন।
পদক্ষেপ 6. প্রতিটি আইটেম কত সময় লাগবে তা ম্যাপ করুন।
যদিও আপনি নিশ্চিত হতে পারেন না যে প্রতিটি আইটেম কত সময় নেবে, আপনার একটি সাধারণ ধারণা প্রয়োজন। মনে রাখবেন বৈঠকটি কতক্ষণ এবং কতগুলি বিষয় আপনাকে কভার করতে হবে। সর্বাধিক গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলিতে আরও সময় বরাদ্দ করার চেষ্টা করুন।
- উদাহরণস্বরূপ, হয়তো আপনি অগ্রগতি প্রতিবেদনের জন্য 30 মিনিট, আলোচনার জন্য 10 মিনিট এবং নতুন সময়সীমার উপর ভোট দেওয়ার জন্য 10 মিনিট সময় দিবেন।
- আপনার যদি বিষয়গুলির জন্য কোনও নির্দিষ্ট সময় না থাকে তবে আপনি আপনার কর্মসূচির মাধ্যমে পাবেন না। সভার আগে সময় সম্পর্কে চিন্তা করুন কারণ আপনি সিদ্ধান্ত নিতে পারেন যে আপনি বরাদ্দকৃত সময়ে আপনি যা চান তা coverেকে রাখতে পারবেন না।
- সময় বৃদ্ধি নির্ধারণ করার সময় আপনার মিটিং এ অংশগ্রহণকারী লোকের সংখ্যা। যদি আপনার 15 জন থাকে এবং আপনি একটি টপিক 15 মিনিট দেন, তার মানে হল যে প্রতিটি ব্যক্তি মাত্র এক মিনিটেরও কম কথা বলতে পারে। এমনকি যদি প্রত্যেক ব্যক্তি কথা না বলে, তবে এটি একটি কঠোর ফিট হতে পারে।
3 এর অংশ 2: এজেন্ডা তৈরি করা
পদক্ষেপ 1. আপনার এজেন্ডা এবং মিটিংয়ের জন্য একটি শিরোনাম দিয়ে শুরু করুন।
আপনার শিরোনাম পাঠককে বলা উচিত যে তারা একটি এজেন্ডা পড়ছে। এটি সভার বিষয়ও উপস্থাপন করা উচিত। যখন আপনি একটি সিদ্ধান্ত নিয়েছেন, আপনার খালি নথির শীর্ষে আপনার শিরোনাম রাখুন। আপনার শিরোনাম সহজ এবং বিন্দু রাখুন।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনার শিরোনাম হতে পারে "জুলাই মিটিং এজেন্ডা: নতুন প্রজেক্ট আইডিয়া নিয়ে আলোচনা করা" বা "আগস্ট 2019 মিটিং এজেন্ডা: মুভিং প্রজেক্টের ডেডলাইন আপ।"
- টাইমস নিউ রোমান বা ক্যালিব্রির মতো একটি সাধারণ, ব্যবসায়িক ফন্টের সাথে লেগে থাকুন।
ধাপ ২. শুভেচ্ছা ও অভ্যর্থনার জন্য সভায় সময় রাখুন।
সভার এই অংশ মানুষকে হ্যালো বলার সুযোগ দেয়। এটি আপনার বা অন্যান্য মিটিং নেতাদের জন্য মিটিং খোলার এবং আপনি যে প্রধান আইটেমগুলি কভার করবেন তা নিয়ে আলোচনা করারও একটি জায়গা।
- আপনি যদি আইস ব্রেকার ব্যবহার করতে পারেন যদি মিটিংয়ে এমন অনেক লোক থাকে যারা একে অপরকে চেনে না।
- যদি আপনি একটি বড় সভার জন্য একটি এজেন্ডা লিখছেন, একটি সম্মেলনে বলুন, এই অংশের জন্য প্রয়োজনীয় সময় উল্লেখযোগ্য হতে পারে। একটি ছোট অফিস মিটিং এ, এই অংশটি মাত্র কয়েক মিনিট সময় নিতে পারে।
- আপনি শুরুতে এজেন্ডা পরিবর্তনের জন্য একটি স্থানও ছেড়ে দিতে পারেন।
ধাপ your। আপনার টিম মেম্বারদের চক্রান্ত করার জন্য আপনার এজেন্ডা আইটেমগুলিকে প্রশ্ন হিসাবে ব্যাখ্যা করুন।
আপনি যখন এজেন্ডায় কয়েকটি শব্দ রাখেন, তখন এটি আপনার সহকর্মীদের বিভ্রান্ত করতে পারে। একটি প্রশ্ন প্রেক্ষাপট প্রদান করতে সাহায্য করে, এবং এটি তাদের আগে থেকেই এটি সম্পর্কে চিন্তা করার সুযোগ দেয়।
- উদাহরণস্বরূপ, "প্রকল্পের সময়সীমা" লেখার পরিবর্তে, আপনি লিখতে পারেন, "ক্রমবর্ধমান চাহিদা পূরণের জন্য প্রকল্পের সময়সীমা কি বাড়ানো যেতে পারে?"
- প্রয়োজন হলে, প্রশ্নের নিচে একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ যোগ করুন।
ধাপ 4. প্রতিটি এজেন্ডা বিষয়ের পাশে আনুমানিক সময়ে লিখুন।
যদিও আপনার অগত্যা সময় অন্তর্ভুক্ত করার প্রয়োজন নেই, এটি মানুষকে প্রস্তুত করতে সহায়তা করতে পারে। এটি তাদের প্রয়োজনে আরও সময় অনুরোধ করার অনুমতি দেবে, উদাহরণস্বরূপ।
এটি সময় কম থাকলে মানুষকে তাদের মন্তব্য ছোট করার সুযোগ দেয়।
পদক্ষেপ 5. তালিকার প্রতিটি আইটেমের জন্য একটি প্রক্রিয়া তৈরি করুন।
প্রক্রিয়াটি নির্ধারণ করে যে আপনি কীভাবে প্রতিটি এজেন্ডা আইটেমের সাথে যোগাযোগ করবেন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি প্রকল্পের সময়সীমা সরানোর কথা বলছেন, প্রতিটি ব্যক্তি প্রক্রিয়ার একটি ভিন্ন বিন্দু থেকে বিষয়টিতে আসবেন। একটি প্রক্রিয়া প্রতিষ্ঠার মাধ্যমে, আপনি সবাইকে একই পৃষ্ঠায় পাবেন।
উদাহরণস্বরূপ, এজেন্ডা আইটেমটি বলুন, "ক্রমবর্ধমান চাহিদা পূরণের জন্য প্রকল্পের সময়সীমা কি বাড়ানো যেতে পারে?" আপনার প্রক্রিয়া হতে পারে "বর্তমান অগ্রগতি নিয়ে আলোচনা করতে 10 মিনিট। উৎপাদনশীলতা বাড়ানোর জন্য কী লাগবে তা প্রতিষ্ঠার জন্য 15 মিনিট। পেশাদার এবং অসুবিধাগুলি বোঝার জন্য 10 মিনিট। সময়সীমা বাড়ানো উচিত কিনা সে বিষয়ে ভোট দেওয়ার জন্য 5 মিনিট।"
পদক্ষেপ 6. প্রতিষ্ঠা করুন যে কর্মসূচিতে প্রতিটি বিভাগের নেতৃত্ব দেবে।
লক্ষ্য করুন কে সভার প্রতিটি অংশের নেতৃত্ব দিচ্ছেন। এই ব্যক্তির জন্য একটি বিস্ময় হিসাবে আসতে দেবেন না। আপনার এটি আগে থেকেই কাজ করা উচিত, এবং তারপরে এটি এজেন্ডায় লিখুন।
আপনি যদি পুরো মিটিংয়ের নেতৃত্ব দিচ্ছেন, আপনি লক্ষ্য করতে পারেন যে কর্মসূচির শীর্ষে।
ধাপ 7. কোন বিশেষ অতিথির জন্য সময়সূচীতে সময় বরাদ্দ করুন।
যদি কোন অতিথি আপনার মিটিংয়ে গুরুত্বের বিষয় নিয়ে আলোচনা করতে আসেন, তাহলে আপনি এই লোকদের জন্য মিটিং সময়ের একটা অংশ দিতে চাইবেন। প্রতিটি অতিথিকে আলোচনার একাধিক বিষয় থাকলেও এজেন্ডায় একটি একক এন্ট্রি বরাদ্দ করার পরিকল্পনা করুন।
অতিথিদের সাথে যোগাযোগ করার সময় তাদের আলোচনার বিষয়টির জন্য কতটা সময় লাগবে তা নির্ধারণ করা ভাল। এটি বিব্রতকর সময়সূচী দ্বন্দ্ব এড়াতে সাহায্য করে।
ধাপ 8. অন্যান্য ব্যবসার জন্য একটি খোলা ছেড়ে দিন।
এজেন্ডার এই অংশটি শেষে আসা উচিত। এটি আপনাকে অন্যদেরকে জিজ্ঞাসা করার সুযোগ দেয় যদি মিটিংয়ে অন্য কিছু সমাধানের প্রয়োজন হয়। এছাড়াও, এটি সদস্যদের এমন কিছুতে ফিরে যাওয়ার সুযোগ দেয় যা হয়তো আগেও চকচকে হয়ে গিয়েছিল।
- যখন আপনি এজেন্ডায় অন্তর্ভুক্ত করেন, তখন এটি সদস্যদের জানাতে পারে যে তাদের অবদান রাখার সুযোগ থাকবে এমনকি যদি তারা যা বলতে চায় তা আপনার এজেন্ডা দ্বারা অন্তর্ভুক্ত না হয়।
- আপনি এই বিভাগে প্রশ্ন এবং উত্তরের জন্য সময় অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন।
3 এর অংশ 3: এজেন্ডা মোড়ানো
পদক্ষেপ 1. এজেন্ডায় মিটিংয়ের বিবরণ যোগ করুন।
সভার সময়, তারিখ এবং অবস্থান অন্তর্ভুক্ত করুন। এছাড়াও, যে কেউ মিটিংয়ে থাকবেন তার নাম যোগ করুন। এইভাবে, লোকেরা আগে থেকেই জানে যে তারা সেখানে থাকাকালীন কার সাথে সংযোগ করতে পারবে।
- এমন লোকদের অন্তর্ভুক্ত করা একটি ভাল ধারণা যারা সাধারণত সেখানে থাকবে কিন্তু এই সভায় আসতে পারবে না। এটা পরিষ্কার করুন যে তারা উপস্থিত হতে পারবে না।
- যদি আপনার কাছে এমন লোক থাকে যারা আপনার এলাকার সাথে পরিচিত না থাকে তাহলে একটি মানচিত্র বা দিকনির্দেশ অন্তর্ভুক্ত করুন।
পদক্ষেপ 2. নোট করুন যে কোনও প্রাক-কাজ যা সভার জন্য করা দরকার।
হয়তো আপনার সহকর্মীদের সময়ের আগে কিছু পড়তে হবে, অথবা তাদের সমাধান সমাধানের প্রয়োজন হতে পারে। আপনি তাদের কিছু সমস্যার কথা ভাবতেও চাইতে পারেন।
এজেন্ডার নীচে একটি স্থান তৈরি করুন। এটিকে সাহসী হরফ বা হাইলাইট করে আলাদা করে তুলুন যাতে অংশগ্রহণকারীরা এটি দেখতে পায়।
ধাপ the. বিতরণের আগে ত্রুটির জন্য এজেন্ডা পরীক্ষা করুন
যেহেতু কিছু অংশগ্রহণকারী মিটিং এজেন্ডার উপর অনেক বেশি নির্ভর করতে পারে, তাই এটি দেওয়ার আগে এটি ত্রুটি এবং সম্পূর্ণতার জন্য প্রুফরিড করা বুদ্ধিমানের কাজ। এটি করা কেবল উপস্থিতদের কাছে সৌজন্য নয়; এটি বিস্তারিতভাবে আপনার মনোযোগ এবং তাদের প্রতি আপনার সম্মানকে ইতিবাচকভাবে প্রতিফলিত করে।
ধাপ 4. বৈঠকের 3-4 দিন আগে এজেন্ডা পাঠান।
আপনার সহকর্মীদের এজেন্ডা দেখতে দেওয়া তাদের প্রস্তুতির সুযোগ দেয়। আপনি এটি খুব তাড়াতাড়ি বাইরে পাঠাতে চান না, যদিও এটি এলোমেলো হয়ে যাবে।
কনফারেন্সে বৃহত্তর মিটিংয়ের জন্য, আপনাকে মাসখানেক আগে এজেন্ডা বের করতে হতে পারে।
পরামর্শ
- আপনার ওয়ার্ড প্রসেসরের সাথে অন্তর্ভুক্ত একটি টেমপ্লেট ব্যবহার করে দেখুন। অনেক ওয়ার্ড প্রসেসিং প্রোগ্রাম, যেমন মাইক্রোসফট অফিস, ম্যাকস ফর ম্যাক, এবং আরও অনেক ধরনের ব্যক্তিগত এবং পেশাগত নথির টেমপ্লেট রয়েছে, যার মধ্যে মিটিংয়ের এজেন্ডা অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। এই টেমপ্লেটগুলি একটি পেশাদার নথি তৈরি করা দ্রুত এবং সহজ করে তোলে।
- যদি আপনার কোম্পানির এজেন্ডার জন্য একটি বিশেষ ফর্ম থাকে, তাহলে এই ফর্মটি টেমপ্লেট হিসেবে ব্যবহার করুন।
- আপনার কর্মসূচির সময়সূচী মেনে চলুন, কিন্তু নমনীয় হোন। ঘড়ির দিকে নজর রেখে নিশ্চিত করুন যে আপনার মিটিং নির্ধারিত সময়ে আছে। যখন আপনি সুযোগ পান, ভদ্রতার সাথে মিটিংকে এগিয়ে নিয়ে যান, যেমন "আমরা যদি পরবর্তী সময়ে এখান থেকে বের হতে চাই তাহলে আমাদের পরবর্তী বিষয়ে যেতে হবে।"